橄榄球俱乐部行政文件归档管理制度.doc

橄榄球俱乐部行政文件归档管理制度

一、总则

1.目的

为加强本橄榄球俱乐部行政文件的规范化管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，便于文件的查阅、利用和传承，特制定本归档管理制度。

2.适用范围

本制度适用于俱乐部内所有部门在日常运营管理过程中产生的各类行政文件的归档管理工作，包括但不限于上级来文、内部发文、会议文件、报告、函件等。

3.管理原则

-集中管理原则：行政文件的归档工作由俱乐部行政主管部门统一负责，集中管理，确保文件管理的一致性和规范性。

-分类科学原则：按照文件的来源、内容、时间等因素进行科学分类，便于查找和利用。

-真实完整原则：归档文件必须真实反映俱乐部的工作实际情况，保证文件内容的完整性，不得随意篡改或遗漏。

二、文件归档范围

1.上级来文

-政府部门、体育行业协会等上级单位下发的与俱乐部运营管理相关的政策法规、通知、指示、批复等文件。

-上级单位组织的各类会议文件、培训资料等。

2.内部发文

-俱乐部管理层发布的各类规章制度、工作计划、工作总结、工作汇报等文件。

-各部门之间的请示、批复、函件等往来文件。

3.会议文件

-俱乐部董事会会议、管理层会议、部门会议等各类会议的通知、议程、会议记录、会议纪要等文件。

-会议中形成的决议、提案、讨论材料等相关资料。

4.人事文件

-员工招聘、入职、离职、转正、晋升、调动等相关的文件和资料，包括简历、面试记录、录用通知、人事变动审批表等。

-员工培训计划、培训记录、考核成绩等文件。

-员工薪酬福利、绩效考核等方面的文件和报表。

5.财务文件

-俱乐部的财务预算、决算报告，财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表等）。

-财务收支凭证、发票、报销单据、税务申报资料等。

-财务审计报告、财务管理制度等相关文件。

6.业务文件

-俱乐部的赛事组织策划文件，包括赛事方案、参赛队伍信息、比赛成绩等。

-会员管理文件，如会员申请表、会员合同、会员活动记录等。

-场地租赁、器材采购、合作协议等业务往来文件。

7.宣传文件

-俱乐部宣传资料、海报、宣传视频等制作过程中的相关文件和素材。

-媒体报道、新闻稿件、网络推广文案等文件。

三、文件整理与分类

1.文件整理要求

-各部门在日常工作中应及时收集、整理本部门产生的文件资料，确保文件的完整性和准确性。

-对文件进行初步筛选，剔除无关紧要、重复或失效的文件。

-对文件进行排序，一般按照文件的形成时间、重要程度等进行排列。

2.分类方法

-按来源分类：分为上级来文、内部发文、外部来文（如合作单位函件等）。

-按内容分类：可分为行政管理、人事管理、财务管理、业务管理、宣传推广等类别。

-按时间分类：以年度为单位，将每年的文件单独归档，便于查找和统计。

-综合分类：结合上述多种分类方法，建立多层次的分类体系。例如，先按来源分类，再在每个来源类别下按内容分类，最后在内容类别下按时间分类。

四、文件编号与编目

1.文件编号规则

-为便于文件的识别和管理，对归档文件进行统一编号。编号采用“部门代码+文件类别代码+年份+顺序号”的格式。

-部门代码：根据俱乐部各部门名称，取其首字母大写作为代码，如行政部门为“XZ”，财务部门为“CW”等。

-文件类别代码：根据文件分类，用两个大写字母表示，如上级来文为“SL”，内部发文为“NF”等。

-年份：采用公元纪年的后两位数字，如“23”表示2023年。

-顺序号：从001开始，按文件归档顺序依次编号。

-示例：行政部门2023年收到的第5份上级来文，编号为“XZ-SL-23-005”。

2.编目内容

-对归档文件进行编目，编制文件目录。文件目录应包含文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等信息。

-文件名称：应准确反映文件的主要内容，尽量使用原文件标题，如无标题则根据文件内容自行拟定。

-日期：填写文件的形成日期，格式为“年/月/日”。

-来源：注明文件的发文单位或部门。

-保管期限：根据文件的重要性和实际需要，确定文件的保管期限，一般分为短期（1-3年）、中期（3-5年）、长期（5年以上）。

五、文件装订与装盒

1.装订要求

-对于纸张较多的文件，应进行装订。装订应牢固、整齐，不影响文件的阅读和查阅。

-去除文件上的金属装订物，如订书