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通用版公司差旅费用报销管理制度

一、总则

为了加强公司差旅费用的管理，规范员工差旅费用报销行为，合理控制差旅成本，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工因工作需要进行的国内出差活动，涉及的差旅费用包括但不限于交通费、住宿费、餐饮费、通讯费等。

二、出差申请与审批

1.出差申请

员工因工作需要出差，需提前填写《出差申请表》，详细注明出差的目的地、出差时间、出差事由、预计费用等信息。若因紧急情况无法提前申请，应在出差当日通过电话或其他有效方式向部门负责人说明情况，并在出差结束后2个工作日内补交《出差申请表》。

2.审批流程

普通员工出差，由部门负责人审批。部门负责人应根据工作实际需求，严格审核出差的必要性和合理性。

部门负责人出差，需经分管领导审批。分管领导需综合考虑部门工作安排和业务需求，确保出差安排不影响部门正常工作开展。

公司高层管理人员出差，由公司总经理审批。总经理应从公司整体战略和业务发展的角度，对高层管理人员的出差进行把关。

3.特殊情况处理

若出差涉及到与外部重要客户的商务洽谈、重大项目的考察等特殊情况，可由部门负责人或相关业务人员向公司领导提出特殊申请，经公司领导批准后，可适当放宽出差标准或调整出差安排。

三、交通费报销规定

1.交通工具选择

员工出差应根据出差任务的紧急程度和实际情况，选择经济、便捷的交通工具。一般情况下，优先选择公共交通工具，如火车、长途客车等。

乘坐火车时，原则上应选择硬卧或二等座及以下席位。若出差路途较远（连续乘车时间超过12小时）或因工作需要，经部门负责人批准后，可选择软卧或一等座。

乘坐飞机时，需严格控制。只有在出差任务紧急、路途遥远且其他交通工具无法满足工作需求的情况下，经公司领导批准后，方可乘坐飞机。乘坐飞机时，应优先选择经济舱。

2.交通费报销标准

火车、长途客车等公共交通工具的费用，按实际票面金额报销。

乘坐飞机的费用，在经批准的情况下，按实际支付的机票价格报销，但需提供正规的机票发票和行程单。若因航班变动等原因产生的退票费、改签费等合理费用，经相关领导审核批准后，可一并报销。

市内交通费（如出差地的公交、地铁、出租车等费用），实行限额报销。一般员工每天的市内交通费报销限额为[X]元，部门负责人及以上人员每天的市内交通费报销限额为[X]元。员工需提供有效的交通费发票进行报销，超出限额部分不予报销。

3.交通费报销流程

员工出差结束后，应将交通费发票整理整齐，粘贴在《费用报销单》上，并在报销单上注明交通工具、起止地点、时间等信息。经部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行审核报销。财务部门应严格按照本制度的规定，对交通费发票的真实性、合法性和合理性进行审核，对于不符合规定的报销申请，应及时退回并说明原因。

四、住宿费报销规定

1.住宿标准

公司根据不同的出差地区，制定了相应的住宿费报销标准。具体标准如下：

一类地区：如北京、上海、广州、深圳等一线城市，普通员工的住宿费报销标准为每天不超过[X]元，部门负责人及以上人员的住宿费报销标准为每天不超过[X]元。

二类地区：如省会城市（除一类地区外）和经济发达的地级市，普通员工的住宿费报销标准为每天不超过[X]元，部门负责人及以上人员的住宿费报销标准为每天不超过[X]元。

三类地区：其他地区，普通员工的住宿费报销标准为每天不超过[X]元，部门负责人及以上人员的住宿费报销标准为每天不超过[X]元。

2.住宿安排

员工出差应尽量选择性价比高的酒店或旅馆，优先通过公司指定的合作酒店进行预订。若因特殊情况无法通过合作酒店预订，需在报销时说明原因。

3.住宿费报销流程

员工出差结束后，应提供住宿费发票和酒店入住清单。住宿费发票应注明酒店名称、住宿时间、金额等信息，且发票开具单位应与实际入住酒店一致。员工将住宿费发票和入住清单粘贴在《费用报销单》上，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行审核报销。财务部门应按照住宿标准对住宿费进行审核，对于超出标准的部分，原则上不予报销。如因业务需要，实际住宿费超出标准的，需由员工提供相关说明，并经公司领导批准后，方可报销。

五、餐饮费报销规定

1.餐饮费标准

公司实行餐饮费定额补贴制度。员工出差期间，根据出差地区的不同，给予相应的餐饮费补贴。具体补贴标准如下：

一类地区：普通员工每天的餐饮费补贴为[X]元，部门负责人及以上人员每天的餐饮费补贴为[X]元。

二类地区：普通员工每天的餐饮费补贴为[X]元，部门负责人及以上人员每天的餐饮费补贴为[X]元。

三类地区：普通员工每天的餐饮费补贴为[X]元