房地产中介公司会议组织管理细则.doc

房地产中介公司会议组织管理细则

房地产中介公司会议组织管理细则

一、总则

（一）目的

为规范房地产中介公司会议组织与管理，提高会议效率与质量，确保信息有效传递、问题及时解决、决策顺利执行，特制定本细则。

（二）适用范围

本细则适用于公司内部各类会议，包括但不限于管理层会议、部门会议、项目会议、全员大会等。

（三）基本原则

1.高效务实：会议应聚焦关键问题，避免冗长无效讨论，追求实际成果。

2.信息准确：确保会议传递的信息真实、准确、完整，避免误导决策。

3.充分参与：鼓励参会人员积极发表意见，营造开放交流氛围。

二、会议分类与职责

（一）管理层会议

1.会议目的：讨论公司战略规划、重大决策、重要人事任免、财务预算等核心事务。

2.参会人员：公司高层管理人员，如总经理、副总经理、各部门总监等。

3.组织职责：由行政部门负责组织，提前收集议题，安排会议议程，会议记录及纪要整理分发。

（二）部门会议

1.会议目的：部门内部沟通工作进展、协调工作安排、解决部门内问题等。

2.参会人员：部门全体员工或相关岗位人员。

3.组织职责：由部门负责人负责组织，可指定专人记录会议内容，会后向行政部门报备会议纪要。

（三）项目会议

1.会议目的：针对具体房地产项目，讨论项目进度、营销策略、客户问题等。

2.参会人员：项目负责人、相关销售人员、策划人员、客服人员等。

3.组织职责：由项目负责人主导组织，记录项目关键信息与决策，及时汇报项目进展。

（四）全员大会

1.会议目的：传达公司重要政策、年度计划、表彰优秀员工等，增强员工凝聚力与归属感。

2.参会人员：公司全体员工。

3.组织职责：行政部门联合相关部门共同组织，做好会议场地、设备等保障工作。

三、会议筹备

（一）议题收集

1.各部门或个人根据工作需求，提前向会议组织者提交议题，明确议题背景、目的及期望解决的问题。

2.会议组织者对收集的议题进行筛选、整理，确保议题具有针对性和重要性。

（二）议程安排

1.根据议题重要程度和紧急程度，合理安排会议议程，明确每个议题的讨论时间。

2.提前将会议议程发送给参会人员，使其做好充分准备。

（三）场地与设备准备

1.根据会议规模和需求，预订合适的会议场地，确保场地环境舒适、安静。

2.提前调试好会议所需设备，如投影仪、音响、麦克风等，保障会议顺利进行。

（四）资料准备

1.会议组织者收集、整理与议题相关的资料，如报告、数据、案例等，提前分发给参会人员。

2.要求参会人员认真阅读资料，为会议讨论做好准备。

四、会议通知

（一）通知方式

1.采用多种方式发送会议通知，如邮件、即时通讯工具、内部公告等，确保参会人员及时收到通知。

2.重要会议可采用书面通知形式，并要求参会人员签字确认。

（二）通知内容

1.明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程等基本信息。

2.如有特殊要求，如携带资料、提前准备发言等，应在通知中注明。

五、会议召开

（一）参会纪律

1.参会人员应提前到达会议现场，如有特殊情况不能参会，需提前向会议组织者请假。

2.会议期间，将手机调至静音或关机状态，避免干扰会议进行。

（二）主持人职责

1.主持人负责把控会议节奏，按照议程推进会议，确保每个议题都能充分讨论。

2.引导参会人员积极发言，避免讨论偏离主题，及时制止无关或不当言论。

（三）讨论规则

1.鼓励参会人员充分发表意见，尊重他人观点，避免争吵和人身攻击。

2.对于争议较大的问题，可组织参会人员进行小组讨论或暂时搁置，待进一步研究后再议。

（四）决策形成

1.会议应尽量形成明确的决策，对于当场无法决策的问题，应明确责任人和时间节点，后续跟进解决。

2.决策过程和结果应记录清晰，确保参会人员理解并认可。

六、会议记录

（一）记录要求

1.安排专人负责会议记录，记录内容应准确、完整，包括会议基本信息、参会人员发言、讨论结果、决策事项等。

2.采用电子或纸质形式记录，确保记录可长期保存，便于查阅。

（二）记录整理

1.会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要。

2.会议纪要应语言简洁、条理清晰，突出重点内容和决策结果。

七、会议纪要分发与存档

（一）分发范围

1.根据会议性质和参会人员需求，确定会议纪要的分发范围，确保相关人员及时了解会议内容。

2.重要会议纪要应发送给公司高层管理人员和相关部门负责人。

（二）分发时间

1.会议纪要应在会议结束后的[X]个工作日内分发完毕，确保信息及时传递。

2.对于紧急事项的会议纪要，应优先处理并及时分发。

（三）存档管理

1.将会议纪要进行分类存档，建立电子和纸质档案，便于查询和追溯。

2.定期