2026年供水公司采购退货理赔管理制度.docxVIP

2026年供水公司采购退货理赔管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购退货理赔管理工作，明确退货理赔流程及责任划分，保障公司合法权益，降低采购损失，维护良好的供应商合作关系，结合公司供水物资采购、服务采购实际场景，依据《中华人民共和国民法典》（合同编）、《中华人民共和国产品质量法》等相关法律法规，制定本采购退货理赔管理制度。

第二条本制度适用于公司所有采购物资/服务的退货申请、审核、执行及理赔协商、定损、赔付落地等全流程管理；外协单位代采物资的退货理赔参照本制度执行，需明确代采责任边界；应急采购物资的退货理赔可简化流程，但需保留核心审核及取证环节。

第三条采购退货理赔遵循四大核心原则：一是权责对等原则，根据退货理赔原因界定公司与供应商的责任，不无故追责也不放弃合法权益；二是证据充分原则，退货理赔需以检测报告、合同条款、沟通记录等为依据，确保诉求有理有据；三是高效处置原则，发现退货理赔情形后及时启动流程，避免损失扩大；四是友好协商原则，优先与供应商协商解决，协商无果的通过法律途径维权。

第四条各部门职责划分：采购管理部门为退货理赔牵头部门，负责退货申请受理、供应商沟通、理赔协商、流程跟进；质量管理部门负责物资质量检测、出具检测报告，界定质量类退货理赔责任；使用部门负责反馈物资/服务使用问题、提供使用记录，配合退货理赔取证；财务管理部门负责理赔金额核算、退款/赔付资金管控；法务部门负责理赔争议的法律支持、维权方案制定；审计部门负责监督退货理赔流程的合规性及损失核算的准确性。

第二章退货理赔范围与分类

第五条退货范围界定：符合以下情形的采购物资可申请退货：一是物资质量不符合合同约定或国家/行业标准（如管材壁厚不达标、净水药剂纯度不合格、仪表设备精度不达标等）；二是物资规格、型号与采购订单不符，且无法适配公司使用需求；三是物资交付逾期且影响公司生产运维，双方协商一致退货的；四是服务类采购未达到合同约定标准，且无法通过整改达标需终止合作并退回未履约部分费用的。

第六条理赔范围界定：符合以下情形的可向供应商提出理赔诉求：一是因物资质量问题导致公司生产故障、水质不达标等直接经济损失的；二是因供应商交付逾期、服务履约不到位导致公司额外支出（如临时采购替代物资、应急运维费用）的；三是因物资包装破损、运输不当导致物资损毁，供应商未按约定补发的；四是合同约定的其他可理赔情形。

第七条分类标准：按责任主体将退货理赔分为供应商责任、公司责任、第三方责任（如物流运输）；供应商责任包含质量不合格、交付不符、履约不到位等，公司责任包含采购需求提报错误、验收不及时等，第三方责任包含物流损毁、仓储不当等。按处理方式分为协商退货理赔、强制退货理赔、法律途径维权理赔。

第三章退货管理

第八条退货申请启动：使用部门发现物资/服务存在退货情形后，需在规定时限内提交退货申请，说明退货原因、涉及物资/服务明细、数量、金额及相关证据（如检测报告、使用记录、照片视频等）；质量类退货需附质量管理部门出具的正式检测报告，非质量类退货需附合同条款及相关沟通记录。

第九条退货审核流程：采购管理部门受理退货申请后，核对申请材料的完整性及有效性，联合质量管理部门、使用部门核实退货原因及责任；供应商责任类退货，审核通过后启动与供应商的沟通程序；公司责任类退货，需报管理层审批后，与供应商协商退货事宜并承担相应责任；第三方责任类退货，需同步向第三方追责。

第十条退货执行要求：与供应商达成退货共识后，采购管理部门制定退货执行计划，明确退货物资交接时间、地点、运输方式及费用承担方；退货物资需妥善包装、标识，避免运输过程中二次损毁；交接时需双方签字确认退货清单，留存交接记录及照片；服务类退货需出具终止履约确认单，明确未履约部分及费用退回要求。

第十一条退货验收确认：供应商收到退货物资后，需在规定时限内完成验收；验收无异议的，双方确认退货完成；验收存在争议的，需补充检测或取证，重新界定责任；采购管理部门跟踪退货验收进度，确保退货流程闭环，留存所有沟通及验收记录。

第四章理赔管理

第十二条理赔申请启动：确认供应商需承担理赔责任后，采购管理部门联合财务管理部门核算损失金额，制定理赔申请，明确理赔金额、计算依据、赔付方式及期限；理赔申请需附损失证明（如维修费用票据、停产损失核算表、应急采购凭证等），报管理层初审。

第十三条理赔协商沟通：采购管理部门向供应商出具理赔告知书，说明理赔依据、金额及诉求；优先通过书面、面谈等方式与供应商协商，记录协商过程及双方意见；协商过程中需坚持合同约定及法规要求，灵活调整协商策略，争取合理赔付；重大理赔事项需法务部门全程参与，把控法律风险。

第十四条理赔定损确认：协商过程中若对损失金额存在争议，可委托第三方具备资质的机构进行定损，定损结果作为