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建筑项目备用金管理执行细则

一、总则

（一）目的与依据

为规范建筑项目备用金的管理，确保资金安全、高效、合规使用，依据国家相关财经法规及公司财务管理规定，结合建筑行业项目管理特点，特制定本细则。

（二）定义

本细则所称备用金，是指为满足建筑项目日常运营中发生的小额、零星、紧急支出需求，而预先拨付给项目指定人员（通常为项目出纳或指定经办人）的周转资金。备用金主要用于支付项目现场办公用品采购、小额材料费、市内交通费、差旅费、零星劳务费、小额维修费及其他经批准的零星支出。

（三）适用范围

本细则适用于公司所有在建及新建建筑工程项目的备用金管理。项目全体员工涉及备用金的申请、领用、使用、报销及归还等行为，均须遵守本细则。

二、管理职责

（一）项目经理

作为项目备用金管理的第一责任人，对项目备用金的安全、合规使用负全面领导责任。负责审批项目备用金的年度额度、大额备用金的申请、以及对备用金管理过程中重大事项的决策。

（二）项目财务部门（或财务负责人/指定财务人员）

1.备用金管理的日常牵头部门：负责备用金制度在项目层面的具体执行、解释与监督。

2.申请与发放：根据项目实际需求，按规定流程申请备用金，经批准后办理领用手续。

3.核算与监督：负责备用金的明细核算，定期与备用金保管人进行对账，监督备用金的使用方向和报销及时性。

4.风险管控：关注备用金使用过程中的潜在风险，发现违规行为及时制止并向项目经理及公司财务部门报告。

（三）备用金保管人（通常为项目出纳或指定经办人）

1.安全保管：对领用的备用金负有直接保管责任，确保资金安全，防止遗失、被盗或挪用。

2.规范使用：严格按照规定用途使用备用金，不得擅自改变用途或超范围支出。

3.及时报销：对备用金支出，应督促经办人及时取得合法、合规的原始凭证，并按规定时限办理报销手续，补足备用金。

4.日清月结：建立备用金日记账，逐笔登记备用金的收付情况，做到日清月结，账实相符。

（四）各部门及经办人

1.合规申请：因业务需要借用备用金或使用备用金支付时，须符合本细则规定的范围和程序。

2.票据索取：在发生费用支出后，应及时向对方索取合法、合规的原始凭证（如发票、收据等），并确保票据信息真实、完整。

3.及时报销：费用发生后，应在规定期限内整理好原始凭证，填写报销单，按审批流程办理报销手续。

（五）公司财务部门

1.制度制定与修订：负责公司层面备用金管理制度的制定、修订与解释。

2.监督与检查：对各项目备用金管理情况进行定期或不定期的监督检查与指导。

3.业务培训：组织开展备用金管理相关业务培训，提高项目人员的规范意识。

三、备用金的申请与审批

（一）备用金的申请

1.首次申请/年度申请：项目财务部门应在项目开工初期或每个会计年度初，根据项目规模、预计零星支出频率和金额，估算项目备用金年度或季度额度，报项目经理审批后，作为日常备用金管理的参考。

2.日常补充申请：当备用金余额低于日常周转所需或预计将发生较大额零星支出时，由项目财务部门（或备用金保管人）提出备用金补充申请。

（二）申请材料

申请备用金时，应提交《备用金申请单》，注明申请部门、申请人、申请日期、申请金额、用途说明、预计使用期限等信息。对于大额或特殊用途的备用金申请，还需附相关情况说明或支出预算。

（三）审批流程

1.项目财务部门（或备用金保管人）填写《备用金申请单》。

2.项目经理进行审核与审批。对于金额较大或有特殊情况的申请，项目经理可根据公司规定，报请公司财务部门及相关领导审批。

3.审批通过后，项目财务部门（或备用金保管人）凭审批后的《备用金申请单》到公司财务部门或指定银行办理领用手续。

四、备用金的核定与领用

（一）备用金限额核定原则

备用金限额应根据项目实际情况，遵循“小额、零星、必需”的原则核定。一般应能满足项目约一至两周的零星支出需求，具体额度由项目经理根据实际情况审批确定，并报公司财务部门备案。

（二）领用方式

备用金一般以银行转账方式转入备用金保管人指定的专用备用金账户（或项目统一的备用金账户）。确因特殊情况需领用现金的，须严格遵守现金管理规定。

（三）领用登记

备用金保管人在领用备用金时，须在相关凭证上签字确认。项目财务部门应建立备用金领用台账，记录领用日期、金额、领用人等信息。

五、备用金的使用与报销

（一）使用范围

备用金仅限用于支付项目日常运营中发生的、金额较小的、不便通过银行转账等其他方式结算的零星支出，主要包括：

1.办公用品、低值易耗品的采购支出（单次或累计金额在规定限额以下）。

2.市内交通费、差旅费（符合公司差旅标准的小额支出）。

3.小额的劳务报酬（如临时杂工等，需附身份证明及签收记录）。

4.小额的维修、维护费用