学校综合办公室日常记录规范.docxVIP

学校综合办公室日常记录规范

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的中枢部门，负责处理各类行政事务、协调部门协作、保障学校高效运行。为确保工作规范化、条理化，特制定本日常记录规范。通过规范的记录流程，提升工作效率，便于信息追溯与共享，促进学校管理水平提升。

二、记录内容与要求

（一）记录范围

1.日常事务处理记录

(1)文件收发登记：包括收文日期、发文字号、标题、密级、办理部门、签收人等信息。

(2)会议室使用安排：记录使用时间、申请部门、参会人员、设备使用情况等。

(3)临时任务派发：明确任务内容、责任人、完成时限及备注事项。

2.会议记录

(1)会议基本信息：会议名称、时间、地点、主持人、参会人员名单。

(2)议题讨论要点：按议程逐项记录，突出决策事项及行动计划。

(3)附件管理：涉及决议、方案等需标注存放路径或分发范围。

3.人员及物资管理

(1)员工考勤记录：每日汇总迟到、早退、请假等情况，附相关证明材料。

(2)物资申领与发放：记录物资名称、数量、申领部门、领用人及日期。

（二）记录要求

1.及时性：当日事项当日记录，避免信息积压。

2.准确性：信息要素完整，无错别字或逻辑矛盾。

3.完整性：关键环节如审批、反馈等需闭环记录。

4.格式统一：采用标准化表格或模板，便于查阅统计。

三、记录流程与工具

（一）记录流程

1.事务记录步骤：

(1)事前：明确记录事项类型（如文件、会议等）。

(2)事中：动态更新进展，必要时拍照留存凭证。

(3)事后：汇总归档，标注处理状态（如“已办结”“待跟进”）。

2.会议记录步骤：

(1)会前：提前准备会议纪要模板。

(2)会中：按议程逐项记录，补充关键发言及表决结果。

(3)会后：24小时内完成初稿，经主持人审核后发布。

（二）记录工具

1.纸质记录：适用于临时性、现场性事项，如会议签到表、物资交接单。

2.电子记录：优先使用OA系统或Excel表格，具备权限管理功能。

示例工具：钉钉工作台、腾讯文档协作版等。

四、归档与查阅

（一）归档标准

1.按月度整理，纸质文件装订成册，电子文件压缩归档。

2.保留期限：常规记录至少保存1年，重要事项（如资产采购）需长期保存。

（二）查阅权限

1.日常记录由办公室指定人员保管，按需提供查阅。

2.电子记录需设置访问密码，定期备份至云端存储。

五、注意事项

1.记录需与实际同步，严禁虚构或篡改内容。

2.涉及敏感信息（如财务数据）需加强保密措施。

3.定期开展记录规范培训，确保全体工作人员熟练操作。

本规范自发布之日起实施，综合办公室负责监督执行，并根据实际需求适时修订。

**一、总则**

学校综合办公室作为学校日常运转的中枢部门，负责处理各类行政事务、协调部门协作、保障学校高效运行。为确保工作规范化、条理化，特制定本日常记录规范。通过规范的记录流程，提升工作效率，便于信息追溯与共享，促进学校管理水平提升。规范的日常记录不仅是工作效率的保障，更是部门间有效沟通、决策科学制定的基石，有助于形成严谨、有序的工作环境。

**二、记录内容与要求**

（一）记录范围

1.**日常事务处理记录**

(1)**文件收发登记**：

-**收文登记**：

-逐份登记文件到达时间（精确到分钟）、发文字号（如有）、文件标题、密级（如“普通”“内部”“机密”）、发送单位、附件列表、签收人、登记人、办理部门、拟办意见、批办人、承办人、办结日期等信息。对于紧急文件需标注“加急”并记录优先处理情况。

-示例表格字段：|序号|收文日期|时辰|发文字号|标题|密级|发送单位|附件|签收人|登记人|办理部门|拟办|批办|承办|结办日期|备注|

-**发文登记**：

-记录文件拟稿部门、核稿人、签发人、印制数量、分发范围、发送方式（如邮寄、内部系统发送）、登记发送时间、收件确认情况。重要文件需记录送达签收回执。

-示例表格字段：|序号|发文日期|时辰|发文字号|标题|拟稿部门|核稿人|签发人|印制数量|分发范围|发送方式|登记人|发送时间|确认回执|备注|

(2)**会议室使用安排**：

-记录预约时间（起止日期及具体时间段）、申请部门、申请事由、参会人数、预计时长、使用设备需求（如投影仪、麦克风）、实际使用情况（是否按计划进行）、清洁检查结果。

-示例表格字段：|序号|申请部门|预约日期|使用时段|会议主题|参会人数|需用设备|预约人|联系方式|实际使用情况|清洁检查|备注|

(3)**临