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2026年高端鲜花定制公司档案综合管理制度

第一章总则

第一条为规范本公司档案管理工作，保障公司档案的完整性、安全性和可利用性，充分发挥档案在公司经营管理、业务拓展、风险防控等方面的核心作用，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等相关法律法规，结合本公司高端鲜花定制业务的实际经营特点，制定本制度。

第二条本制度所称档案，是指本公司在日常经营管理、鲜花定制业务开展、行政管理等各项活动中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文字文档、花艺设计图纸、客户沟通记录、音视频资料、电子文件等。

第三条本制度适用于本公司各部门、各岗位所有人员，以及涉及公司档案形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全流程工作的相关主体，全体人员均需严格遵守本制度规定。

第四条档案管理工作遵循“统一管理、分级负责、完整留存、安全保密、便捷利用”的基本原则，确保档案管理工作规范化、制度化、科学化，贴合高端鲜花定制业务的服务特性。

第五条公司指定专人担任专职档案管理员，统筹全公司档案管理工作；各部门指定1名兼职档案联络员，配合档案管理员开展本部门档案的收集、初步整理、移交等工作。档案管理员及兼职联络员需具备较强的责任心和基础档案管理能力，经公司专项培训合格后方可上岗履职。

第二章档案分类与归档范围

第六条结合公司高端鲜花定制业务核心特点，档案分为以下五大类别，覆盖公司全业务场景：

行政管理类档案：包括公司各项规章制度、会议纪要、通知公告、人事管理文件、财务管理基础文件、企业资质证照复印件、对外往来公函等；

业务经营类档案：包括客户定制订单档案（含定制需求确认单、花艺设计方案确认件、价格确认单、交付签收凭证等）、客户服务档案（脱敏后的客户定制偏好、合作记录等）、供应商档案（花艺材料供应商资质、合作协议、供货验收记录等）、市场推广档案（营销方案、宣传物料底稿、活动执行记录等）；

技术资料类档案：包括原创花艺设计方案、新品鲜花款式研发记录、花艺制作工艺规范、鲜花品质验收标准等核心技术文件；

合同协议类档案：包括客户定制服务合同、供应商采购合同、合作方合作协议、场地租赁协议等各类具有法律约束力的文件；

电子档案类：包括存储在计算机、服务器、移动存储设备等载体上的各类数字化档案，需与纸质档案形成对应关系。

第七条归档范围明确界定：凡是反映公司经营管理活动、对公司业务开展具有查考利用价值的文件材料，均应纳入归档范围；业务经营类档案中，客户定制订单档案需自订单完成交付之日起即时整理，客户服务档案需根据合作情况动态更新，供应商档案需在合作建立之日起完成初始归档；行政管理类档案中，规章制度、重要会议纪要等需在发布或形成之日起3个工作日内归档；电子档案需与纸质档案同步归档，确保内容一致、可追溯。

第三章档案归档要求

第八条归档的档案材料需满足以下核心要求，确保档案的有效性和可用性：

真实性：归档材料必须是公司各项活动中真实形成的原始记录，严禁伪造、篡改、删减任何档案内容；

完整性：归档材料需完整反映相关业务或管理活动的全过程，关键要素（如时间、责任主体、核心内容、签字盖章等）不得缺失；

规范性：纸质档案需使用A4规格纸张，书写字迹清晰工整，采用不易褪色的书写工具，签字盖章手续齐全；电子档案需统一存储格式（文档类为PDF格式，图片类为JPG格式，音视频类为MP4格式），命名规范为“档案类别-形成日期-内容简述”；

及时性：各部门兼职档案联络员需在档案形成后的5个工作日内完成初步整理，每月末将本月需归档的材料移交至公司档案管理员，档案管理员在接收后3个工作日内完成审核、分类、编号、入库。

第九条档案编号采用“年度-档案类别代码-部门代码-顺序号”的统一规则编制，其中档案类别代码：行政管理类为XZ，业务经营类为YY，技术资料类为JS，合同协议类为HT，电子档案类为DZ；部门代码根据公司实际部门设置编制（如花艺设计部为HS，客户服务部为KF，采购部为CG等），顺序号为年度内该类别该部门档案的连续编号。

第十条电子档案归档时，需执行双重备份机制：一份存储在公司指定专用服务器，一份存储在加密处理的专用移动存储设备中，定期校验数据完整性，确保电子档案不丢失、不损坏。

第四章档案保管与保护

第十一条公司设立专门的档案保管场所，配备专用档案柜，并配置防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等基础防护设施设备，档案管理员需每周检查设施设备运行状况，确保档案保管环境符合安全要求。

第十二条档案管理员需建立《档案保管台账》，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还、销毁等全流程情况，做到账实相符；每月对档案保管情况进行一次自查，每季度联合公司行政部门进行一次全面检查，检查结果形成书面记录存档。

第十三条纸质档案需按照类别、年度、编号有序存放，每