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2026年供水公司供应商质量约谈管理制度

第一章总则

第一条为规范公司供应商质量约谈工作，及时整改供应商提供产品/服务的质量问题，强化供应商质量管理责任，保障公司供水生产、运维等环节的物资供应安全与质量稳定，结合公司供应商管理、物资采购及质量管控实际，依据《中华人民共和国产品质量法》《政府采购法》《民法典》（合同编）等相关法律法规，制定本供应商质量约谈管理制度。

第二条本制度适用于公司所有合作供应商（包括管材、药剂、检测设备、供水设备等物资供应商，及运维、检测等服务供应商）的质量约谈全流程，涵盖约谈触发、约谈筹备、约谈实施、整改跟踪、结果应用等环节；外协单位代为采购物资涉及质量问题的，参照本制度对对应供应商开展约谈。

第三条供应商质量约谈遵循四大核心原则：一是问题导向原则，聚焦质量问题本质，明确整改要求，不流于形式；二是权责对等原则，根据质量问题严重程度、供应商责任占比开展约谈，划分整改责任；三是闭环管理原则，从约谈启动到整改验收形成完整闭环，确保问题整改到位；四是分级管理原则，按质量问题严重程度分级开展约谈，匹配不同的整改要求与结果应用方式。

第四条各部门职责划分：采购管理部门为供应商质量约谈牵头部门，负责约谈组织、供应商对接、整改跟踪；质量管理部门负责质量问题核查、整改验收标准制定；使用部门负责反馈产品/服务质量问题、配合整改效果验证；法务部门负责约谈过程的合规性审核、违约责任界定；审计部门负责监督约谈流程及整改结果的落实情况。

第二章约谈范围与触发条件

第五条约谈范围界定：本制度所指质量约谈覆盖所有因产品/服务质量问题影响公司正常运营的供应商，包括但不限于：物资供应类供应商（管材、净水药剂、仪表设备等）、服务类供应商（管网检测、设备维保、水质检测等）、工程类供应商（管网改造、二次供水设施建设等）。

第六条约谈触发条件：供应商出现以下情形之一的，启动质量约谈程序：一是单次交付物资抽检不合格率达到规定比例，或连续批次出现质量指标不达标；二是提供的产品/服务导致公司生产运维环节出现质量隐患或事故；三是售后响应不及时、整改不到位，影响物资正常使用；四是产品/服务与合同约定标准不符，且拒不配合核实整改；五是监管部门抽检发现供应商提供产品存在质量问题；六是其他经公司判定需开展质量约谈的质量问题情形。

第七条约谈分级标准：根据质量问题严重程度、影响范围，将约谈划分为普通约谈、重点约谈、严肃约谈三个等级。普通约谈适用于轻微质量问题，由采购管理部门单独约谈；重点约谈适用于较严重质量问题，由采购管理部门联合质量管理部门约谈；严肃约谈适用于重大质量问题或多次整改不到位的情形，由公司管理层牵头约谈。

第三章约谈筹备管理

第八条约谈申请与审批：质量问题发生后，使用部门或质量管理部门向采购管理部门提交约谈申请，说明问题详情、影响范围、初步责任判定等；采购管理部门审核申请材料，根据问题等级确定约谈等级及参与部门，普通约谈报部门负责人审批，重点/严肃约谈报管理层审批；审批通过后，正式启动约谈筹备工作。

第九条证据收集整理：采购管理部门联合质量管理部门收集质量问题相关证据，包括检测报告、现场照片/视频、合同条款、沟通记录、使用记录等；证据需真实、完整、可追溯，按规范整理成册，作为约谈时明确问题、界定责任的核心依据；涉及第三方检测的，需提供具备资质的检测机构出具的报告。

第十条约谈通知送达：采购管理部门在约谈前规定时限内，以书面形式向供应商送达约谈通知，明确约谈时间、地点、参与人员、约谈事由、需准备的材料等；供应商需在收到通知后规定时限内反馈是否参会，无故缺席的，视为认可约谈指出的质量问题，公司将按合同约定追究违约责任。

第十一条约谈方案制定：采购管理部门根据约谈等级制定约谈方案，明确约谈议程、核心沟通要点、整改要求框架、结果应用建议等；重点/严肃约谈的方案需组织参与部门评审，确保方案针对性、可操作性，为约谈实施提供清晰指引。

第四章约谈实施管理

第十二条约谈参会要求：普通约谈由采购管理部门、质量管理部门及使用部门相关人员参会；重点约谈增加法务部门人员参会；严肃约谈由公司管理层、采购、质量、使用、法务、审计等部门人员参会；供应商需由其质量负责人或授权代表参会，重大问题需法定代表人参会，未按要求参会的，约谈延期且加重后续整改要求。

第十三条约谈沟通要求：约谈过程中，先由公司相关部门陈述质量问题事实、展示证据，明确问题造成的影响及损失；再由供应商说明问题原因、整改措施及时间安排；双方就整改责任、整改标准、整改时限等核心内容达成一致，无法达成一致的，由法务部门依据合同条款界定违约责任。

第十四条约谈记录要求：约谈过程需安排专人记录，完整记录双方发言内容、达成的共识、未达成一致的争议点、整改要求等；约谈记录需经双方参会人员签字确