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高效报销申请审批流程模板

一、适用业务场景

日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、快递费等办公必需支出；

差旅费用：员工因公出差产生的交通、住宿、市内交通、餐饮等费用；

业务相关支出：如客户接待、会议组织、市场调研等业务活动产生的合理费用；

其他因公支出：经相关部门确认的、与工作直接相关的其他必要费用。

二、操作流程详解

（一）申请人准备阶段

整理费用材料：根据实际支出情况，收集完整的费用证明材料，包括但不限于：

费用发生的相关说明（如出差事由、会议纪要等）；

消费凭证（需注明消费日期、金额、项目等信息，保证与报销内容一致）；

多人共同消费的，需注明参与人员及费用分摊说明（若有）。

填写申请表：根据模板表格要求，准确填写《报销申请表》，保证以下信息完整：

申请人基本信息（姓名、部门、工号、联系方式）；

费用明细（项目、日期、金额、事由等）；

附件清单（列明所有证明材料的名称及数量）；

部门预算归属（若有）。

（二）部门审核阶段

提交申请：申请人将填写完整的《报销申请表》及附件材料提交至直接部门负责人（或部门指定审核人）。

部门负责人审核：部门负责人需在2个工作日内完成审核，重点核对：

费用是否符合部门年度预算及公司费用管理制度；

报销事由是否真实、与工作直接相关；

附件材料是否完整、合规，金额计算是否准确；

申请人是否已按规定完成费用预借（若有）。

审核结果反馈：审核通过后，部门负责人在申请表“部门审核意见”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

（三）财务复核阶段

提交至财务部门：申请人持部门负责人签字后的申请表及附件，提交至财务部门（或指定对接人）。

财务合规性复核：财务部门在3个工作日内完成复核，重点检查：

报销单据填写是否规范（如金额大小写是否一致、日期是否逻辑连贯等）；

附件是否符合财务要求（如凭证是否清晰、是否有经手人签字等）；

费用标准是否符合公司规定（如差住宿标准、招待费限额等）；

预算余额是否充足（涉及预算控制的费用）。

复核结果处理：复核通过后，财务人员在申请表“财务复核意见”栏签字；若需补充材料或调整金额，通知申请人整改后重新提交。

（四）领导审批阶段

确定审批权限：根据报销金额及费用类型，按公司权限划分表提交对应领导审批（例如：

金额≤5000元：部门负责人审批（已完成部门审核环节，此环节可简化或合并）；

5000元＜金额≤20000元：分管副总审批；

金额＞20000元：总经理审批）。

领导审批：审批领导在2个工作日内完成审批，重点确认：

费支出的必要性及合理性；

是否符合公司整体战略及成本控制要求；

特殊费用（如大额招待费）是否提前报备。

审批结果反馈：审批通过后，领导在申请表“领导审批意见”栏签字；若未通过，注明原因并退回至财务或部门环节。

（五）报销发放阶段

财务核算：审批通过后，财务部门在5个工作日内完成账务处理，确认报销金额及发放方式（银行转账或现金）。

通知领取：财务部门通过内部系统或电话通知申请人报销结果；现金发放的，需申请人签字确认；银行转账的，需核对收款账户信息。

资料归档：财务部门将审批完整的报销申请表及附件按月整理归档，保存期限不少于3年。

三、报销申请表示例

项目

内容

申请人信息

姓名：工号：部门：联系方式：

费用基本信息

报销周期：年月日至年月日；预算归属：□部门预算□专项预算□其他

费用明细

序号

1

2

…

费用合计

人民币（大写）：仟佰拾元角分；小写：￥

附件清单

1.增值税普通发票1张；2.出行记录截图1份；3.客户拜访纪要1份（共3页）

审批意见

申请人签字：日期：部门负责人意见：签字：日期：财务复核意见：签字：日期：领导审批意见：签字：日期：

四、使用要点提示

1.填写规范要求

报销单据需用黑色签字笔或钢笔填写，字迹清晰，不得涂改；金额大小写必须一致，小写前加“￥”，大写后加“整”字（若无角分）；

费用事由需简明扼要，注明“因工作产生费用”，避免模糊表述（如“购买物品”需补充物品名称及用途）；

附件材料需按顺序整理，每页注明“共X页第X页”，并加盖“附件”章（若有）。

2.时效性管理

费用需在发生后15个工作日内提交报销申请，逾期需提交书面说明，经部门负责人及财务部门审批后方可受理；

审批各环节需在规定时限内完成，若因特殊情况延迟，需提前通知申请人并说明原因。

3.材料完整性

所有报销费用需提供合法、有效的证明材料，避免缺少关键信息（如发票无抬头、税号等）；

多人共同参与的消费（如业务招待），需提供参与人员名单及费用分摊说明，并由经手人签字确认。

4.审批权限控制

严格按照公司权限划分表提交审批，不得越级审批或代签；

涉及预算外支出的，需提前提交《预算外费用申请表》，经总经理审批后方可报销。

5.特殊情况处理

若因紧急业务需提前垫付大