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【公文写作】学院学校办公室公文处理办法

学院学校办公室公文处理工作坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，严格遵循《党政机关公文处理工作条例》及上级主管部门相关规定，紧密结合学院实际，以提升公文质量、规范处理流程、强化执行效能为目标，全面覆盖学院党委、行政各类公文的拟制、办理、管理、归档等全生命周期，适用于学院党委办公室、院长办公室（以下简称“学校办公室”）及各二级学院、职能部门（以下简称“各部门”）制发或接收的具有法定效力和规范体式的文书，包括决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等通用公文，以及学院内部管理所需的工作方案、实施细则、会议纪要（非通用文种）等专用文书。电子公文与纸质公文具有同等效力，其处理参照本办法执行。

一、管理机构与职责分工

学校办公室是学院公文处理工作的主管部门，统筹负责全院公文处理的制度建设、流程规范、业务指导和监督考核，具体履行以下职责：

（一）制定并动态完善学院公文处理相关制度，明确文种使用、格式规范、行文规则等要求；

（二）对各部门拟制的公文进行合法性、合规性、规范性审核，提出修改意见并督促落实；

（三）组织收文的登记、分办、催办及发文的复核、印制、核发工作，跟踪公文办理进度；

（四）指导各部门开展公文处理业务培训，定期组织公文质量检查与评优评差；

（五）统筹管理学院公文档案，指导各部门做好公文归档与销毁工作；

（六）协调解决跨部门公文处理中的争议问题，确保公文运转高效、衔接顺畅。

各部门主要负责人为部门公文处理第一责任人，需指定1名业务骨干作为公文联络员，具体负责本部门公文的起草、初审、报送及接收公文的承办、反馈等工作。联络员应熟悉公文处理规范，定期参加学校办公室组织的业务培训，确保本部门公文处理符合学院统一要求。

二、公文种类与适用情形

（一）决议：适用于经学院党委会、院长办公会等重要会议讨论通过并要求贯彻执行的重大决策事项。

（二）决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级部门不适当的决定事项。

（三）公告：适用于向校内外宣布重要事项或法定事项，如学院重大改革方案发布、重要活动安排等。

（四）通告：适用于在学院内部或特定范围内公布应当遵守或周知的事项，如校园管理规定、临时交通管制等。

（五）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法，分为指导性意见、建议性意见和参考性意见。

（六）通知：适用于发布、传达要求各部门执行或周知的事项，批转、转发公文，如工作部署通知、会议通知、人事任免通知等。

（七）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况，如教学成果表彰通报、违规行为处理通报等。

（八）适用于向上级主管部门或学院党委、行政汇报工作、反映情况、回复询问，分为综合报告、专题报告、情况报告等。

（九）请示：适用于向上级主管部门或学院党委、行政请求指示、批准，需一事一报，不得在报告等非请示公文中夹带请示事项。

（十）批复：适用于答复下级部门的请示事项，需针对请示内容作出明确意见。

（十一）函：适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，分为商洽函、询问函、答复函、请批函等。

（十二）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项，分为党委会纪要、院长办公会纪要、专题会议纪要等，需明确会议时间、地点、主持人、参会人员及决议事项。

三、行文规则

（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，严格控制公文数量和篇幅，禁止以文件落实文件、以会议落实会议的形式主义做法。

（二）向上级主管部门行文时，遵循以下规则：

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关；

2.请示应当一文一事，不得多头请示；受双重领导的部门向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，其中请示应当主送一个上级机关，由主送机关负责答复；

3.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以部门名义向上级机关负责人报送公文，不得以本部门负责人名义向上级机关报送公文。

（三）向下级部门行文时，遵循以下规则：

1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关；

2.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，学校办公室有权责令纠正或撤销；

3.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

（四）同级部门、部门与不相隶属单位之间必要时可以联合行文，联合行文的部门需为同级或相当层级，主办部门需主动与协办部门协商一致后制发，联合行文的成文日期以最后签发机关负责人的签发日期为准，发文字号使