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2026年供水公司办公设备全生命周期管理制度

第一章总则

第一条为规范本公司办公设备全生命周期管理工作，优化办公设备资源配置，降低设备采购、使用、维护成本，保障设备安全稳定运行，提升办公效率，依据《中华人民共和国政府采购法》《行政事业单位固定资产管理办法》及公司固定资产管理相关规定，结合本公司办公设备使用实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有办公设备的全生命周期管理，覆盖电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、办公桌椅、文件柜等各类办公设备，贯穿设备采购、验收、登记、使用、维护、调拨、报废的全流程；适用于公司各部门及全体员工，明确各主体在设备管理中的职责和操作规范。

第三条办公设备全生命周期管理遵循“统一采购、规范验收、实名使用、定期维护、合规报废、成本可控”的基本原则，设备管理需符合政府采购相关规定，确保采购流程合规；同时以保障办公需求为核心，兼顾设备使用效率和成本管控，避免资源闲置或浪费。

第四条各部门职责分工：行政部为办公设备全生命周期管理的核心责任部门，负责设备的统一采购、验收登记、维护调度、报废处置，建立设备管理台账；财务部负责设备采购预算审核、资金拨付、资产核算、折旧计提，配合行政部开展设备盘点；各部门负责人为本部门办公设备管理的第一责任人，负责督促本部门员工规范使用设备，提报采购、维护需求，配合设备盘点；全体员工为所使用办公设备的直接责任人，需按规使用、妥善保管设备，发现故障及时报备。

第二章全生命周期管理原则与覆盖范围

第五条核心管理原则：一是合规性原则，设备采购需符合政府采购及公司采购管理规定，大额设备采购需履行招标或比价流程，杜绝违规采购；二是全流程原则，从设备采购申请到最终报废处置，每个环节均需有记录、可追溯；三是实用性原则，设备采购和配置需贴合办公实际需求，避免采购高端配置但使用率低的设备；四是责任到人原则，每台设备明确使用人和保管人，确保设备使用状态可追责；五是成本优化原则，通过定期维护延长设备使用寿命，合理规划报废周期，降低整体运营成本。

第六条管理覆盖范围：一是设备类型覆盖，包括计算机类（台式电脑、笔记本电脑、服务器）、打印复印类（打印机、复印机、一体机）、办公家具类（办公桌椅、文件柜、会议桌）、通用电器类（空调、饮水机、投影仪）等所有办公用固定资产；二是流程环节覆盖，包括采购申请、预算审批、采购实施、到货验收、资产登记、日常使用、故障维护、内部调拨、报废评估、报废处置等全环节；三是责任主体覆盖，包括设备采购经办人、验收人、使用人、维护人员、报废审核人等所有参与设备管理的人员。

第三章各阶段管理具体措施

第七条采购阶段管理：一是需求提报，各部门根据办公需求提报设备采购申请，说明采购理由、设备规格、数量、预估预算及使用场景，经部门负责人签字后提交行政部；二是预算审核，行政部汇总采购申请后，会同财务部审核预算合理性，大额采购（单批次金额超规定标准）需报管理层审批；三是采购实施，行政部按审批结果开展采购，符合招标条件的按招标流程执行，非招标类设备需至少对比3家供应商报价，选择性价比最优的供应商；四是合同签订，采购前与供应商签订正式采购合同，明确设备规格、质保期、交货期、售后服务等条款，保障公司权益。

第八条验收与登记阶段管理：一是到货验收，设备到货后，行政部组织使用部门共同验收，核对设备型号、规格、配件是否与采购合同一致，通电测试设备运行状态，验收不合格的立即联系供应商退换货；二是资产登记，验收合格后，行政部在2个工作日内完成资产登记，为每台设备编制唯一资产编号，录入设备名称、型号、采购日期、金额、使用部门、使用人等信息，建立电子和纸质双重台账；三是标签张贴，为每台设备张贴包含资产编号、使用人、联系电话的标识标签，便于日常核查和管理。

第九条使用与维护阶段管理：一是日常使用规范，使用人需按设备操作说明使用，不得私自拆卸、改装设备，不得将办公设备用于非工作用途，电脑类设备禁止安装无关软件，避免设备故障；二是定期维护，行政部制定设备维护计划，计算机类设备每季度进行一次系统清理和硬件检查，打印复印类设备每两个月进行一次耗材检查和清洁保养，空调等电器每年换季前进行一次全面检修；三是故障处置，设备出现故障后，使用人需立即向行政部报备，行政部联系维保人员维修，属于质保期内的故障及时联系供应商处理，维修记录需纳入设备管理台账；四是调拨管理，部门间调拨设备需经行政部审批，完成调拨登记，更新设备使用部门和使用人信息，确保台账与实际使用状态一致。

第十条报废阶段管理：一是报废评估，设备达到使用年限（电脑类5年、打印类4年、办公家具类8年）或出现无法修复的故障、维修成本超过设备残值时，使用部门提报报废申请，行政部组织技术人员评估设备报废合理性；二是审批流程，报废申请经部门负责人、行政部、