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会议议程与会议纪要双重功能
一、适用场景与价值
常规例会：部门周会、项目月度推进会等周期性会议；
专项会议：项目启动会、问题复盘会、跨部门协调会等目标聚焦型会议；
决策会议：方案评审会、资源协调会等需形成明确决议的会议。
通过将“议程规划”与“纪要记录”功能融合，既能保证会议有序推进（避免议题跑偏、时间失控），又能实时沉淀关键信息（讨论要点、决议事项、待办任务），减少会后整理的信息断层，提升会议效率与成果落地率。
二、操作流程详解
（一）会前：议程规划与准备
目标：明确会议核心目标，梳理讨论提前同步信息，保证参会人充分准备。
确定会议基本信息
填写会议主题（如“Q3产品迭代需求评审会”）、时间（具体到起止时间，避免模糊表述“下午3点”）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、参会人员（明确核心参会人、列席人员，避免无关人员参会）。
梳理议题与优先级
根据会议目标，列出需讨论的核心议题（建议不超过5个，避免议题过多导致时间紧张），按重要性排序。每个议题需明确“讨论目标”（如“确定需求优先级”“明确资源分配”）。
示例：
议题1：Q3新增需求优先级排序（目标：确认核心需求与非核心需求，保证资源聚焦）；
议题2：研发人力缺口解决方案（目标：明确是否需协调外部资源或调整内部排期）。
分配议题时间与负责人
为每个议题分配合理时长（总时长建议控制在会议计划时间的80%，预留10%作为缓冲），并指定“议题主导人”（负责引导讨论、控制时间）。
提前分发预通知
至少提前1-2天将包含议程的会议通知发给参会人，附上相关材料（如需求文档、数据报表），提醒参会人提前准备观点或方案。
（二）会中：同步记录与讨论引导
目标：按议程推进讨论，实时记录关键信息，保证会议聚焦目标、高效产出。
开场确认议程
会议开始时，主持人简要重申会议目标、议程及时长规则，确认参会人员对议程无异议（如有调整需现场说明原因）。
按议题逐项记录
围绕当前议题，记录“讨论要点”（不同参会人的核心观点、分歧点）、“决议事项”（经讨论达成的共识，需明确“是否通过”“具体内容”）、“待办事项”（需后续执行的任务，需明确“负责人”“截止时间”“交付物”）。
记录时注意：客观陈述观点（避免主观评价），用简短语句或关键词（不必逐字记录），对分歧点标注“需进一步沟通”“需数据验证”等提示。
控制会议节奏
主持人需关注时间进度，对超时议题及时提醒（如“当前议题剩余5分钟，请聚焦核心结论”），避免因某个议题过长影响后续内容。
（三）会后：整理归档与分发落地
目标：形成正式纪要，明确责任分工，推动决议落地，留存会议记录。
信息核对与补充
会议结束后2小时内，根据会议记录补充完整信息（如待办事项的负责人、截止时间需与当事人确认），保证无遗漏、无歧义。
形成正式文档
将“议程信息”与“纪要内容”整合为一份文档，结构清晰（见“模板结构”部分），重点突出“决议事项”和“待办清单”。
分发与存档
会后24小时内将文档分发给所有参会人及相关协作方，抄送上级领导（如需）；同时将文档存至共享文件夹（如企业网盘、项目管理工具），方便后续查阅。
跟踪待办进度
指定专人（如会议助理、项目负责人）跟踪待办事项执行情况，在下次会议中回顾完成度，保证“事事有跟进、件件有落实”。
三、双重功能模板结构
序号
议题/议程项
议程时间
议程负责人
讨论要点（纪要）
决议事项（纪要）
待办事项（纪要）
负责人
截止时间
备注
1
Q3新增需求优先级排序
14:00-14:30
*（产品经理）
-市场部提出需求A：用户反馈强烈，需优先处理；-研发部建议需求B：技术难度低，可快速上线；-分歧：需求A与需求C资源冲突如何取舍？
-需求A、需求B列为高优先级，需求C暂缓；-由产品部3日内输出需求优先级排序表，同步研发、测试部。
输出需求优先级排序表
*（产品经理）
3日内
需包含用户评分、商业价值维度
2
研发人力缺口解决方案
14:30-15:00
*（研发负责人）
-当前缺口：前端2人、后端1人；-方案1：协调兄弟部门借调（1周内到位）；-方案2：外包短期支持（周期2周，成本较高）。
-采用方案1+方案2组合：兄弟部门借调1名前端，外包1名后端；-人力部3日内完成借调人员对接，外包招标同步启动。
1.完成借调人员对接；2.启动外包招标。
（人力经理）（采购专员）
3日内5日内
外包预算需控制在万内
3
会议总结与下次安排
15:00-15:10
*（主持人）
-本次会议完成2项议题，明确3个待办；-下次会议时间：下周五14:00，主题“需求优先级排序表评审”。
-下次会议重点评审需求优先级排序表，确认最终研发排期。
准备下次会议材料
*（产品经理）
下次会议前1天
-
四、使用要点提示
议程设计：聚焦核心，避免发
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