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业主档案管理制度（2025版）

一、总则：定位与核心框架

1.1适用范围

本制度适用于物业服务企业对所服务住宅小区、商业综合体等项目业主（含物业使用人、租户）档案的全生命周期管理，涵盖档案的收集、整理、存储、利用、更新、销毁等各环节，明确各岗位档案管理职责与操作标准。

1.2核心原则

遵循“依法合规、全程管控、隐私优先、便捷高效”理念，坚持“一人一档、动态更新、安全保密、溯源可查”方针，建立“收集标准化、管理精细化、利用规范化、销毁合法化”管理体系，重点解决档案信息不全、更新滞后、隐私泄露、利用无序等行业痛点。

1.3合规依据

严格对标以下法律法规与管理要求：

《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》

《物业管理条例》《物业服务收费管理办法》

地方《物业服务企业档案管理规范》及行业服务标准

北京市人民政府关于物业服务人档案保存相关规定

二、责任体系：分级管控与主体落实

2.1多方责任主体核心职责

（一）责任划分清单

责任主体

核心职责

责任底线

物业服务企业（主体责任）

建立档案管理体系；保障档案管理经费与设施；组织人员培训；承担档案安全主体责任

不得泄露业主隐私信息；对档案丢失、损毁负全部责任

档案管理部门（归口责任）

制定档案管理细则；统筹档案收集与存储；监督档案利用与销毁；推进数字化建设

不得擅自扩大档案利用范围；确保档案管理流程合规

项目服务中心（执行责任）

负责档案初始收集与日常更新；协助档案利用核验；开展档案自查

不得遗漏关键档案材料；确保档案信息真实准确

档案管理员（直接责任）

执行档案整理、存储、借阅登记；维护档案存储设施；监测档案状态

不得私自查阅、复制业主隐私档案；严格执行保密制度

其他岗位人员（协同责任）

配合收集服务过程中形成的业主相关资料；及时移交需归档材料

不得截留、隐匿业主档案材料；严禁泄露工作中接触的档案信息

2.2责任落地机制

签订《档案管理责任书》，明确各岗位档案管理职责清单，纳入年度绩效考核；

推行“档案管理责任制”，对档案收集不全、更新不及时、利用违规等问题实行“责任到人、限期整改”；

建立“责任倒查机制”，对发生档案丢失、隐私泄露等问题的，依法倒查相关岗位责任落实情况。

三、档案构成：分类梳理与内容规范

3.1档案分类体系

按“基础档案+动态档案+专项档案”三维分类，实现业主信息全方位覆盖：

基础身份档案：业主及家庭成员基本信息，含身份证明、联系方式、产权证明（不动产权证、购房合同等）、权属转移证明（继承公证书、法院判决书等）；

物业服务档案：物业服务协议、收费记录、报事报修记录及处理结果、装修管理资料（装修申请表、施工图纸、验收记录）；

专项管理档案：车位使用协议、共有部分使用申请及审批记录、应急联络信息更新记录、投诉处理闭环台账；

数字化档案：电子证照扫描件、线上报事系统自动归档记录、视频监控中涉及业主的授权留存资料。

3.2档案收集规范

（一）收集时机与方式

初始收集：业主收房时，由项目服务中心通过“一站式”服务收集基础身份资料与服务协议，同步录入数字化系统；

动态补充：业主信息变更（如联系方式、权属转移）时，通过线上提交、线下核验方式更新档案；

过程积累：服务过程中形成的报事记录、装修资料等，由经办岗位在业务办结后3个工作日内移交档案管理部门。

（二）收集质量要求

纸质档案需字迹清晰、内容完整，复印件需加盖“与原件核对无误”印章并由业主签字确认；

电子档案需采用PDF、JPG等标准格式，扫描件分辨率不低于300DPI，确保可清晰辨识；

档案信息需真实准确，对产权证明等核心材料需与原件核对，必要时通过政务系统验证真伪。

四、档案管理：全流程标准化操作

4.1整理与编码规则

分类编码：采用“项目代码-楼栋号-房号-档案类型代码”四级编码，如“XY01-12-0501-JC”代表“XY01项目12栋501室基础档案”；

整理规范：纸质档案按“基础档案→服务档案→专项档案”顺序装订，加装档案封面与目录；电子档案按相同分类逻辑建立文件夹，命名规范统一。

4.2存储与保管措施

（一）物理存储管理

设立专用档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁设施，保持温度14-24℃、相对湿度45%-60%；

档案柜按编码顺序排列，张贴分类标签，定期（每月）检查档案保存状态，填写《档案库房巡检记录表》。

（二）数字化存储管理

搭建业主档案数字化管理系统，与“嗨管家APP”等智慧服务平台联动，实现报事记录等信息自动归档；

电子档案实行“云端+本地”双备份，云端采用加密存储，本地备份定期（每周）更新，备份介质异地存放；

对接物业管理数据资源库，实现业主档案与小区设备设施