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一、采购流程适用场景说明
二、从材料申请到验收的执行步骤
（一）需求发起与申请
操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）
操作内容：
需求部门根据实际工作需要（如生产消耗、办公使用、项目实施等），填写《材料采购申请单》，明确以下信息：
材料名称、规格型号、技术参数（如尺寸、材质、功能标准等）；
需求数量、预计到货日期（紧急采购需标注“紧急”及原因）；
采购用途（简要说明用于具体工作场景，如“生产线日常维护”“新项目筹备”等）；
预算金额（需参考历史采购价格或市场预估，并注明资金来源）。
需求部门负责人（如生产部经理*）对申请材料的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至采购部。
关键点：申请材料需清晰、具体，避免模糊描述（如“一批办公用品”应明确为“A4纸500张，70g，白色”）；紧急采购需提前与采购部沟通，保证可协调资源。
（二）审核与预算确认
操作主体：采购部、财务部
操作内容：
采购部收到《材料采购申请单》后，重点审核：
材料规格、数量是否与实际需求匹配；
预算金额是否在部门年度预算范围内；
是否存在可替代的现有库存材料（如仓库有同类库存且可用，需建议优先领用）。
财务部对预算金额的合规性、资金到位情况进行复核，确认无误后签字。
对于超预算采购（如单次申请金额超出部门季度预算10%及以上），需提交至分管副总*审批，审批通过后方可进入下一环节。
输出成果：《材料采购申请单》（经采购部、财务部、分管副总签字确认）
（三）采购计划制定与供应商选择
操作主体：采购部
操作内容：
采购部根据审核通过的申请单，制定《采购计划》，明确采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购等）、供应商筛选标准（如资质、价格、供货周期、质量口碑等）。
根据采购方式开展供应商选择：
询比价采购：向至少3家合格供应商发出询价单，收集报价、供货周期、质保方案等信息，填写《供应商比价/议价记录表》，对比分析后推荐最优供应商；
单一来源采购：如仅1家供应商能满足特殊技术要求，需说明理由并附供应商资质证明，报采购经理*审批。
确定供应商后，与供应商签订《采购合同》（或订单），明确材料规格、数量、价格、交货时间、验收标准、违约责任等条款。
关键点：供应商需具备合法经营资质（如营业执照、相关行业许可证），优先选择合作良好、质量稳定的长期供应商。
（四）采购执行与订单跟踪
操作主体：采购部
操作内容：
采购部根据《采购合同》向供应商下达正式采购订单，同步提供交货地址、联系人（如采购员*）、收货时间要求等信息。
供应商发货后，采购部及时跟踪物流信息，保证材料按期到货；如遇延迟（如不可抗力或供应商原因），需第一时间通知需求部门，协商调整到货时间或启动备选方案。
材料到货前，采购部提前通知需求部门及仓库做好收货准备（如安排人员卸货、准备验收工具等）。
（五）材料到货与初步核对
操作主体：采购员、仓库管理员
操作内容
材料送达后，采购员与仓库管理员共同进行初步核对：
核对送货单信息（材料名称、规格、数量）是否与采购订单一致；
检查外包装是否完好，有无破损、浸湿等异常情况；
核对供应商信息（名称、联系人）是否与合同一致。
初步核对无误后，仓库管理员在送货单上签字确认，并通知需求部门准备验收；如发觉数量不符、包装破损等问题，需当场拍照记录，及时与供应商沟通处理（如拒收、补货等），同时上报采购经理*。
（六）材料验收与质量确认
操作主体：需求部门、质检部（如涉及质量检测）、采购部
操作内容：
需求部门会同质检部（必要时邀请采购部）对材料进行专业验收：
数量验收：清点实际到货数量是否与订单一致；
质量验收：根据技术参数、质量标准（如国标、行标或合同约定的技术指标）进行检测，可通过外观检查、功能测试、提供第三方检测报告等方式确认；
用途适配性验收：验证材料是否符合申请时明确的使用场景需求（如生产用材料需适配生产线设备参数）。
验收合格后，需求部门、质检部（参与验收时）、采购部共同在《材料验收单》上签字确认；验收不合格的，需详细记录问题（如“尺寸偏差+2mm”“功能不达标”），由采购部联系供应商办理退换货或索赔事宜，并同步更新供应商履约评价记录。
关键点：验收需在材料到货后24小时内完成（紧急采购可缩短至4小时内），避免因拖延导致责任不清。
（七）入库登记与付款申请
操作主体：仓库管理员、财务部
操作内容：
仓库管理员凭签字确认的《材料验收单》办理入库手续，更新库存台账（录入材料名称、规格、数量、入库日期、批次等信息），保证账实相符。
采购部收集全套采购资料（申请单、审批表、采购合同、订单、验收单、发票复印件等），整理后提交财务部申请付款。
财务部审核资料完整性、合规性无误后，按合同约定付款周期安排付款（如预付30%、到货验收后付70%），并同步更新应付账款台账。
（八）资料归
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