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中小企业员工档案管理制度

一、总则

为了加强中小企业员工档案管理，有效地保护和利用员工档案，提高员工档案的管理水平，为企业人力资源管理提供全面、准确的信息依据，结合中小企业的实际情况，特制定本员工档案管理制度。本制度所指员工档案是企业在组织人事管理活动中形成的，记录和反映员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是企业档案的重要组成部分。

二、档案管理职责分工

1.人力资源部门

人力资源部门是员工档案管理的主要责任部门，负责员工档案的收集、整理、归档、保管、借阅、传递等日常管理工作。具体职责包括：

-制定和完善员工档案管理制度，并监督制度的执行。

-组织档案管理人员进行业务培训，提高业务水平。

-定期对员工档案进行清查和整理，确保档案的完整性和准确性。

-协调各部门之间的档案管理工作，解决档案管理中出现的问题。

2.档案管理人员

档案管理人员负责员工档案的具体管理工作，应具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理的各项规章制度。具体职责包括：

-按照规定收集、鉴别和整理员工档案材料，确保档案材料的齐全、完整和规范。

-对员工档案进行分类、编号、装订和上架，建立档案检索目录，便于查找和利用。

-做好档案的保管工作，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。

-办理员工档案的借阅、查阅和传递手续，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。

3.各部门

各部门应积极配合人力资源部门做好员工档案管理工作，及时将本部门形成的员工档案材料送交人力资源部门归档。具体职责包括：

-负责收集本部门员工在工作过程中形成的各类档案材料，如绩效考核材料、培训材料等。

-对收集到的档案材料进行初步审核，确保材料的真实性和准确性。

-按照规定的时间和要求，将审核后的档案材料送交人力资源部门。

三、档案的收集与归档

1.收集范围

员工档案材料的收集范围包括但不限于以下几类：

-入职材料：员工简历、应聘登记表、面试评估表、身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、职业资格证书复印件、体检报告、劳动合同等。

-培训材料：员工参加各类培训的相关材料，如培训证书、培训记录、培训心得等。

-绩效考核材料：员工的绩效考核表、绩效评估报告、奖惩决定等。

-岗位变动材料：员工的岗位调动通知、晋升文件、降职文件等。

-薪酬福利材料：员工的工资调整记录、奖金发放记录、福利享受情况等。

-离职材料：员工的离职申请、离职审批表、离职交接清单等。

-其他材料：员工的荣誉证书、专利证书、发表的论文等。

2.收集要求

-各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保材料的及时、准确收集。

-收集的档案材料应真实、完整、清晰，不得涂改、伪造。

-档案材料应使用规定的纸张和格式，不符合要求的材料应及时进行整改。

-对于新入职员工，人力资源部门应在员工入职后的一个月内完成档案材料的收集和归档工作。

3.归档流程

-各部门将收集到的员工档案材料送交人力资源部门，人力资源部门对材料进行审核。

-审核通过的档案材料，由档案管理人员按照档案分类标准进行分类、编号和装订。

-装订好的档案材料放入档案盒，并在档案盒上注明员工姓名、档案编号等信息。

-档案管理人员将档案盒放入档案柜，并在档案检索目录中进行登记。

四、档案的整理与保管

1.整理原则

员工档案的整理应遵循真实性、完整性、系统性、规范性的原则，确保档案材料能够真实、全面地反映员工的个人情况和工作经历。

2.整理方法

-分类：按照档案材料的性质和内容，将员工档案分为入职材料、培训材料、绩效考核材料等若干类别。

-编号：为每一份档案材料赋予唯一的编号，编号应具有系统性和规律性，便于查找和管理。

-装订：将同一类别的档案材料按照时间顺序进行装订，装订应牢固、整齐，不得有漏页、错页等现象。

-编目：编制档案检索目录，目录应包括员工姓名、档案编号、材料名称、日期等信息，便于快速查找档案材料。

3.保管要求

-员工档案应存放在专门的档案库房或档案柜中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。

-档案库房应保持清洁、通风，温度和湿度应控制在适宜的范围内。

-档案柜应按照一定的顺序排列，便于档案的存放和查找。

-档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。

4.保密措施

-员工档案属于企业的机密文件，档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。

-未经授权，任何人不得查阅、复制员工档案。

-档案管理人员在工作过程中，应注意保护档案的安全，防止档案被盗、丢失或损坏。

五、档案的查阅与借阅

1.查阅权限

-人力资源部门负责人、企业高层管理人员因工作需要，可以查阅员工档案。

-其他部门人员因