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企业外贸合同管理操作规范

第一章总则

1.1目的与依据

为规范企业外贸合同管理流程，明确各部门及相关人员在合同管理中的职责，防范和控制合同风险，保障公司合法权益，提高国际贸易业务效率与效益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国对外贸易法》及其他相关法律法规，并结合本公司实际经营情况，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有对外进出口贸易业务中涉及的合同（包括但不限于销售合同、采购合同、代理协议、服务合同等）的订立、履行、变更、解除、纠纷处理及档案管理等全过程。公司各相关部门及员工在从事外贸合同相关活动时，均须遵守本规范。

1.3基本原则

外贸合同管理应遵循以下原则：

1.合法性原则：合同的订立、履行、变更和解除必须符合国家法律法规及相关国际公约、惯例。

2.审慎性原则：在合同谈判、签订和履行的各个环节，应充分评估风险，审慎决策。

3.效益性原则：在确保安全的前提下，追求合同的经济效益最大化，优化资源配置。

4.权责明晰原则：明确各部门及岗位在合同管理中的职责与权限，确保责任到人。

5.全程管理原则：对合同从前期准备、谈判签订到履行完毕、档案归档的整个生命周期进行系统性管理。

第二章合同订立前的准备与评审

2.1客户/供应商背景调查

业务部门在与新客户或供应商建立合作关系前，应通过多种渠道（如专业信用评级机构、行业协会、银行、过往交易记录、实地考察等）对其进行资信调查，了解其经营状况、财务实力、商业信誉、履约能力及是否存在不良记录等信息，并形成书面调查报告。对于重要或大额交易，必要时可委托专业机构进行深入调查。

2.2市场调研与可行性分析

业务部门应结合市场需求、价格走势、汇率风险、政策导向等因素，对拟开展的外贸业务进行可行性分析，评估交易的盈利前景和潜在风险，为合同谈判和条款设定提供依据。

2.3合同主要条款的谈判与评审

2.3.1谈判要点

合同谈判应围绕交易的核心要素进行，主要包括：商品名称、规格型号、数量、价格（单价、总价、价格术语如INCOTERMS?2020的选用）、支付方式（信用证、托收、汇付等）、交货期、装运条款、质量标准与检验、保险、违约责任、争议解决方式及适用法律等。

2.3.2内部评审

重大或复杂的合同在正式签订前，应由业务部门牵头，组织财务、法务（或指定法律顾问）、生产（如涉及）、物流等相关部门进行内部评审。评审内容包括但不限于：

合同条款的完整性与严谨性；

价格构成与成本核算；

支付方式的安全性与合规性；

交货期的合理性与生产/供应能力匹配度；

违约责任的对等性与可执行性；

潜在风险（如汇率、政治、贸易壁垒等）及应对措施。

评审过程应有明确记录，评审意见应得到充分沟通和解决。

第三章合同的起草与签订

3.1合同文本的起草

1.合同文本原则上应由我方起草，以掌握主动权。优先使用公司制定的标准合同范本。如对方提供合同文本，业务部门应仔细审核，必要时进行修改或提出我方版本。

2.合同语言应力求准确、清晰、简练，避免使用模糊、歧义或易产生误解的词句。如采用双语合同，应以约定的主导语言为准。

3.合同内容应完整，主要条款应明确、具体，符合本规范第二章的要求。

3.2合同的审核

1.业务部门审核：对合同的商务条款（品名、规格、数量、价格、交货期等）的真实性、准确性和可行性负责。

2.财务部门审核：对合同的支付方式、收汇/付汇风险、成本利润测算、税务影响等进行审核。

3.法务部门/法律顾问审核：对合同的合法性、条款的严谨性、违约责任、争议解决方式等法律风险进行审核，并提出修改意见。

审核人员应在合同审核单上签署明确意见。未经必要审核程序的合同，不得签订。

3.3合同的签署与用印

1.合同经各方审核确认无误后，由公司法定代表人或其授权委托的签约人签署。授权委托应采用书面形式，并明确授权范围和期限。

2.签署的合同文本应清晰、规范，签署人姓名、职务应准确无误。

3.合同需加盖公司合同专用章。用印前应履行用印审批手续，确保合同内容与审批版本一致。严禁在空白合同或关键条款未确定的合同上盖章。

4.对于采用电子签名的合同，应确保符合相关法律法规对电子签名有效性的要求。

3.4合同的份数与分发

合同签订后，应根据需要制作若干份正本，由合同各方分别持有。公司内部应至少留存两份正本，业务部门和档案管理部门（或综合管理部门）各执一份。相关部门可根据工作需要持有副本或复印件。

第三章合同的履行与跟踪

3.1合同台账管理

业务部门应建立外贸合同管理台账，对每份合同的基本信息（合同号、客户/供应商、商品、金额、签订日期、交货期等）、履行进度、收付款情况、争议情况等进行详细记录，并定期更新。台账应便于查询和统计分析。

3.2履