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搬运装卸服务外包档案管理方案

第一节档案管理人员及职责

一、人员配备

主要人员配备表

职务

姓名

持何种资格证件

已承担项目情况

证书名称

级别

共计人数

二、岗位职责

（一）工作人员分工

分管领导：

档案管理员：

兼职档案员：

（二）各成员职责

1.分管档案工作领导

（1）领导搬运装卸人员工作的档案管理工作。

（2）审定搬运装卸人员工作档案管理各项制度，并监督贯彻执行。

（3）解决档案工作中的实际问题。

2.主管档案工作办公室主任

（1）组织制定档案管理制度，并认真执行。

（2）抓好搬运装卸人员工作档案建设与管理工作。

（3）定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策，不断提高档案管理人员的业务技能。

3.档案管理员岗位

（1）对形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

（2）负责集中统一管理各种门类和载体的档案以及有关资料。

（3）贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室的各项规章制度。

（4）对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极提供利用，为各项工作服务。

（5）办理领导交办的其他档案业务工作。

4.兼职档案员责任制

（1）协助档案管理员做好本项目各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

（2）负责档案信息微机录入及信息化管理工作。

（3）办理领导交办的其他档案业务工作。

（三）档案室工作职责

1.贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自觉遵守档案管理的各项规章制度，制定档案工作的相应制度，并组织实施。

2.贯彻执行相关法律法规的规定，认真做好档案的安全、保密和保护工作。

3.制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。

4.按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。

5.对新接收的档案进行分类入库，积极做好档案信息资源的开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准确迅速地提供利用。

6.准确及时地搞好各类档案的转递、销毁和统计工作。

7.严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查阅、借阅工作，为有关部门提供档案的有关情况。

8.负责档案室库房的日常管理工作，严格按照八防的要求，保证档案库房的安全和卫生。

9.加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成领导交办的其他有关档案业务工作。

第二节档案管理工作流程

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1.工作人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记簿——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2.外部人员查阅档案

查阅人持介绍信到档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记簿——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1.兼职档案员（资料员）根据搬运装卸服务外包工作制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。

2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。

3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。

4.对初步立卷的文件材料进行检查、指导。

5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。

6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向搬运装卸服务外包工作档案室移交档案。

7.档案室对案卷进行分类、整理。

8.编制档号。

9.编制案卷目录等各种检索工具。

10.入库。

11.做好档案的统计。

12.开展档案的利用。

13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

第三节档案管理工作规范

一、目的

加强文件档案管理，规范项目文件档案的收集、归档程序和方法，确保项目档案的完整性、准确性和系统性。提供符合项目需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于搬运装卸人员工作档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、工作程序

1.档案资料的收集

（1）城管劳务人员日常工作中形成的文件资料进行收集，并编制部门《文件管理记录目录》。

（2）搬运装卸服务外包工作文件资料原件需要保存的，需进行整理，并编制《移交目录》每季度向档案室移交。

1）归档范围及移