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档案数字化标准化工作流程指南

档案作为机构历史记忆的载体，其数字化转型是提升管理效能、保障信息安全、促进资源共享的必然趋势。而标准化的工作流程，则是确保档案数字化成果质量、实现其核心价值的基石。本指南旨在系统梳理档案数字化的关键环节与操作规范，为相关从业人员提供一套科学、严谨且具可操作性的实践框架，以期推动档案数字化工作的规范化、精细化发展。

一、项目启动与准备阶段：运筹帷幄，夯实基础

任何一项规范化的工程，都始于充分的准备。档案数字化项目亦不例外，此阶段的工作质量直接影响后续流程的顺畅度与最终成果的可靠性。

（一）需求分析与方案制定

深入调研档案管理部门及相关业务部门的实际需求，明确数字化的目标、范围、深度（如全要素数字化或核心信息数字化）以及最终成果的应用场景（如内部查询、远程共享、长期归档等）。基于需求分析，制定详尽的数字化实施方案，内容应涵盖项目组织架构、人员分工、进度计划、质量标准、安全保密措施、经费预算及应急预案等核心要素。方案需经过多方论证，确保其可行性与科学性。

（二）标准规范的研读与内化

组织项目团队系统学习国家及行业关于档案数字化的各项标准与规范，如《纸质档案数字化规范》、《电子档案管理基本术语》等，确保团队成员对数字化过程中的技术参数、质量要求、著录规则等有统一且准确的理解。必要时，可邀请相关领域专家进行专题培训与指导。

（三）档案清点与状况评估

对拟数字化的档案进行全面清点、核对与登记，确保档案实体与目录信息的一致性。同时，对档案的物理状况进行细致评估，包括纸张材质、字迹稳定性、破损程度、霉变情况、装订方式等，为后续的整理、扫描及特殊处理提供依据。对于状况不佳的档案，需预先制定修复或加固方案。

（四）软硬件环境搭建与测试

根据项目需求与数字化规模，配置适宜的硬件设备，如扫描仪（需根据档案幅面、材质选择平板、高速馈纸或大幅面扫描仪等）、计算机、服务器、存储设备、网络环境及必要的物理消毒、修复工具。同时，选用功能完善、符合相关标准的档案管理软件、扫描软件、图像处理软件及OCR识别软件等。所有软硬件设备均需进行安装调试与兼容性测试，确保其稳定运行。

（五）人员组织与技能培训

组建结构合理的项目团队，明确项目经理、技术负责人、质量监督员、档案整理员、扫描操作员、图像处理员、数据著录员等岗位职责。针对不同岗位的技能要求，开展专项培训，内容包括档案基础知识、数字化流程规范、设备操作技能、软件应用、质量控制要点及安全保密纪律等，经考核合格后方可上岗。

二、档案整理与著录阶段：条分缕析，规范先行

档案整理与著录是数字化前处理的核心环节，其质量直接关系到后续数字化图像的有序性与检索的精准性。

（一）档案接收与清点

档案管理部门与数字化实施团队需办理严格的档案交接手续，双方共同对档案的数量、册数、盒数等进行仔细清点核对，确认无误后签署交接清单，明确责任。对接收的档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄密。

（二）档案整理与排序

依据档案管理的基本原则与相关标准，对档案进行系统性整理。包括检查档案的完整性、顺序性，对散页、错页、倒页等情况进行纠正；按照档案形成的规律或事由、时间、机构等特征进行科学排序，确保其逻辑关系清晰。

（三）档案著录与标引

严格遵循《档案著录规则》及相关行业规范，对档案的核心元数据进行规范化著录。著录字段通常包括档号、题名、责任者、形成时间、保管期限、页数、主题词、分类号等。著录信息应力求准确、完整、规范。对于需要进行检索优化的档案，可进行适当的主题标引或分类标引。著录方式可根据实际情况选择手工著录后录入系统，或直接在档案管理系统中进行在线著录。

（四）特殊档案处理与装订物拆除

对于有破损、霉变、虫蛀的档案，应先进行必要的修复、消毒等预处理，确保档案在数字化过程中不受二次损害。根据扫描设备的要求和档案的具体情况，决定是否拆除装订物。拆除时应小心谨慎，避免损坏档案纸张，拆除的装订物应妥善保存，以便数字化完成后按原样恢复或采用更优的装订方式。

三、数字化扫描阶段：精准捕获，保真原貌

扫描是将纸质档案转化为数字图像的关键步骤，其操作规范直接决定数字图像的初始质量。

（一）扫描设备校准与参数设置

每日工作前，应对扫描仪进行常规校准，确保光学性能稳定。根据档案的类型（如文书、图纸、照片、票据）、纸张颜色、字迹颜色及后续应用需求，合理设置扫描分辨率、色彩模式（黑白二值、灰度、彩色）、图像格式（如TIFF、JPEG、PDF）、压缩方式及压缩比等参数。参数设置应遵循相关标准，以保证图像清晰、信息完整且文件大小适宜。

（二）规范扫描操作

扫描过程中，操作员应轻拿轻放档案，确保纸张平整，无折角、褶皱。对于大幅面档案，可采用分区扫描后拼接的方式，或使用大幅面扫描仪。对于装订成册不便拆页的档案，可使用零边距扫描仪或采取相应措施