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企事业单位档案管理标准操作流程

引言

档案作为企事业单位各项活动的原始记录，是维护单位历史真实面貌、保障各项工作有序开展的重要依据，也是单位核心信息资源与无形资产的关键组成部分。建立并严格执行科学、规范的档案管理标准操作流程（SOP），对于提升档案管理效能、确保档案的真实性、完整性、可用性与安全性，具有不可替代的作用。本流程旨在为各企事业单位提供一套普适性强、操作性高的档案管理行为规范，以期推动档案管理工作的制度化、标准化与精细化。

一、总则

1.1目的与依据

本流程旨在规范企事业单位档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研及销毁等各个环节，确保档案管理工作有章可循，提升档案资源的开发利用价值。其制定依据国家相关法律法规及行业标准，并结合企事业单位档案管理的普遍实践需求。

1.2适用范围

本流程适用于各类企业、事业单位（包括机关团体、社会组织等）的档案管理工作。各单位可根据自身规模、业务特点及档案类型的具体情况，对本流程进行适当调整与细化，但核心原则与关键环节应予以保留。

1.3基本原则

档案管理工作应遵循以下基本原则：

*统一领导，分级管理：明确档案管理的责任部门与相关部门职责，形成上下联动、协同配合的管理体系。

*全程管理，前端控制：将档案管理意识融入文件材料形成的初始阶段，确保档案的形成质量与完整收集。

*规范整理，科学鉴定：按照标准化要求对档案进行系统整理，准确判定档案价值与保管期限。

*安全保密，依法利用：严格执行档案安全保密制度，在符合法律法规的前提下，积极提供档案利用服务。

*与时俱进，创新发展：积极采用新技术、新方法，推动档案管理现代化、数字化转型。

二、档案管理操作流程

2.1文件材料的形成与收集

文件材料的形成是档案管理的源头。各部门在日常工作中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，均为收集范围。

*形成要求：文件材料的形成应符合国家及单位相关规范，做到内容真实准确、格式规范统一、手续完备齐全。提倡使用符合长期保存要求的纸张、墨水和打印设备。

*收集责任：各部门应指定专人（通常为兼职档案员）负责本部门日常文件材料的收集、积累与初步整理。

*收集范围：包括但不限于单位在行政管理、经营管理、生产技术管理、科研开发、财务管理、人事管理等活动中形成的各类公文、会议记录、合同协议、图纸、图表、声像资料、电子文件等。

*收集时间：日常文件材料应及时收集；专项工作或阶段性工作结束后，应及时进行文件材料的系统收集；年度结束后，应完成本年度应归档文件材料的全面收集。

2.2文件材料的整理与分类

整理与分类是档案管理的基础环节，目的是使零散的文件材料系统化、条理化。

*分类方案：单位应根据自身性质、业务范围和档案特点，制定科学合理的档案分类方案。常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据需要组合使用。分类方案应保持相对稳定，如需调整，需有详细说明和记录。

*归档范围与保管期限表：依据国家及行业标准，结合单位实际，制定《文件材料归档范围和档案保管期限表》，明确哪些文件材料需要归档，以及不同档案的保管期限（永久、长期、短期）。

*整理步骤：

*区分全宗：明确档案的归属单位。

*分类：按照既定的分类方案，将文件材料归入相应类别。

*排列：在同一类别内，按照一定顺序（如时间顺序、重要程度、问题联系等）对文件材料进行排列。

*编目：对每份文件材料进行编号、填写卷内文件目录或归档文件目录等。

*装订/装盒：对整理好的文件材料，根据需要进行装订，或装入符合标准的档案盒，并填写档案盒封面、脊背等信息。

2.3档案的鉴定与编号

鉴定是确定档案价值、划定保管期限的关键环节；编号则是赋予档案唯一标识，便于管理和检索。

*价值鉴定：由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，依据《归档范围和保管期限表》，对已整理的文件材料进行价值鉴定，准确划定保管期限。对保管期限已满的档案，需进行到期鉴定。

*档案编号：按照档案分类方案和排列顺序，对档案进行系统化编号。编号应具有唯一性、系统性和可扩展性。常用的编号方法有年度-组织机构-保管期限-件号（或卷号）等。电子档案应有相应的电子标识。

2.4档案的著录与归档

著录是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，是实现档案检索的基础；归档则是将整理鉴定完毕的档案正式移交档案管理部门保存的手续。

*档案著录：按照国家或行业标准的著录规则，对档案的题名、责任者、形成时间、文号、页数、保管期限、分类号、主题词等核心著录项进行准确、规范的记录，形成档案目录数据库或机读目录。

*归档手续：档案形成部门在规定时间内，将整理完毕并经检