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货物签收单

一、货物签收单的核心构成要素

一份具备法律效力且实用的货物签收单，应至少包含以下核心要素，这些要素共同构成了其完整性和可追溯性的基础：

（一）基础信息栏

此部分旨在明确交易主体与业务背景，是单据的“身份信息”。应清晰列明：

*单据标题：明确标注“货物签收单”或“送货签收单”，避免歧义。

*编号：为每一份签收单赋予唯一编号，便于内部管理、查询与归档。

*签发日期：指送货单的开具日期。

*发货方信息：包括公司全称、地址、联系人、联系电话，若为企业，建议同时注明统一社会信用代码。

*收货方信息：同样包括公司全称（或个人姓名）、详细收货地址、联系人、联系电话。务必与合同约定或订单信息一致。

*关联单号：如对应的采购合同号、订单号、运单号等，以便于业务数据的串联与追溯。

（二）货物详情栏

这是签收单的核心内容，直接关系到货物验收的准确性。需逐项、清晰、准确填写：

*序号：对所列货物进行顺序编号。

*货物名称：填写货物的标准全称，避免使用简称或俗称，必要时可注明型号、规格。

*规格型号：详细注明货物的规格、型号、尺寸、材质等关键属性，确保与约定一致。

*单位：如件、箱、台、千克等。

*数量：分为“实发数量”（发货方实际发出的数量）和“实收数量”（收货方实际收到并确认的数量），两者均需明确填写。

*包装情况：注明货物的包装方式（如纸箱、木箱、托盘等）及包装数量。

*货物状态简述：此处可预留空白，或标注“外包装完好”等初步状态，具体详细状态描述通常在验收情况栏体现。

（三）货物状态描述与验收情况栏

此栏是界定货物交付时状态的关键，是防范纠纷的重要环节：

*外包装检查：收货时首先检查外包装是否完好、有无破损、潮湿、渗漏、污染等情况。如有异常，需详细描述。

*数量清点：对照货物详情栏，仔细清点实收数量是否与实发数量（或订单数量）相符。

*外观质量初步查验：在可能的情况下，对货物外观进行初步检查，如有无明显变形、损坏、锈蚀等。

*验收结论：收货方根据上述检查情况，给出明确的验收结论，如“货物数量相符，外包装完好，同意签收”、“货物数量短少X件，外包装破损，详见备注”或“货物不符，拒收”等。

*备注：用于记录上述栏目未能涵盖的特殊情况，如破损位置、程度、短缺件数、型号不符的具体情况，或其他需要双方特别说明的事项。此栏应尽可能详尽、客观。

（四）签收栏

是收货方对货物验收结果的最终确认，具有法律效力：

*签收人签名：收货方经办人亲笔签名。建议要求签收人提供有效的身份证明并复印留存，特别是对于重要货物或首次合作的客户。

*签收单位（或个人）盖章：如收货方为企业或其他组织，宜加盖其公章或收货专用章；个人签收则无需盖章，但需确保签名清晰可辨。

*签收日期及时间：精确到年月日，最好精确到小时，以明确责任转移的时间节点。

*联系电话：签收人的有效联系电话，便于后续沟通。

（五）其他辅助信息栏

根据实际业务需要，可增加：

*送货人/承运方信息：送货人姓名、联系方式、所属单位（如物流公司）。

*运费支付情况：注明运费由哪方承担及支付方式。

*制单人：发货方制单人员姓名。

*复核人：发货方复核人员姓名。

二、货物签收的规范流程与注意事项

规范的签收流程是确保签收单有效性的前提，每一个环节都不容忽视：

（一）签收前的准备与核对

1.确认身份：收货方在接收货物前，应首先确认送货人的身份及所送货物是否与订单、合同约定相符，避免错收。

2.准备工具：根据货物特性，准备必要的开箱工具、计数工具等。

（二）签收时的细致查验与确认

1.外包装检查：这是第一步，也是重要的一步。仔细检查所有外包装是否有破损、撕裂、孔洞、水渍、油污、变形等异常情况。如发现异常，应立即暂停签收流程，对异常包装进行标记。

2.数量清点：在包装完好的前提下，对照签收单（或送货单）上的“实发数量”，认真清点货物的“实收数量”。对于整箱货物，如外包装完好且为原厂密封，可按箱清点；如有开封或破损嫌疑，应开箱细数。

3.外观与规格初步核对：对于可直接观察的货物，应核对其名称、规格型号是否与签收单及订单一致，外观有无明显的质量缺陷。

4.状态记录与异议处理：

*完全符合：如货物数量、规格、外包装及初步外观均无异议，则在“实收数量”栏填写实际数量，在验收结论栏注明“数量相符，外包装完好，验收合格”等字样，并正常签收。

*存在异议：

*数量不符：如发现数量短缺或溢余，应在签收单上清晰注明实收数量，并在备注栏详细说明。

*包装破损/货物损坏：如发现外包装破损，或内物有损坏、污染等情况，务必在签收单上详细描述破损位