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文件档案管理制度

一、总则

为了加强文件档案管理，有效地保护和利用档案，提高工作效率和管理水平，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，结合实际工作需要，特制定本制度。本制度适用于本单位内部所有文件档案的管理活动，包括文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等各个环节。

二、文件档案管理机构及职责

（一）档案管理部门

设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导本单位的文件档案管理工作。其主要职责包括：

1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和政策，制定和完善本单位的和操作流程。

2.组织开展文件档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等归档工作，确保档案的质量和规范性。

3.负责档案库房的建设、管理和维护，提供适宜的档案保管条件，确保档案的安全和完整。

4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用，为单位的各项工作提供档案信息服务。

5.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。

6.组织开展档案的鉴定和销毁工作，按照规定的程序和要求处理过期或无保存价值的档案。

7.加强与其他部门的沟通和协作，指导和监督各部门的文件档案管理工作。

8.开展档案宣传和培训工作，提高全体员工的档案意识和档案管理技能。

（二）各部门兼职档案员

各部门指定一名兼职档案员，负责本部门文件档案的日常管理工作。其主要职责包括：

1.负责本部门文件的收集、整理和初步分类工作，确保文件的齐全和完整。

2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门的文件档案移交至档案管理部门进行归档。

3.协助档案管理部门开展本部门档案的查询和利用工作，提供相关的档案信息。

4.对本部门的文件档案进行定期检查和维护，发现问题及时向档案管理部门报告。

三、文件的形成与收集

（一）文件形成要求

1.各部门在工作过程中，应按照规定的格式和要求形成文件，确保文件内容真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。

2.文件的起草、审核、签发等环节应严格按照单位的工作流程和审批制度进行，确保文件的合法性和有效性。

3.对于重要的文件，应同时形成纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。

（二）文件收集范围

1.上级机关颁发的与本单位工作有关的文件、指示、决定、通知等。

2.本单位制定的规章制度、工作计划、工作总结、报告、会议纪要等。

3.本单位在业务工作中形成的合同、协议、报表、凭证、发票等。

4.本单位开展的各类活动的文件材料，如活动方案、活动总结、照片、视频等。

5.本单位与其他单位或个人的往来文件，如信函、传真、电子邮件等。

6.其他具有保存价值的文件材料。

（三）文件收集方法

1.各部门应建立文件收集制度，明确文件收集的责任人，定期对本部门的文件进行收集和整理。

2.对于日常工作中形成的文件，应及时进行收集和整理，避免文件的积压和丢失。

3.对于重要的文件和紧急的文件，应随时收集和整理，并及时移交至档案管理部门。

4.档案管理部门应定期对各部门的文件收集情况进行检查和督促，确保文件收集工作的顺利进行。

四、文件档案的整理与归档

（一）整理原则

文件档案的整理应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

（二）整理方法

1.分类：根据文件的来源、内容、时间等特征，将文件分为不同的类别，如党群工作类、行政管理类、业务工作类等。

2.编号：对每一份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于文件的查找和管理。

3.装订：对于纸质文件，应按照一定的顺序进行装订，确保文件的整齐和牢固。

4.编目：编制文件档案的目录，包括文件的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查询和利用。

（三）归档时间

1.各部门应在每年的上半年将上一年度形成的文件档案移交至档案管理部门进行归档。

2.对于专项工作或重大活动形成的文件档案，应在工作结束或活动结束后的一个月内移交至档案管理部门进行归档。

（四）归档要求

1.归档的文件应齐全完整，符合整理要求。

2.各部门在移交文件档案时，应填写《文件档案移交清单》，注明文件的名称、数量、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认。

3.档案管理部门在接收文件档案时，应进行认真的检查和核对，对于不符合归档要求的文件档案，应及时退回相关部门进行整改。

五、文件档案的保管

（一）保管条件

1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等条件，确保档案的安全和完整。

2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。

3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设备，定期进行检查和维护，确保其性能良好。

（二）保管方式

1.纸质档案应存放在档案柜或档案