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供应商信息管理资料收集清单模板
一、适用范围与应用情境
本模板适用于企业采购部门、供应链管理部、质量部等相关职能部门，在开展供应商全生命周期管理过程中，对供应商基础信息、资质文件、经营能力等资料的规范化收集与整理。具体应用场景包括但不限于：
新供应商准入评估：首次合作前，全面收集供应商资质与经营信息，保证其具备履约能力；
年度供应商复审：定期对现有供应商的资质有效性、经营状况进行重新核查与信息更新；
战略合作供应商深度调研：针对重点合作供应商，补充收集财务数据、产能细节等深度信息；
风险预警与合规检查：针对行业政策变化、供应商负面舆情等，及时补充收集相关合规性资料。
二、资料收集全流程操作指南
（一）前期准备：明确需求与责任分工
确定收集范围：根据供应商类型（如生产型、贸易型、服务型）、合作业务（如原材料采购、外包服务）及行业监管要求，明确需收集的资料清单（可参考本模板“标准化清单模板结构”部分）。
分配责任主体：指定专人负责资料收集工作（如采购专员对接供应商，质量专员审核资质文件，财务专员*核实经营数据），保证各环节职责清晰。
准备沟通材料：向供应商发送《资料收集通知函》，明确资料提交截止时间、格式要求（如PDF扫描件）、保密承诺及联系人（如供应商对接人*），保证供应商理解配合。
（二）信息收集：多渠道同步推进
供应商自主提交：要求供应商通过指定渠道（如企业邮箱、协同平台）提交电子版资料，并对资料完整性进行初步自查（如营业执照是否在有效期内、关键数据是否填写完整）。
辅助资料获取：
公开信息核实：通过“国家企业信用信息公示系统”“天眼查”等公开平台，核查供应商注册信息、股权结构、经营异常名录等；
行业资质认证：针对特定行业（如食品、医疗器械），要求供应商提供行业主管部门颁发的生产许可证、认证证书（如ISO、HACCP），并通过官网或监管平台验证真伪；
客户与同行调研：对重点供应商，可向其合作客户或行业伙伴补充收集合作评价、市场口碑等信息（需提前获得供应商书面授权）。
（三）资料审核：多维交叉验证
完整性审核：对照清单逐项核对资料是否齐全，缺失部分及时联系供应商补充（如“财务审计报告”未提交，需说明要求补充近3年或近1年报告）。
真实性审核：
文件形式核验：检查营业执照、资质证书等文件是否有清晰公章、防伪标识，避免复印件模糊或关键信息涂改；
数据逻辑验证：对比供应商提交的“资产负债表”“利润表”等财务数据，核查是否存在异常波动（如营收激增但产能不匹配）；
关联信息比对：将供应商提供的“法人代表联系方式”与公开信息或历史合作记录进行比对，保证一致性。
合规性审核：重点检查资料是否符合法律法规及企业内部政策（如“环保达标证明”“安全生产许可证”是否齐全，涉密业务供应商需提供“保密资质”）。
（四）归档管理：动态更新与安全存储
分类整理：按供应商名称、合作层级（如战略供应商/普通供应商）、资料类型（如基础类/资质类/经营类）建立电子档案库，命名规则示例：“公司+供应商编号+资料类型+日期”（如“ABC有限公司+2023001+基础资料+2023-10-01”）。
动态更新：设置资料有效期提醒（如“营业执照”到期前3个月提醒供应商更新），每次资料变更后及时归档最新版本，保证历史版本可追溯。
保密管理：对供应商敏感信息（如核心技术参数、财务数据）设置访问权限，仅限相关部门负责人（如采购经理、财务总监）查阅，严禁外泄。
三、标准化清单模板结构
资料类别
资料名称
资料要求
提交形式
是否必须
备注
基本信息
公司全称
与营业执照一致，包含英文/拼音名称（如适用）
扫描件（PDF）
是
统一社会信用代码
18位代码，清晰可辨
扫描件（PDF）
是
注册地址与实际经营地址
需提供证明材料（如租赁合同、房产证）
扫描件（PDF）
是
如地址不一致，需说明原因
法定代表人及联系方式
姓名、职务、手机号、邮箱（邮箱需为企业邮箱）
扫描件（PDF）
是
法定代表人变更时需同步更新
开户银行及账号
需加盖公章，用于后续付款流程
扫描件（PDF）
是
资质证明
营业执照
在有效期内，最新年检版本
扫描件（PDF）
是
需包含“经营范围”与本次合作业务匹配
行业生产/经营许可证
如食品生产许可证、医疗器械经营许可证等，需在有效期内
扫描件（PDF）
是（如适用）
需提供发证机关官网验证或验证说明
管理体系认证证书
如ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系、ISO45001职业健康安全管理体系等
扫描件（PDF）
否
优先提供近3年认证证书，需在有效期内
产品认证/检测报告
如3C认证、CE认证、ROHS检测报告等，需与本次供应产品一致
扫描件（PDF）
是（如适用）
需注明检测机构及有效期
经营状况
近3年财务审计报告
需经第三方审计机构
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