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公司档案数字化管理师现场作业操作规程

文件名称：公司档案数字化管理师现场作业操作规程

编制部门：

综合办公室

编制时间：

2025年

类别：

两级管理标准

编号：

审核人：

版本记录：第一版

批准人：

一、总则

本规程适用于公司档案数字化管理师在档案数字化管理过程中的现场作业。使用场景包括档案整理、扫描、录入、备份等环节。基本规定如下：

1.数字化管理师应熟悉档案数字化流程和相关技术规范。

2.严格遵守操作规程，确保档案数据的安全、完整和准确性。

3.操作过程中应佩戴防护用品，保持工作环境整洁，确保人身安全。

4.定期对数字化设备进行维护和保养，确保设备正常运行。

5.遵守国家相关法律法规，保护档案信息安全。

二、操作前的准备

1.防护用具的使用方法：

a.数字化管理师在作业前应佩戴护目镜，以防止飞溅的灰尘或纸张碎片伤害眼睛。

b.手套：操作扫描仪或手动处理档案时，应佩戴防滑手套，以减少手部疲劳和可能的划伤。

c.防尘口罩：在档案库房或扫描过程中，如空气质量较差，应佩戴防尘口罩，避免吸入有害颗粒物。

d.防静电手腕带：在处理电子设备或静电敏感的档案材料时，应佩戴防静电手腕带，以防止静电损坏设备或档案。

2.设备启机前的检查项目：

a.检查扫描仪、电脑等设备的电源线是否完好，接口是否牢固。

b.确认扫描仪的扫描头清洁，无灰尘或污渍。

c.检查电脑系统是否更新至最新版本，确保软件兼容性。

d.验证扫描软件是否正常运行，界面显示是否正常。

e.检查扫描仪的进纸单元是否顺畅，纸张输送路径是否清晰。

3.作业区域的准备要求：

a.确保作业区域光线充足，避免强光直射屏幕，造成视觉疲劳。

b.保持作业区域整洁，清除地面上的杂物，防止滑倒或绊倒。

c.档案库房应保持适宜的温度和湿度，避免档案材料受潮或干燥。

d.设置“正在作业”的标识，提醒他人不要打扰，确保作业的连续性和专注度。

e.准备必要的辅助工具，如剪刀、胶带、文件夹等，以方便档案整理和归档。

f.设置紧急停止按钮或报警装置，以便在紧急情况下迅速停止作业。

在进行操作前的准备时，数字化管理师应认真执行以上步骤，确保作业安全、高效地进行。

三、操作的先后顺序、方式

1.设备操作或工艺执行的步骤流程：

a.启动设备：首先打开电源，确保设备进入待机状态。

b.设置参数：根据档案材料和扫描需求，设置扫描分辨率、色彩模式等参数。

c.放置档案：将档案材料平稳放置在扫描仪的载物台上，确保档案平整无折角。

d.扫描作业：按下扫描按钮，启动扫描程序，开始扫描档案。

e.档案整理：扫描完成后，对扫描得到的电子文件进行整理，包括命名、分类和归档。

f.数据备份：将整理好的电子档案进行备份，确保数据安全。

g.关闭设备：完成所有操作后，关闭扫描仪和电脑，断开电源。

2.特殊工序的操作规范：

a.对于特殊材质的档案，如易碎、易损的纸质材料，应采用低分辨率扫描，并轻柔放置。

b.对于含有金属物件的档案，应先去除金属部分或使用非磁性扫描设备。

c.对于需要多页扫描的档案，应确保每页文档都正确放置，避免漏扫或重复扫描。

3.异常工况的处理方法：

a.如果扫描仪出现卡纸现象，应立即停止扫描，轻轻取出卡住的纸张，避免强行拉扯造成损坏。

b.如果电脑系统出现死机或软件异常，应重启电脑，必要时联系技术支持。

c.如果扫描图像质量不佳，应检查扫描仪的清洁度，调整扫描参数，或重新扫描。

d.如果档案材料出现破损或污渍，应在扫描前进行处理，如修补、清洁，以确保扫描效果。

e.在处理异常工况时，应记录详细情况，包括时间、原因和处理措施，以便后续分析和改进。

在操作过程中，数字化管理师应严格按照上述步骤和规范进行，遇到异常情况应迅速而谨慎地处理，确保档案数字化工作的顺利进行。

四、操作过程中机器设备的状态

1.正常工况参数：

a.扫描仪：运行时噪音在正常范围内，无异常震动，扫描速度稳定，图像质量符合预设参数。

b.电脑：运行时风扇噪音正常，无过热现象，系统响应迅速，无死机或卡顿。

c.网络设备：连接稳定，数据传输速率符合要求，无断线或延迟现象。

d.环境监控：室内温度和湿度在预设范围内，无异常波动。

2.典型故障现象：

a.扫描仪：扫描过程中出现卡纸、图像模糊、扫描速度缓慢等问题。

b.电脑：系统运行缓慢、频繁死机、蓝屏、网络连接不稳定等。

c.网络设备：网络中断、数据传输速率下降、设备过热等。

d.环境监控：温度或湿度超出预设范围，设备出现报警信号。

3.状态监测的操作要求：

a.定期检查：数字化管理师应定期对设备进行检查，包括外观、运行状态和连接线缆。

b.监听声音