行业采购清单及审批流程表.docVIP

行业通用采购清单及审批流程表工具模板

一、适用场景与价值说明

本工具模板适用于企业日常运营中的各类采购场景，包括但不限于：办公物资采购（如文具、设备）、生产原材料采购、项目专项采购（如工程建设、研发材料）、服务类采购（如咨询、外包服务）等。覆盖中小企业、大型集团、事业单位等不同规模组织，旨在通过标准化流程规范采购行为，明确各环节责任，提升审批效率，降低采购风险，保证采购活动合规、经济、高效。

二、采购全流程操作指南

（一）需求提出与确认

需求发起：由需求部门（如行政部、生产部、项目部）填写《采购需求清单》，明确以下信息：

物品/服务名称、规格型号、技术参数（如尺寸、材质、功能标准）

需求数量、预估单价、预算总额（需符合部门年度预算）

采购用途（如“用于项目办公设备替换”“生产车间原料补充”）

紧急程度（标注“紧急”或“常规”，紧急采购需说明原因，如“生产断料需3日内到货”）

申请人、申请日期、需求部门负责人签字

需求审核：需求部门负责人对《采购需求清单》的必要性、合理性及预算匹配度进行审核，保证采购需求真实、必要，避免盲目采购。审核通过后，提交至采购部。

（二）采购申请编制与初审

采购申请编制：采购部收到需求后，核对《采购需求清单》信息，结合市场调研结果（如近期价格波动、供应商库存情况），编制《采购申请表》，补充以下内容：

建议供应商（如有合格供应商库，优先从库内选择；无则需提供3家以上比价信息）

采购方式（如“公开招标”“询价采购”“单一来源采购”，需说明选择依据）

预计交付时间、交付地点、验收标准

采购部负责人初审意见

初审要点：采购部重点审核采购需求是否符合企业制度、预算是否可控、采购方式是否合规，对超预算或特殊采购方式（如单一来源）需附专项说明。

（三）多级审批执行

根据采购金额及重要性，实行分级审批（以下为通用分级标准，企业可结合自身调整）：

小额采购（≤5000元）：需求部门负责人→采购部负责人→财务部复核

中额采购（5000-50000元）：需求部门负责人→采购部负责人→财务部→分管副总

大额采购（＞50000元）：需求部门负责人→采购部负责人→财务部→分管副总→总经理

审批动作：

审批人需在1个工作日内完成审批，注明“同意”“不同意”或“需补充说明”；

不同意时需明确理由，退回需求部门重新调整；

涉及跨部门采购（如IT设备需技术部确认参数），需提前征求相关部门意见。

（四）供应商选择与采购执行

供应商确定：审批通过后，采购部按《采购申请表》确定的采购方式执行：

询价采购：向3家及以上供应商询价，对比价格、质量、服务后选择最优供应商；

招标采购：按企业招标流程发布公告，组织开标、评标，确定中标供应商；

单一来源采购：仅适用于唯一供应商或特殊定制产品，需附独家授权证明及必要性说明。

合同签订：与选定供应商签订《采购合同》，明确：

物品/服务名称、规格、数量、单价、总价

交付时间、质量标准、验收方式

付款方式（如“验收合格后30日内付全款”）、违约责任

双方签字盖章（合同需经法务部审核，金额≥10万元需总经理签字）。

（五）验收入库与结算

验收入库：

物资到货后，由需求部门、采购部、仓储部共同验收（服务类采购由需求部门牵头验收）；

核对实物与合同信息是否一致（名称、规格、数量、质量），出具《验收报告》；

验收不合格：当场拒收，通知供应商退换货或终止合同，必要时追究违约责任。

结算支付：

采购部收集《采购合同》《验收报告》《发票》等资料，提交财务部；

财务部审核无误后，按合同约定付款方式办理支付，保留付款凭证。

三、模板工具清单

（一）采购需求清单（样表）

序号

物品名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

采购用途

紧急程度

申请部门

申请人

申请日期

备注

1

办公电脑

联想ThinkPadT14

台

5

6000

30000

新员工入职

常规

行政部

*小明

2024-03-01

需配备Office办公软件

2

生产原料

A型钢材

吨

10

4500

45000

车间生产

紧急

生产部

*李华

2024-03-02

含碳量≤0.2%

（二）采购申请表（样表）

申请部门

需求部门

申请人

联系方式

采购日期

行政部

行政部

*小明

138

2024-03-01

采购信息

物品名称

规格型号

单位

数量

预算总额（元）

办公电脑

联想ThinkPadT14

台

5

30000

交付与验收

预计交付时间

2024-03-10

交付地点

公司仓库

验收标准

审批意见

需求部门负责人：*（签字）日期：2024-03-01

采购部负责人：*（签字）日期：2024-03-02

财务部：*（签字）日期：2024-03-03

分管副总：*赵六（签字）日期：2024-03-04

总经理：*钱七（签字