样品确认书范文.docxVIP

样品确认书

一、样品确认书的核心要素

一份完整且具有法律效力的样品确认书，应包含以下关键内容，以确保信息的准确性与完整性：

（一）基础信息栏

1.确认书编号：便于归档与追溯，可自行设定规则。

2.供需双方信息：明确样品提供方（通常为供方）与接收确认方（通常为需方）的全称、联系人及联系方式。

3.样品基本信息：包括样品名称、型号规格、颜色、数量、提供日期等。

（二）确认依据与标准

1.依据文件：注明本次样品确认所依据的文件，如双方签订的合同编号、订单编号、设计图纸编号、产品规格说明书版本号或双方约定的其他技术文件。

2.确认标准：明确样品需符合的具体标准，例如行业标准、国家标准、国际标准或双方另行约定的特殊标准。

（三）样品详情与确认项目

此部分为确认书的核心，应尽可能详尽、具体地列出需要确认的项目及其要求。常见的确认项目包括：

1.外观质量：颜色（可注明色号或提供色板）、光泽度、纹理、表面处理（如喷油、电镀、丝印、移印等）、有无瑕疵（如划痕、气泡、变形等）。

2.结构与尺寸：关键部位的尺寸参数（可附图纸并标注）、结构装配是否顺畅、有无干涉。

3.材质与工艺：所用原材料的材质规格、牌号（如适用）、工艺方法是否符合要求。

4.性能与功能：产品的各项功能是否正常实现、性能参数是否达标（如适用，可附测试数据或报告摘要）。

5.包装与标识：样品的包装方式、标识内容是否符合要求（如适用）。

6.其他特殊要求：根据产品特性和双方约定的其他需要确认的特殊项目。

（四）确认结果与意见

1.总体确认意见：明确勾选或填写“样品合格”、“样品基本合格，需minor修改”或“样品不合格，需major修改/重新打样”。

2.具体反馈与修改意见：若样品存在不符合项或需修改之处，应在此处详细列出，并可附页或图片说明。对于修改内容，建议明确修改要求、完成期限及是否需要再次提交样品确认。

3.样品认可声明：如样品合格，可加入类似“本样品经确认合格，将作为后续批量生产及最终产品验收的依据之一”的声明。

（五）样品处理与效力

1.样品封存：明确样品确认后，双方是否共同封存样品，封存地点及保管责任方。

2.样品效力：声明经确认的样品及其相关技术参数、外观要求等对后续生产的约束力。

3.样品返还/处置：如需返还样品或对样品有特殊处置要求，在此注明。

（六）签署栏

1.需方确认：需方授权代表签字、部门（可选）、公司盖章、日期。

2.供方确认：供方授权代表签字、部门（可选）、公司盖章、日期。

*（注：根据实际情况，可调整为单方确认或双方确认模式。）*

二、样品确认书的撰写与使用注意事项

1.信息准确，描述清晰：避免使用模糊、歧义的词语，例如“差不多”、“大概”、“合格”等，应尽可能量化或提供可参照的标准。对于复杂或难以文字描述的特性，建议辅以图片、图纸或实物样板。

2.依据充分，标准明确：确认的依据和标准应具有可追溯性，确保双方对标准的理解一致。

3.及时确认，避免拖延：样品送达后，需方应尽快组织检验与确认工作，并及时反馈结果，以免影响项目进度。

4.书面确认，留存凭证：样品确认务必以书面形式进行，电子版本（如邮件确认）亦可，但建议最终能获取双方签字盖章的纸质版或具有同等效力的电子签章版，作为重要商业档案妥善保管。

5.版本控制，避免混淆：若样品经过多次修改与确认，应在确认书上注明版本号或修改次数，避免不同版本样品之间的混淆。

6.注重细节，防范风险：对于可能影响产品最终性能、外观或成本的关键细节，务必在确认书中明确，以减少后续生产过程中的争议。

7.样品封存，以备查验：对于确认合格的样品，建议双方共同封存，或至少供需双方各保留一份，作为大货生产、检验及可能发生质量争议时的实物依据。

8.专业术语，规范使用：在描述技术参数、材质、工艺等内容时，应使用行业内通用的规范术语。

三、样品确认书（范本）

（以下为一个通用范本，具体内容需根据实际业务情况进行调整和补充）

---

样品确认书

确认书编号：[自行填写]

一、供需双方信息

*样品提供方（供方）：[公司全称]

联系人：[姓名]联系方式：[电话/邮箱]

*样品接收确认方（需方）：[公司全称]

联系人：[姓名]联系方式：[电话/邮箱]

二、样品基本信息

*样品名称：[填写样品名称]

*型号/规格：[填写型号规格]

*颜色：[填写颜色，可注明色号或“附色板”]

*数量：[填写数量]

*样品提供日期：[年月日]

三、确认依据与标准

*依据文件：[例如：合同No.XXX/订单No.XXX/图纸No.XXX/规格书VX.X]