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采购合同审批流程（明了版）

一、适用范围与背景

二、审批流程详解

（一）需求发起与合同拟定

需求部门发起申请

责任人：需求部门负责人/采购专员

操作说明：

（1）需求部门根据业务需要填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预算金额、交付时间等关键信息；

（2）附件需附至少3家供应商的比价说明（或招标结果）、技术参数要求、供应商资质证明（营业执照、相关行业许可证等）；

（3）提交至采购部门进行初步审核。

采购部门拟定合同

责任人：采购专员/采购经理

操作说明：

（1）采购部门根据需求部门确认的采购信息，与选定的供应商沟通，拟定合同初稿；

（2）合同内容需包含：合同双方基本信息、采购标的详情、质量标准、交付与验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等核心条款；

（3）将合同初稿及附件（比价记录、供应商资质等）提交需求部门确认。

（二）多部门联合审核

需求部门确认

责任人：需求部门负责人

操作说明：

（1）审核合同中的采购标的、技术参数、交付时间是否符合业务需求；

（2）确认无误后签字，反馈至采购部门；若需修改，注明具体修改意见并退回。

财务部门审核

责任人：财务经理/财务专员

操作说明：

（1）审核合同金额与预算是否匹配，超出预算的部分需说明原因并附审批文件；

（2）审核付款方式、周期、发票类型等财务条款是否符合公司财务制度；

（3）审核供应商开户信息、账户名称是否准确无误；

（4）审核通过后签字，反馈至采购部门；若存在财务风险，提出修改意见并退回。

法务部门审核（如需）

责任人：法务专员/法务经理

操作说明：

（1）审核合同条款的合法性、合规性，是否存在法律漏洞（如违约责任、知识产权归属等）；

（2）审核合同主体资格（供应商是否具备履约能力）；

（3）审核通过后签字，反馈至采购部门；若存在法律风险，提出书面修改意见并退回。

（三）领导审批与用印归档

分管领导审批

责任人：分管采购/业务的副总经理/总经理

操作说明：

（1）根据合同金额、重要性级别（如小额采购、大额采购）进行分级审批；

（2）审核合同整体业务逻辑、风险控制及资源匹配情况；

（3）审批通过后签字，确认可进入用印环节；若未通过，注明审批意见并退回。

用印与合同签署

责任人：行政专员/采购专员

操作说明：

（1）持审批通过的合同及《用印申请表》至行政部申请用印；

（2）用印前核对合同文本与审批版本是否一致，保证无涂改、增删页（如有修改需双方盖章确认）；

（3）用印后，将合同正本交供应商签署，留存副本；若为电子合同，按公司电子签章流程办理。

合同归档与执行

责任人：采购专员/档案管理员

操作说明：

（1）将签署完成的合同正本、附件、审批记录等整理成册，编号归档；

（2）同步更新《合同台账》，记录合同编号、供应商、金额、履行期限、责任人等信息；

（3）将合同副本抄送需求部门、财务部，保证各部门按合同约定执行（如付款、验收等）。

三、审批流程表（模板）

步骤序号

审批环节

责任人

操作说明

所需材料

完成时限（工作日）

备注

1

需求发起

需求部门负责人

填写《采购需求申请表》，明确采购需求及供应商信息

《采购需求申请表》、供应商比价记录、供应商资质证明

1-2

预算内需求可直接发起，超预算需附审批单

2

合同拟定

采购专员/采购经理

根据需求拟定合同初稿，明确核心条款

合同初稿、采购需求确认函

2-3

与供应商沟通确认细节

3

需求部门确认

需求部门负责人

审核合同内容是否符合业务需求，签字确认

合同初稿、需求修改意见（如有）

1

无误后反馈，否则注明修改意见

4

财务部门审核

财务经理/财务专员

审核预算、付款条款、供应商账户信息

合同初稿、预算审批文件（如有）、供应商开户信息

2-3

重点审核财务风险

5

法务部门审核

法务专员/法务经理

审核合同条款合法性、主体资格

合同初稿、供应商资质证明

2-3

金额较大或复杂合同需审核

6

分管领导审批

分管副总经理/总经理

审批合同整体业务逻辑及风险控制

审核通过的合同、各部门审核意见

1-2

按金额分级审批

7

用印与签署

行政专员/采购专员

申请用印，核对合同文本，与供应商签署

《用印申请表》、审批通过的合同正本

1-2

电子合同按电子签章流程办理

8

归档与执行

采购专员/档案管理员

整理合同正副本及审批记录，归档并更新台账

签署完成的合同、审批记录、附件

1

同步抄送相关部门

四、关键注意事项

合同条款规范性

合同内容需完整、明确，避免模糊表述（如“尽快”“大约”等），质量标准、交付时间、违约责任等条款需量化或引用具体标准；

供应商信息需准确（名称、地址、统一社会信用代码、开户行及账号等），与营业执照一致。

附件材料完整性

需附供应商资质证明（如营业执照、相关行业许可证）、比价记录（至少3家供应