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行政文件归档与存储管理制度
一、总则
（一）目的
为规范公司行政文件的归档、存储与管理工作，保证文件完整、安全、可追溯，提高行政效率，防范文件丢失或损坏风险，依据国家相关档案管理规定及公司实际情况，制定本制度。
（二）适用范围
本制度适用于公司各部门在行政工作中形成的各类需长期保存的纸质文件、电子文件（含邮件、扫描件、电子文档等）的归档与存储管理，涵盖但不限于会议纪要、通知、报告、合同、规章制度、人事档案、财务凭证等。
（三）职责分工
行政部：负责统筹文件归档与存储管理工作，制定归档标准，监督各部门执行，组织档案鉴定与销毁。
各部门：指定专人（如文员）负责本部门文件的收集、分类、整理、移交，保证文件真实、完整。
档案管理员：负责接收、登记、保管、维护档案，提供借阅服务，定期检查存储环境。
二、文件归档范围与分类标准
（一）归档范围
行政管理类：公司年度工作计划、总结、会议纪要、内部通知、请示批复、规章制度、大事记等。
人事管理类：员工入职/离职档案、劳动合同、奖惩记录、培训资料、薪资调整文件等。
财务管理类：年度预算、财务报告、审计报告、费用报销凭证（纸质及扫描件）、税务申报材料等。
合同管理类：各类业务合同、协议（含补充协议）、评审记录、履行情况报告等。
其他类：公司资质证书、项目资料、外部单位来函、重要调研报告等具有保存价值的文件。
（二）分类标准
按年度分类：以文件形成年度为一级分类（如“2024年”）。
按部门分类：以文件形成部门为二级分类（如“行政部”“财务部”）。
按问题分类：以文件内容性质为三级分类（如“会议纪要”“合同”“人事档案”）。
特殊文件：跨年度项目文件按项目起始年度归档；密级文件单独分类标注（如“秘密”“机密”）。
三、文件归档操作流程
（一）文件收集（每月5日前完成上月文件收集）
责任主体：各部门文员。
操作步骤：
（1）每月末梳理本部门已办结需归档的文件，核对文件是否完整（如签字、盖章、附件齐全）。
（2）对缺失文件及时补充，无法补充的需经部门负责人经理签字确认原因。
（3）电子文件需同时收集原始格式文件及PDF扫描件（扫描件清晰度不低于300DPI），保证与纸质文件一致。
（二）文件整理（每月8日前完成）
责任主体：各部门文员。
操作步骤：
（1）排序：按文件形成时间顺序排列，同类文件按文号或重要程度排序。
（2）编页码：纸质文件逐页编写页码（正面右下角，背面左下角），空白页不编页码。
（3）装订：左侧装订，超过50页的加装卷皮，卷皮标注“部门名称+年度+问题分类+文件起止日期”（如“行政部-2024-会议纪要20240131”）。
（4）电子文件：按“部门-年度-问题分类-文件名称”命名文件夹，文件名格式为“YYYYMMDD-文号-文件名称”（如行办001-关于春节放假的通知”）。
（三）文件移交（每月10日前完成）
责任主体：各部门文员与档案管理员。
操作步骤：
（1）填写《文件归档移交清单》（见附件1），列明文件名称、文号、份数、页数、密级、移交人等信息。
（2）纸质文件与清单核对无误后，双方签字确认，一联行政部留存，一联移交部门留存。
（3）电子文件拷贝至档案管理专用服务器，后由档案管理员核对文件完整性，双方签字确认《电子文件归档移交清单》（见附件2）。
（四）档案登记（移交当日完成）
档案管理员接收文件后，在《档案总登记簿》中登记档案编号（规则：“年度-部门代码-问题分类代码-流水号”，如“2024-XZ-01-001”）、文件名称、形成日期、存放位置、移交人等信息，建立档案检索台账。
四、文件存储管理
（一）存储环境要求
档案室：配备独立、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温的专用档案室，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。
存储设备：
纸质档案：使用符合档案标准的档案盒、档案柜，竖直存放，避免挤压，柜外标注档案分类信息。
电子档案：存储于公司专用服务器，定期（每季度）进行数据备份（异地备份与本地备份结合），备份介质（如移动硬盘）标注备份日期及内容。
（二）存储规范
纸质档案按档案编号顺序排列，同类档案集中存放，不同年度、不同部门档案分区存放，标识清晰。
电子档案按文件夹层级分类存储，禁止随意修改已归档文件，确需修改的需经行政部负责人审批并记录修改原因。
密级档案单独存放，配备密码锁，钥匙由档案管理员及行政部负责人共同保管。
（三）定期检查
档案管理员每月检查档案存储环境（温湿度、防火防盗设施），填写《档案存储环境检查记录表》（见附件3）。
每季度对档案进行清点核对，保证账物相符，发觉问题及时上报行政部处理。
五、文件借阅与使用
（一）借阅权限
普通档案：公司员工因工作需要可借阅，需经本部门负责人审批。
密级档案：需经部门负责人及
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