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行政档案数字化管理操作手册

前言

行政档案作为机构运行过程中形成的重要历史记录，承载着机构的核心信息资源。随着信息技术的飞速发展，传统纸质档案管理模式在存储、检索、利用及安全等方面的局限性日益凸显。行政档案数字化管理，即将纸质档案通过扫描、著录、存储等技术手段转化为数字形式，并利用计算机系统进行管理和利用，是提升档案管理效率、保障档案信息安全、促进信息资源共享的必然趋势。

本手册旨在为各机构开展行政档案数字化管理工作提供一套系统、规范、可操作的指导方案。手册内容涵盖数字化管理的全流程，包括前期准备、档案整理、数字化加工、数据管理、系统应用、安全保障及运维等环节，力求专业性与实用性相结合，为相关从业人员提供清晰的工作指引。

一、准备与规划阶段

1.1组织领导与人员配备

行政档案数字化管理是一项系统性工程，需成立专项工作小组，明确分管领导、牵头部门及相关参与部门的职责分工。应选拔具备档案管理基础知识、熟悉信息技术应用、责任心强的人员组成工作团队，并确保团队成员相对稳定。如有必要，可聘请外部专业咨询机构或技术服务商提供支持，但机构内部人员必须全程参与，以确保对数字化成果的有效掌控。

1.2需求分析与方案制定

深入分析本机构行政档案管理的现状、痛点及未来发展需求。明确数字化管理的目标，例如：提升检索效率、实现远程查阅、节省存储空间、保障档案安全等。基于需求分析结果，制定详细的数字化管理实施方案，内容应包括：数字化范围（哪些年度、哪些类型的档案）、实施步骤、时间节点、质量标准、经费预算、风险评估及应对措施等。方案需经过充分论证和审批后方可执行。

1.3基础设施与资源准备

根据实施方案，配备必要的硬件设备，如计算机、扫描仪（平板式、高速馈纸式等，根据档案类型和数量选择）、存储设备（本地服务器、云存储等）、打印机、复印机、UPS电源等。同时，选择合适的档案管理软件系统，该系统应具备档案著录、检索、借阅、统计、权限管理、备份等基本功能，并考虑其扩展性、兼容性和安全性。此外，需准备档案整理所需的耗材，如档案盒、文件夹、标签、装订材料等。

二、档案整理与著录阶段

2.1档案筛选与鉴定

对拟数字化的纸质档案进行全面清点、筛选与价值鉴定。剔除重复、无保存价值或暂不具备数字化条件的档案。对于破损、霉变、装订不规范的档案，应先进行修复、消毒、拆卷等预处理，确保档案在数字化过程中不受损坏，并符合扫描要求。

2.2档案整理

按照档案管理的基本原则和方法，对筛选后的档案进行系统化整理。

*分类：依据本机构档案分类方案，确定档案的类别。

*排序：在同一类别内，按照年度、事由、文号等顺序进行排列。

*编目：编制档案目录，包括案卷级目录和文件级目录，确保每份档案都有唯一的标识。

*装订：对拆卷扫描的档案，扫描完成后需按原有顺序重新装订；对不拆卷扫描的档案，确保其装订牢固，便于扫描操作。

2.3著录

著录是指对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，是实现档案计算机检索的基础。

*著录项目：应根据《档案著录规则》及本机构档案管理的实际需求，确定著录项目，通常包括：档号、题名、责任者、形成日期、页数、保管期限、关键词、摘要等。

*著录规范：制定统一的著录细则，确保著录信息的准确性、一致性和规范性。著录人员需经过专门培训，熟悉著录规则和业务要求。

*著录方式：可采用手工著录后录入系统，或直接在档案管理系统中进行在线著录。

三、数字化加工阶段

3.1扫描方式与参数设置

根据档案的类型、纸张状况、重要程度及利用需求，选择合适的扫描方式（如黑白、灰度、彩色）和扫描分辨率。对于文字档案，通常采用黑白或灰度模式；对于含有图片、印章或彩色标识的档案，可采用彩色模式。扫描分辨率的选择以保证扫描图像清晰、文字可辨，并兼顾存储容量为宜。扫描前应进行参数测试，确定最佳扫描方案。

3.2扫描操作与质量控制

*扫描操作：严格按照既定的扫描方案和操作规程进行扫描。操作人员应轻拿轻放档案，避免折损。对于大幅面档案，可采用分区扫描后拼接的方式。

*质量检查：扫描完成后，应对扫描图像进行逐页检查。检查内容包括：图像是否清晰、完整，有无缺页、漏扫、多扫，图像方向是否正确，有无明显污点、黑边等。发现问题及时返工重扫。

3.3图像处理

对扫描后的图像进行必要的处理，以提升图像质量和可读性。常见的图像处理操作包括：

*纠偏：对倾斜的图像进行自动或手动纠偏。

*去污：去除图像上的污点、杂色。

*裁边：裁剪扫描图像周围多余的空白区域。

*去网纹：对印刷品档案扫描后出现的网纹进行处理。

*亮度/对比度调整：根据需要适当调整图像的亮度和对比度。

图像处理应遵循真实性原则，不得对档案原貌进行篡改。

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