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企业项目合同管理模板及风险提示

一、适用范围与应用场景

企业与供应商签订的项目采购合同（如设备采购、原材料供应等）；

企业与第三方服务商签订的项目外包合同（如软件开发、工程实施、营销推广等）；

企业与合作方签订的项目联合开发、技术合作等协作类合同；

企业内部项目组与外部合作方签订的专项服务合同。

无论是大型企业还是中小型企业，均可结合自身业务特点，参考本模板规范合同管理流程，降低履约风险，保障项目顺利推进。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同准备阶段

操作目标：明确合作需求，核实合作方资质，保证项目可行性。

责任主体：业务部门、法务部门（或合规专员）、财务部门。

操作步骤：

需求梳理：业务部门根据项目目标，明确合作内容、范围、交付标准、时间节点等核心需求，形成《项目需求说明书》。

合作方筛选：通过公开招标、定向邀约等方式筛选合作方，核实其营业执照、资质证书（如相关行业资质）、过往业绩、履约能力（如财务报表、银行资信证明），保证合作方具备合法签约资格和履约能力。

内部立项：业务部门牵头，联合财务、法务部门完成项目可行性分析，包括预算评估、成本效益分析、法律风险初步判断，报企业相关负责人审批后，启动合同起草工作。

（二）合同起草与评审阶段

操作目标：拟定合同条款，保证内容合法、权责清晰、风险可控。

责任主体：业务部门（起草）、法务部门（审核）、财务部门（预算审核）、相关负责人（审批）。

操作步骤：

条款拟定：业务部门根据《项目需求说明书》和合作方协商结果，使用本模板拟定合同核心条款（详见第三部分“项目合同核心条款模板”），重点明确双方权利义务、项目范围、费用及支付方式、违约责任、争议解决方式等。

法务审核：法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规）、逻辑一致性（如前后条款是否冲突）、权利义务对等性（如违约责任是否明确、公平），并针对风险点提出修改意见。

财务审核：财务部门审核合同金额、支付方式、税费承担等条款是否符合企业财务制度，评估资金支付风险（如预付款比例、进度款支付条件）。

内部审批：业务部门根据法务、财务意见修改合同后，按企业审批权限逐级报批（如部门负责人→分管领导→总经理），重大合同需提交企业决策机构（如董事会）审议。

（三）合同谈判与签署阶段

操作目标：与合作方就合同条款达成一致，完成签约手续，保证合同生效。

责任主体：业务部门（主导谈判）、法务部门（支持谈判）、相关负责人（最终决策）。

操作步骤：

谈判准备：业务部门梳理内部审核意见，确定谈判底线（如价格、付款周期、违约金比例等），法务部门提供法律支持，明确谈判中的法律风险点。

商务谈判：与合作方就合同条款逐项协商，重点解决分歧（如项目范围调整、费用变更、违约责任细化等），谈判过程需形成书面记录（《合同谈判纪要》），由双方代表签字确认。

合同定稿：根据谈判结果修改合同文本，保证与合作方最终达成一致，双方加盖公章（或合同专用章）；若涉及合同附件（如技术规格书、施工图纸等），需一并签署并注明“本合同附件与本合同具有同等法律效力”。

用印管理：企业印章管理部门审核合同审批流程是否完整、签字手续是否齐全，确认无误后加盖印章，并做好用印登记（记录合同编号、用印日期、用印份数等）。

（四）合同履行与跟踪阶段

操作目标：监督合同履行情况，及时发觉并解决问题，保证项目按约定完成。

责任主体：业务部门（履约主体）、法务部门（风险监控）、财务部门（款项支付）。

操作步骤：

履约计划：业务部门根据合同约定制定《项目履约计划》，明确各阶段任务、责任人、时间节点及交付成果，并抄送法务、财务部门。

进度跟踪：定期（如每周/每月）与合作方沟通项目进展，核对交付成果是否符合合同约定（如质量标准、时间节点），形成《项目履约跟踪记录》，对偏离计划的情况及时预警并采取纠正措施。

款项支付：财务部门根据合同约定的支付条件（如预付款、进度款、验收款、质保金），审核业务部门提交的付款申请（附履约证明材料，如验收报告、发票等），按企业财务流程办理支付手续，保证资金支付与履约进度匹配。

风险应对：若合作方出现违约行为（如延期交付、质量不达标），业务部门应收集证据（如沟通记录、验收报告、照片视频等），及时发函催告并要求整改；法务部门介入评估是否需追究违约责任（如索赔、解除合同）。

（五）合同变更与终止阶段

操作目标：规范合同变更和终止流程，明确后续责任划分，避免纠纷。

责任主体：业务部门（申请变更/终止）、法务部门（审核）、相关负责人（审批）。

操作步骤：

变更申请：因项目需求变化、不可抗力等原因需变更合同内容的，由业务部门提交《合同变更申请》，说明变更原因、变更内容及对项目的影响，附合作方确认的初步意见。

变更审批与签署：法务部门审核变更条款的合法性、必要性，财务部