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保密文件管理制度

一、总则

在当前复杂的信息环境下，保密工作是保障单位核心利益与长远发展的关键环节。保密文件作为承载敏感信息与核心数据的重要载体，其管理效能直接关系到单位的安全与稳定。为规范保密文件的产生、流转、使用及销毁等全流程管理，确保信息安全，防止失泄密事件发生，特制定本制度。

本制度所称保密文件，是指单位在各项业务活动中形成或获取的，一旦泄露可能对单位权益、声誉、运营或安全造成损害的各类纸质文档、电子数据及其它存储介质。全体员工均有遵守本制度、维护单位信息安全的责任与义务。

二、保密文件的界定与等级划分

（一）界定标准

保密文件的界定需结合其内容的敏感性、重要性及潜在影响进行综合评估。通常包括但不限于：涉及单位战略规划、财务数据、核心技术资料、未公开的重大决策、人事任免、商业谈判策略、客户隐私信息及其他明确标注需保密的文件材料。

（二）等级划分

根据文件内容的敏感程度及泄露后的危害程度，保密文件划分为以下三个等级：

1.核心保密文件：涉及单位最高核心利益，泄露将导致灾难性后果的文件。

2.重要保密文件：涉及单位重要利益，泄露将导致严重损害的文件。

3.一般保密文件：涉及单位常规利益，泄露将导致一定程度影响的文件。

文件形成时，由承办部门负责人根据上述标准提出密级建议，报单位指定保密管理部门（或分管领导）审核确定，并由文件制作人在文件首页显著位置标注密级及保密期限。

三、保密文件的制作与标识

（一）制作要求

保密文件的制作应在符合保密要求的环境下进行。电子文档的制作应使用单位授权的安全终端及软件，设置访问密码或权限控制。纸质文件的制作应确保排版规范、内容准确，避免不必要的复制。

（二）标识规范

所有保密文件均需在首页左上角清晰标注密级（如“核心保密”、“重要保密”、“一般保密”）及保密期限（如“长期”、“X年”）。电子文件还应在文件名中体现密级标识，并在文件属性中进行相应设置。

四、保密文件的收发与登记

（一）接收管理

外来保密文件应指定专人负责接收，核对文件名称、份数、发送单位等信息无误后，在《保密文件收发登记表》上详细登记，并及时交由相关负责人处理。

（二）发送管理

发出保密文件需经审批，明确发送对象、方式及份数。通过机要渠道或单位内部安全通讯系统传递，严禁通过普通邮件、非加密网络或个人通讯工具传输。发送前需由发送人在登记表中记录。

五、保密文件的传阅与使用

（一）传阅范围

保密文件的传阅应严格限定在知悉范围之内，遵循“按需知悉”和“最小化”原则。未经批准，不得擅自扩大传阅范围或将文件带离指定办公区域。

（二）使用规范

六、保密文件的保管与存档

（一）日常保管

保密文件应存放在符合安全标准的保密柜或加密存储设备中。核心和重要保密文件需由专人专柜保管，存放场所应具备防火、防潮、防盗、防磁、防虫等条件。个人不得私自保存或携带保密文件下班。

（二）归档管理

处理完毕的保密文件，应按照单位档案管理规定及时整理、编号、登记后归档。电子文件应进行规范命名和分类存储，并定期备份。归档后的文件查阅、复制、借阅需履行更严格的审批程序。

七、保密文件的复制与销毁

（一）复制控制

保密文件的复制需经原审批人或其授权人批准，严格控制复制数量和复制人员。复制件视同原件管理，标注“复制件”及复制日期、份数，并进行登记。

（二）销毁程序

对于已过保密期限且无保存价值或因其他原因需销毁的保密文件，应填写《保密文件销毁清单》，报相关负责人审批。销毁时应由两人以上在场监销，确保文件内容无法复原。纸质文件应使用专用碎纸机或送指定保密销毁机构处理；电子文件及存储介质的销毁应采用专业工具彻底清除数据，必要时进行物理销毁。

八、电子保密文件的特殊管理

鉴于电子文件的特殊性，除遵守上述一般规定外，还应加强以下管理：

1.设备安全：存储电子保密文件的计算机应安装杀毒软件和安全防护系统，设置开机密码和屏幕保护密码，禁止接入互联网或与外部网络随意连接。

3.传输加密：通过网络传输电子保密文件时，必须采用加密手段，确保传输过程中的安全。

4.介质管理：U盘、移动硬盘等可移动存储介质应专人专用，涉密与非涉密介质严格区分，禁止交叉使用。

九、监督检查与责任追究

（一）监督检查

单位保密管理部门（或指定人员）应定期或不定期对保密文件管理制度的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正违规行为，堵塞管理漏洞。各部门负责人为本部门保密工作第一责任人。

（二）责任追究

对于违反本制度规定，造成保密文件泄露或遗失的，将视情节轻重和所造成后果的严重程度，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。

十、附则

1.本制度未尽事宜，参照国家相关法律法规及单位其他保密规定执行。

2.各部门可根据本制度，结合自身实际情况制定相应的实施细则。

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