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高校会计档案制度

高校会计档案是记录和反映学校经济业务活动的重要历史资料和证据，包括通过会计核算形成的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他具有保存价值的会计资料，涵盖纸质和电子两种载体形式。为规范会计档案管理，保障会计信息的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合学校实际，制定本制度。

一、管理职责划分

学校会计档案管理实行“统一领导、分级管理、责任到人”的原则，财务部门、档案管理部门及相关业务部门按职责协同落实管理要求。

（一）财务部门职责。学校财务处为会计档案形成的责任主体，负责会计资料的日常收集、整理、立卷、归档及保管工作。具体包括：

1.对各类会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账、日记账、辅助账等）、财务报告（月度、季度、半年度、年度财务报表及附注、财务分析报告等）及其他会计资料（银行对账单、银行存款余额调节表、工资发放明细表、会计档案移交清册等）进行分类整理，确保资料完整、签章齐全、顺序规范。

2.在会计年度终了后，对当年形成的会计档案进行初步整理，在财务部门临时保管1年（因工作需要确需推迟移交的，经档案管理部门同意，最长不超过3年），期间需设置专用保管场所，配备防火、防潮、防虫、防盗设施，禁止非财务人员随意接触。

3.临时保管期满后，按档案管理部门要求编制《会计档案移交清册》，列明档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限等信息，与档案管理部门办理正式移交手续。移交时需逐卷（册）清点核对，双方经办人和负责人签字确认。

（二）档案管理部门职责。学校档案馆（室）为会计档案的集中保管机构，负责接收、保管和提供利用服务。具体包括：

1.对财务部门移交的会计档案进行验收，重点核查资料完整性、整理规范性及移交清册与实物的一致性。对不符合要求的，应要求财务部门限期整改后重新移交。

2.按照档案分类方案对会计档案进行编号、著录，纳入学校档案管理系统统一管理。纸质档案需存放在专用档案柜（架），按类别、年度、保管期限有序排列；电子档案需存储于符合安全标准的数据库或存储介质，实行双备份（本地+异地），并定期检测数据可读性。

3.建立会计档案查阅、复制登记制度，严格审核利用申请，记录利用情况（包括利用人、时间、目的、内容等），确保档案安全可控。

（三）其他相关部门职责。学校二级单位（如学院、后勤保障部门等）因开展独立核算或专项经费管理形成的会计资料，需在业务完成后及时移交财务处统一归档，不得自行留存。委托代理记账的单位，应与代理机构明确会计档案的移交时间、方式及责任，确保档案完整移交至学校财务处。

二、归档范围与要求

（一）归档范围。学校会计档案包括但不限于以下类别：

1.会计凭证类：原始凭证（如发票、收据、银行回单、入库单、出库单等）、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证等）及相关附件。

2.会计账簿类：总账、明细账（如收入明细账、支出明细账、往来款明细账等）、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、固定资产卡片（报废清理后保管5年）、辅助账簿（如备查账）。

3.财务报告类：月度、季度、半年度财务报告（包括资产负债表、收入费用表、预算执行情况表等）、年度财务报告（决算）及附注、财务分析报告。

4.其他会计资料类：银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表、工资发放明细表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等。

（二）归档要求。

1.纸质档案整理：

（1）会计凭证应按月份和凭证编号顺序装订，每册厚度不超过2厘米，封面需注明单位名称、年度、月份、凭证种类（收/付/转）、起止号码，由装订人、会计主管人员在封签处签字或盖章。

（2）会计账簿应按年度整理，活页账需去除空白页并按页码顺序装订成册，加具封面，注明账簿名称、年度、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖骑缝章；订本账可保持原装订形式，但需在封面标注完整信息。

（3）财务报告应按年度、季度、月度分类整理，装订成册，封面注明报告种类、编制期间、单位名称，由编制人员和会计主管人员签字或盖章。

2.电子档案管理：

（1）学校财务信息系统需支持电子会计资料的生成、传输和存储，确保电子档案的来源可靠、程序规范、内容完整。电子会计凭证（如电子发票、财政电子票据）需附有电子签名或数字证书，满足《电子签名法》要求。

（2）电子档案应与纸质档案同步归档（双套制），特殊情况下仅以电子形式保存的，需经档案管理部门和财务部门共同认定其符合长期保管要求，并报上级主管部门备案。

（3）电子档案的存储格式应为通用格式（如PDF、XML），避免使用专有格式；元数据（如文件形成时间、责任人、版本号