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某市科技局会议服务规范办法

一、总则

1.目的

为进一步提高某市科技局会议服务质量和效率，确保各类会议的顺利进行，规范会议服务流程，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于某市科技局机关及下属各部门组织和承办的各类会议，包括但不限于全局工作会议、专题研讨会、项目评审会、对外合作洽谈会等。

3.基本原则

-以服务为导向，满足会议需求，确保会议达到预期效果。

-遵循高效、规范、严谨的原则，注重细节，提高服务质量。

-秉持保密原则，对会议中涉及的敏感信息严格保密。

二、会议服务准备工作

1.会议需求沟通

-会议组织者提前与科技局相关部门或领导沟通，明确会议主题、时间、地点、参会人员范围、会议议程、特殊要求等信息。

-详细记录会议需求，如有疑问及时与相关人员确认，确保信息准确无误。

2.场地安排

-根据会议规模和性质，选择合适的会议场地。优先使用科技局内部会议室，如内部场地无法满足需求，可联系外部专业会议场地。

-对选定的会议室进行检查，确保会议设备（如投影仪、音响、麦克风、灯光等）正常运行，桌椅摆放整齐，卫生状况良好。

-根据会议需求，对会议室进行布置，如摆放会议名牌、资料、饮用水等。

3.会议资料准备

-根据会议组织者提供的资料清单，收集、整理、印刷和装订会议所需资料，包括会议议程、领导讲话稿、汇报材料、相关政策文件等。

-确保资料内容准确、完整，排版规范，印刷清晰。资料数量应根据参会人数适当预留备份。

4.设备调试

-会议前安排专业技术人员对会议设备进行调试，确保投影仪图像清晰、音响声音正常、麦克风拾音效果良好等。

-准备好备用设备，如备用麦克风、投影仪灯泡等，以应对突发设备故障。

-对会议现场的网络设备进行检查，保证网络畅通，满足会议期间可能的网络需求，如视频会议、线上资料共享等。

5.人员培训

-对参与会议服务的工作人员进行培训，包括服务流程、礼仪规范、应急处理等方面的内容。

-明确各工作人员的职责分工，确保其熟悉会议服务的各个环节，能够熟练、专业地为会议提供服务。

三、会议服务过程规范

1.签到服务

-在会议入口处设置签到台，安排工作人员负责签到工作。签到台应摆放签到表、笔、会议资料等。

-热情接待参会人员，引导其签到并领取会议资料。对于重要嘉宾或领导，可安排专人引导至指定座位。

-及时统计参会人数，向会议组织者反馈签到情况。

2.茶水服务

-会议期间，安排工作人员适时为参会人员提供茶水服务。一般每20-30分钟添加一次茶水，根据实际情况灵活调整。

-茶水的温度要适中，茶具要干净整洁，服务时动作要轻缓，避免打扰参会人员。

-尊重参会人员的个人喜好，如有特殊饮品需求，尽量满足。

3.设备操作服务

-安排专业技术人员在会议现场负责设备操作，如根据会议进程切换投影仪画面、调整音响音量等。

-密切关注设备运行情况，及时处理设备故障。如遇突发故障，迅速启用备用设备，确保会议正常进行，并在会后及时对故障设备进行维修。

4.会议记录服务

-根据会议组织者的要求，安排专人负责会议记录。记录人员应熟悉会议内容和相关业务知识，能够准确、完整地记录会议讨论内容、决议等关键信息。

-会议记录可采用纸质记录和电子记录相结合的方式，记录完成后及时整理，经会议组织者审核后存档。

5.应急处理服务

-制定应急预案，应对可能出现的突发情况，如火灾、地震、设备重大故障、参会人员突发疾病等。

-会议现场配备必要的应急设备和药品，如灭火器、急救箱等。工作人员应熟悉应急处理流程，遇到突发情况能够迅速响应，采取有效的措施保障参会人员的生命安全和会议的顺利进行。

四、会议服务后续工作

1.会议资料整理与归档

-会议结束后，及时收集、整理会议资料，包括参会人员反馈的意见和建议等。

-将会议资料进行分类、编号，按照科技局档案管理规定进行归档保存，以便日后查阅和参考。

2.设备检查与维护

-对会议使用的设备进行检查，如发现设备损坏或需要维护，及时安排维修人员进行处理。

-定期对会议设备进行保养和维护，确保设备始终处于良好的运行状态。

3.场地清理与恢复

-组织工作人员对会议场地进行清理，清理会议垃圾，归还借用的物品，将桌椅等设备恢复到原来的摆放位置。

-检查场地设施是否完好，如有损坏及时报告并进行处理。

4.服务质量反馈与改进

-会议结束后，通过问卷调查、现场访谈等方式收集参会人员对会