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合同审批与归档标准化流程工具包

一、适用范围与典型应用场景

本工具包适用于企业内部各类合同的全生命周期管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等类型。典型应用场景包括：业务部门发起新合同审批、跨部门协作审核合同条款、法务部门把控法律风险、财务部门审核资金条款，以及合同签署后的标准化归档与后续查阅。通过统一流程，可提升合同管理效率，规避法律风险，保证合同资料的完整性与可追溯性。

二、标准化操作流程详解

1.合同发起与材料准备

发起主体：业务部门经办人（如经理）根据业务需求，拟定合同草案。

必备材料：

（1）合同文本（需明确双方主体、标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款）；

（2）附件（如对方资质证明、技术协议、报价单等，需加盖对方公章）；

（3）《合同审批单》（见“核心工具模板”部分，需填写合同基本信息、审批流程及部门意见）。

发起方式：通过企业OA系统或纸质流程提交审批单及合同材料，同步电子版附件。

2.部门初审（业务部门负责人审核）

审核人：业务部门负责人（如总监）。

审核重点：

（1）合同内容是否符合业务需求，标的、数量、价格等关键信息是否准确；

（2）对方主体资质是否有效（如营业执照、行业许可证等）；

（3）附件材料是否完整、与合同内容一致。

输出结果：审核通过后签字确认；若需修改，退回经办人调整并重新提交。

3.法务审核（法务部门专项审核）

审核人：法务专员（如律师）。

审核重点：

（1）合同条款合法性（是否符合《民法典》等相关法律法规）；

（2）权利义务对等性，是否存在显失公平条款；

（3）违约责任、争议解决方式等条款是否明确、可执行；

（4）知识产权、保密条款等特殊约定是否完善。

输出结果：出具《法务审核意见书》，通过则签字；不通过列明修改意见，经办人调整后重新提交。

4.财务审核（财务部门资金条款审核）

审核人：财务经理（如会计主管）。

审核重点：

（1）合同金额是否符合预算，付款方式、进度是否合理；

（2）税费条款是否清晰，发票类型（如增值税专用发票）与业务匹配；

（3）履约保证金、质保金等约定是否符合财务制度；

（4）对方账户信息是否准确，避免收款风险。

输出结果：审核通过签字；若涉及资金风险，提出调整建议并同步至业务部门。

5.领导审批（按权限分级审批）

审批人：根据合同金额或类型确定审批层级（如：

金额≤10万元：部门负责人+分管副总（如副总）；

10万元＜金额≤50万元：分管副总+总经理（如总经理）；

金额＞50万元：总经理+董事长（如董事长））。

审批重点：合同是否符合公司战略，重大风险是否可控，资源投入是否合理。

输出结果：审批通过后签字确认；未通过则退回并说明理由。

6.合同签署与生效

签署方式：

（1）电子签署：通过合法第三方电子签名平台（如e签宝、法大大），完成双方签字盖章，电子签名与手写签名具有同等法律效力；

（2）纸质签署：打印纸质合同文本，由法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章，对方需同步完成签署。

生效条件：合同自双方签字盖章之日起生效，或按约定条件（如收到定金后）生效。

7.归档准备与材料整理

整理内容：

（1）最终版合同文本（含签字盖章页）；

（2）《合同审批单》及各环节审核意见（法务意见书、财务审核记录等）；

（3）所有附件（资质证明、报价单、技术协议等）；

（4）签署凭证（如电子签署回执、快递签收记录）。

核对要求：保证材料完整、无缺页，电子版与纸质版内容一致。

8.档案入库与登记

分类归档：按合同类型（采购/销售/服务等）、年份分类，每类合同按“合同编号”顺序排列。

编号规则：示例“HT-年份-合同类型-流水号”（如HT-2024-CG-001，代表2024年采购合同001号）。

登记台账：将合同信息录入《合同管理台账》（见“核心工具模板”），包括合同编号、名称、类型、金额、签署日期、归档编号、存放位置等。

存储方式：纸质档案存入专用档案柜，标注“防火防潮”；电子档案备份至企业服务器或云端加密存储，定期检查备份有效性。

三、核心工具模板清单

模板1：合同审批单

合同编号

合同名称

合同类型

□采购□销售□服务□租赁□其他

对方主体

合同金额

签订日期

有效期

发起部门

发起人

联系方式

合同主要内容摘要（可附页）

附件清单（名称及份数）

1.2.3.

审批流程

部门意见

签字

日期

业务部门负责人

法务专员

财务经理

分管领导

总经理/董事长

备注

模板2：合同管理台账

合同编号

合同名称

合同类型

甲方/乙方

合同金额

签订日期

生效日期

到期日期

审批状态

□待审批□已审批□已签署□已归档□履行中□已终止

归档编号

存放位置

保管人

查阅记录（查阅人/日期/事由）

模板3：合同归档清单

归档日期

合同编号

合同名称

归档