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2026年高端鲜花定制公司费用报销管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司费用报销管理工作，合理控制运营成本，保障资金使用合规性和效率，明确费用报销标准、流程及责任，防范虚报、冒领、套取资金等风险，确保公司财务收支有序可控，根据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》《发票管理办法》等法律法规，结合公司高端鲜花定制业务（花材采购、花艺制作、客户配送、市场推广等）运营特点，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工的费用报销管理，涵盖花材采购费用、门店运营费用、客户配送费用、市场推广费用、差旅费用、办公费用、客户维护费用等所有合规经营类费用的报销；公司财务部、采购部、销售部、门店运营部、市场部及全体员工均需遵守本制度。

第三条基本原则

公司费用报销遵循以下原则：

合规性原则：报销费用需符合国家财税法规及公司内部规定，票据真实合法，报销用途与公司经营活动相关；

真实性原则：报销的费用必须是实际发生的支出，严禁虚构费用、虚报金额、重复报销，报销人对费用真实性承担全部责任；

及时性原则：费用发生后需在规定时限内提交报销申请，避免跨期报销，确保财务核算及时准确；

合理性原则：报销费用需符合业务实际需求，金额合理，无铺张浪费、超标准支出等情况；

权责对等原则：各部门负责人对本部门员工报销费用的真实性、合理性进行初审，财务部对票据合规性、流程完整性进行终审。

第四条管理职责分工

财务部是费用报销的归口管理部门，负责制定费用报销标准和流程，审核报销票据的合规性、完整性，核对报销金额，办理费用支付，监督报销制度执行情况；财务专员负责接收报销申请，初审票据，整理报销档案，解答员工报销咨询。

各部门负责人为本部门费用报销第一责任人，负责审核本部门员工报销费用的真实性、合理性，确认费用与业务的关联性，对不符合要求的报销申请予以退回；采购部负责人重点审核花材采购费用的真实性，确保采购金额、数量与实际采购情况一致。

报销人需按要求整理报销票据，如实填写报销单据，附齐相关证明材料，对报销内容的真实性、票据的合规性负责；门店运营部负责人审核门店水电、耗材、租金等运营费用报销的合理性，确保与门店实际运营情况相符。

第二章报销范围与标准

第五条报销范围

费用报销核心范围包括：

（一）花材采购费用：进口/国产稀缺花材、常规花材、花艺辅材等采购产生的费用，需附采购订单、验收记录等佐证材料；

（二）门店运营费用：门店租金、水电费、花艺制作耗材费、门店装修维护费、POS机手续费等日常运营支出；

（三）客户配送费用：专人专车配送费、快递费、配送车辆燃油费、过路费等为交付定制花艺产生的配送支出；

（四）市场推广费用：线下花艺展示活动费、线上平台宣传费、客户礼品费、品牌物料制作费等推广相关支出；

（五）差旅费用：员工因业务出差产生的交通费、住宿费、伙食补贴、市内交通费等支出；

（六）办公费用：办公用品采购费、通讯费、软件服务费、打印复印费等日常办公支出；

（七）其他费用：合理的客户接待费、员工培训费、设备维修费等与公司经营相关的合规支出。

第六条报销标准

公司根据费用类型制定差异化报销标准，所有标准均符合国家财税法规及行业常规水平：

（一）差旅费用：交通费按实际发生额报销（优先选择经济便捷的交通方式），住宿费按公司制定的分地区标准执行，超标准部分需经管理层审批后方可报销；

（二）客户接待费：遵循必要、合理原则，按单次接待场景制定标准，超标准接待需提前报备并经审批；

（三）日常运营费用：花材采购、门店耗材等费用按实际采购金额报销，需附采购清单及验收凭证；

（四）所有费用报销均不得超出公司年度费用预算，超预算费用需提交预算调整申请，经审批后方可报销。

第三章报销流程规范

第七条报销申请

报销人在费用发生后，整理合规票据（增值税发票、普通发票等），按费用类型分类粘贴，如实填写《费用报销单》，注明费用用途、发生时间、金额、经办人等信息；涉及花材采购、市场活动的报销，需附采购订单、活动方案、验收记录等佐证材料，确保费用与业务对应。

第八条层级审核

报销申请提交后，先由部门负责人审核：核实费用真实性、合理性，签署审核意见，对不符合要求的退回报销人补正；部门审核通过后，提交至财务部初审：核查票据是否合规、信息是否完整、金额是否准确，对票据缺失、信息不全的退回补充。

大额费用（按公司规定标准）或超标准费用报销，财务部初审通过后需提交公司管理层审批，审批通过后方可进入支付环节；所有审核环节需在规定时限内完成，避免报销流程积压。

第九条报销时限

日常费用需在发生后的规定时限内提交报销申请，跨月度报销需说明合理理由；年度收尾费用需在当年规定日期前完成报销，逾期未提交且无合理理由的，财务部有权拒绝报销。

因特殊情况（如票据丢失、异地出差等）无法按时报