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好用的档案管理制度(校外民办培训机构)

校外民办培训机构档案管理制度

总则

为了加强校外民办培训机构档案管理，提高档案利用效率，维护机构的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》以及相关法律法规，结合本校外民办培训机构实际情况，特制定本档案管理制度。

档案管理机构与人员职责

1.档案管理机构

设立专门的档案管理部门，负责统筹、协调和监督本机构的档案管理工作。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案存储设施，确保档案的安全保管和有效利用。

2.档案管理人员职责

-档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储、保管和检索等工作。

-严格执行档案管理制度，确保档案的完整性、准确性和安全性。定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。

-负责档案的借阅、查阅和复制等服务工作，严格按照规定办理相关手续，确保档案的合理利用。对档案利用情况进行登记和统计，为机构决策提供参考依据。

-加强对档案信息化建设的管理，推动档案管理的数字化和网络化进程。负责档案管理系统的维护和更新，确保档案信息的安全和有效传输。

-开展档案宣传和教育工作，提高机构员工和学员的档案意识。组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。

档案分类与范围

1.行政档案

-机构设立、变更、注销等相关文件，包括办学许可证、营业执照、税务登记证等。

-机构章程、规章制度、年度工作计划和总结等。

-机构领导班子会议记录、办公会议记录、专题会议记录等。

-机构人事档案，包括员工招聘、录用、考核、奖惩、培训、离职等相关文件。

-机构财务档案，包括财务报表、会计凭证、审计报告等。

-机构安全管理档案，包括安全管理制度、安全检查记录、安全事故处理报告等。

2.教学档案

-教学计划、教学大纲、课程标准等教学文件。

-教师教学档案，包括教师教案、教学总结、教学评价等。

-学员学籍档案，包括学员入学登记表、成绩册、考勤记录、奖惩记录等。

-教学设备档案，包括教学设备采购合同、使用说明书、维修记录等。

-教学研究档案，包括教学改革方案、教学成果奖申报材料等。

3.招生档案

-招生宣传资料，包括招生简章、宣传海报、招生广告等。

-招生报名资料，包括学员报名登记表、身份证复印件、学历证书复印件等。

-招生录取资料，包括录取通知书、入学缴费凭证等。

4.学员活动档案

-学员社团活动档案，包括社团章程、活动计划、活动总结等。

-学员竞赛活动档案，包括竞赛通知、参赛名单、获奖证书等。

-学员社会实践活动档案，包括实践活动方案、实践报告等。

5.其他档案

-机构与外部单位签订的合同、协议等文件。

-机构获得的荣誉证书、奖牌等相关资料。

-机构举办的各类会议、活动的相关资料，包括会议通知、会议议程、会议纪要、活动照片、活动视频等。

档案收集与整理

1.档案收集

-各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理部门的要求，及时、准确地收集本部门产生的各类档案资料。

-档案收集范围应涵盖机构各项工作的全过程，包括文件、资料、图表、照片、音像等各种载体的档案。

-对于机构外部来文，由行政部门负责收集，并及时移交档案管理部门。

-对于机构内部产生的档案资料，各部门应在文件形成后的一个月内将档案资料移交档案管理部门。

2.档案整理

-档案管理部门收到各部门移交的档案资料后，应及时进行整理。整理工作包括分类、编号、装订、编目等。

-档案分类应按照本制度规定的档案分类标准进行，确保档案分类的科学性和合理性。

-档案编号应遵循唯一性和系统性原则，采用统一的编号方法，便于档案的管理和检索。

-档案装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。对于纸质档案，应采用线装或胶装的方式进行装订；对于电子档案，应进行备份和存储。

-档案编目应详细、准确，包括档案名称、档号、日期、保管期限等信息。编目工作完成后，应建立档案目录数据库，实现档案的信息化管理。

档案保管与安全

1.档案保管

-档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、密集架等。档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件，确保档案的安全保管。

-档案应按照分类、编号的顺序存放在档案柜或密集架中，便于查找和管理。对于重要档案，应采用专柜存放的方式进行保管。

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