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[小区名称]物业档案管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范[小区名称]（以下简称“本小区”）物业管理档案（以下简称“物业档案”）的管理工作，确保档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，提高物业管理服务质量与效率，为小区日常运营、业主服务及突发事件处置提供可靠依据，根据《中华人民共和国档案法》《物业管理条例》等相关法律法规，结合本小区物业管理实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本小区物业管理活动中形成的所有档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、移交及销毁等全过程管理工作，涵盖小区规划建设、业主信息、设施设备、服务运营、财务收支、安全管理等各类相关档案。本小区物业服务中心全体员工及需查阅、利用物业档案的单位和个人，均应遵守本制度。

第三条管理原则

1.集中统一原则：本小区所有物业档案由物业服务中心指定的档案管理部门（或专人）集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性，避免档案分散流失。

2.规范有序原则：档案管理工作需遵循统一的标准和流程，从档案的收集、分类、编号到归档、保管，均应严格按照规定执行，保证档案整理有序、便于检索。

3.安全保密原则：建立健全档案安全保密机制，采取必要的防护措施，防止档案损毁、丢失、篡改或泄露，尤其对涉及业主隐私、商业秘密及小区安全的档案，需重点加强保密管理。

4.有效利用原则：在保障档案安全的前提下，优化档案查阅、利用流程，为物业管理决策、业主服务、设施维护、纠纷处理等工作提供高效的档案支持。

第四条责任主体

物业服务中心负责人为物业档案管理工作的第一责任人，对档案管理工作负总责；指定专人担任档案管理员，负责档案的日常收集、整理、归档、保管、查阅等具体工作，明确其岗位职责与工作要求，并保持档案管理员岗位的相对稳定。若档案管理员发生变动，需办理完整的档案移交手续，确保档案管理工作的连续性。

第二章档案分类

根据本小区物业管理工作的实际需求，物业档案按以下类别进行划分，各类档案下可根据具体情况进一步细分二级、三级类目：

第五条基础管理档案

1.小区规划建设资料：包括小区立项批复文件、规划设计方案、总平面图、竖向规划图、管线综合图、建筑施工图、结构施工图、水电暖通施工图等相关资料，以及规划验收、消防验收、环保验收等验收文件。

2.物业管理相关文件：包括物业服务合同、前期物业服务协议、业主管理规约、业主大会议事规则、业主委员会成立相关文件（如备案证明、委员名单）、物业管理规章制度及各类通知、公告等。

3.资质与证照资料：包括物业服务中心的营业执照、资质证书、相关从业人员的资格证书、小区公共设施设备的产权证明、消防设施验收合格证明等各类证照及资质文件。

第六条业主及使用人档案

1.业主档案：以房屋单元为单位建立，包括业主身份证明（身份证、户口本、护照等复印件）、购房合同或房屋产权证明复印件、业主联系方式、家庭常住人口信息、装修申请及审批资料、入住登记表等。

2.使用人档案：针对租赁或借用房屋的使用人，建立包括使用人身份证明复印件、租赁协议复印件、使用人联系方式、业主同意使用的书面证明等资料。

3.服务记录：包括业主及使用人提出的报修、投诉、咨询等各类服务需求的登记、处理过程及结果记录，以及业主参与小区活动的相关记录。

第七条设施设备档案

1.公共设施档案：包括小区内道路、路灯、绿化、景观、围墙、大门、垃圾桶等公共设施的建设资料、产权证明、维护保养计划及记录、维修记录等。

2.共用设备档案：按设备类型分类，包括电梯、供水设备、供电设备、供暖设备、制冷设备、消防设备、监控设备、门禁系统、给排水管网等设备的采购合同、产品说明书、合格证、安装调试记录、验收报告、维护保养计划及记录、维修记录、定期检测报告、报废文件等资料。

第八条运营管理档案

1.日常服务档案：包括保洁服务记录（如保洁区域、频次、检查记录）、秩序维护服务记录（如值班记录、巡逻记录、车辆管理记录）、绿化养护记录（如浇水、施肥、修剪、病虫害防治记录）、客户服务记录（如服务热线接听记录、来访登记记录）等。

2.会议与培训档案：包括物业服务中心内部会议纪要、业主大会及业主委员会会议纪要、员工培训计划、培训资料、培训考核记录等。

3.应急管理档案：包括小区应急预案（如火灾应急预案、防汛应急预案、突发公共卫生事件应急预案等）、应急演练记录、应急物资采购及储备记录、突发事件处置记录等。

第九条财务档案

1.收费档案：包括物业服务费、停车费、水电费等各类费用的收费标准、收费通知、收费台账、欠费催收记录、票据存根等。

2.支出档案：包括采购合同、费用报销凭证、工资发放记录、维修工程费用结算资料、固定资产采购及核算资料等。

3.财务报表与审计资料：包括月度、季度、年度财务报表、财务分析报告