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内部沟通协作平台使用教程模板

引言

为打破团队沟通壁垒、规范协作流程，提升跨部门/跨项目工作效率，公司特推出内部沟通协作平台。本平台集即时沟通、文件共享、任务分配、会议管理等功能于一体，旨在实现信息高效流转、资源协同共享。本教程将带你快速掌握平台核心功能，轻松应对各类协作场景。

一、这些场景，平台帮你高效搞定

1.日常团队沟通：告别碎片化聊天

当团队需要快速同步信息、讨论问题时，可通过平台创建群聊（部门群/项目群/临时讨论组），支持文字、语音、图片、文件等多种消息形式，历史消息可随时检索，避免信息遗漏。

2.项目协作推进：进度透明化

针对项目全周期管理，可创建专属项目空间，分解任务、分配负责人、设置截止日期，实时跟踪任务进度，项目成员随时更新进展，保证项目按计划推进。

3.文件共享与版本控制：告别文件混乱

支持在线、预览各类文件（Word、Excel、PPT、PDF等），同一文件可设置编辑/查看权限，自动保存历史版本，避免“版本混乱”“文件误删”等问题。

4.会议安排与记录：高效会前会后

可一键发起会议（线上/线下），自动同步会议时间、地点、议程至参与人日历，会议中支持实时纪要、屏幕共享，会后自动归档会议记录，方便后续查阅。

5.跨部门资源协调：打破信息孤岛

当需要其他部门支持时，可通过平台发起协作请求，明确需求、对接人、完成时限，相关部门实时接收提醒并响应，避免线下沟通低效。

二、手把手教你玩转平台核心功能

（一）登录与账号管理：快速进入工作状态

步骤1：登录平台

电脑端：打开浏览器，输入公司内部平台网址（如：company/platform），进入登录页面；

手机端：在应用商店搜索“协作平台”APP，或扫描企业二维码安装。

输入工号/手机号及密码，“登录”；首次登录需修改初始密码（密码需包含字母、数字及特殊字符，长度8-20位）。

步骤2：找回密码

若忘记密码，登录页“忘记密码”，输入工号及注册手机号，获取验证码后重置新密码（验证码有效期为5分钟，需及时输入）。

（二）团队与群组管理：精准对接协作对象

步骤1：创建/加入部门群

登录后“通讯录”，选择“部门群”，找到对应部门（如“市场部”）“加入”；

若部门群未自动创建，部门负责人可“创建群组”，填写群名称（如“市场部-日常沟通”）、群公告（可选），勾选部门成员后“确认创建”。

步骤2：创建项目临时群

“+”号选择“创建群组”，群名称格式建议为“项目名称-阶段”（如“新产品上线-需求讨论”）；

添加成员：输入工号或姓名搜索，勾选相关成员（可跨部门添加），设置群主（默认为创建人）后“完成”。

（三）沟通协作：高效传递信息

步骤1：发起1对1/群聊消息

1对1消息：“消息”页，右上角“+”号，选择“发起会话”，输入对方工号/姓名，输入消息内容后“发送”；

群聊消息：在群聊列表中选择目标群组，直接输入消息，支持成员（提醒特定人员查看）、发送表情/文件/图片（下方对应图标）。

步骤2：处理消息提醒

收到新消息时，平台会通过页面弹窗、系统声音（电脑端）或APP推送（手机端）提醒；

长时间未回复的消息，消息气泡会显示“未读”标记，即可标记为已读。

（四）文件共享与管理：安全存储与高效传递

步骤1：文件

方法1：在“文件”页“文件”，选择本地文件（支持多选），设置文件权限（“仅查看”“可编辑”），“确认”；

方法2：直接将文件拖拽至文件区域，或复制文件后粘贴至文件页（自动完成）。

步骤2：分享文件

已的文件，选择“分享”，输入分享对象（工号/姓名/群组），设置有效期（可选，默认永久有效）和提取码（可选），“确认分享”；

分享后，对方可在“消息”页接收分享，即可查看或（需符合权限设置）。

步骤3：查看文件版本

文件右侧“…”，选择“版本历史”，可查看文件的修改时间、修改人、修改说明，支持“恢复至该版本”（若误操作可回退）。

（五）任务分配与跟进：让责任到人、进度可视化

步骤1：创建任务

进入“任务”页，“创建任务”，填写任务标题（如“完成Q3市场调研报告”）、任务描述（可选，添加需求细节）、负责人（下拉选择成员）、截止日期、优先级（高/中/低）；

若任务需多人协作，“添加子任务”，分解任务并分配子任务负责人。

步骤2：更新任务进度

任务负责人任务卡片，选择“编辑进度”，更新状态（“待开始”“进行中”“已完成”），添加工作日志（如“已完成数据收集，开始撰写报告”），“保存”；

项目负责人可查看任务列表，筛选“逾期/即将到期”任务，及时跟进。

（六）会议组织与记录：高效协同会前会后

步骤1：创建会议

进入“会议”页，“创建会议”，填写会议主题（如“新产品上线评审会”）、时间（支持选择当前时间或未来时间）、时长、地点（线上会议需会议/会议号）、参与人（勾选成员或输入工号）；

添加会议议