某税务公司打印机规范管控细则.doc

某税务公司打印机规范管控细则

一、总则

1.目的：为加强某税务公司打印机的管理与合理使用，提高设备使用效率，降低使用成本，确保公司各项业务的顺利开展，特制定本细则。

2.适用范围：本细则适用于某税务公司内所有部门及员工对打印机的使用、维护与管理。

3.管理原则：遵循统一管理、责任到人、节约高效、安全环保的原则，实现打印机资源的优化配置与有效利用。

二、打印机的配置与采购

1.需求评估：各部门根据工作实际需求，填写《打印机需求评估表》，详细说明业务量、打印类型（黑白、彩色、复印、扫描等）、预计使用频率等信息，提交至行政部门。

2.采购流程：行政部门汇总各部门需求后，进行综合评估，根据公司预算和实际情况，制定打印机采购计划。采购计划需经财务部门审核、公司领导审批后，由采购部门负责实施采购。采购过程中，应遵循公司采购制度，选择性价比高、质量可靠、售后服务良好的产品。

3.设备验收：打印机到货后，采购部门会同行政部门、使用部门共同进行验收。验收内容包括设备型号、规格、数量、外观、配件等是否与采购合同一致，设备是否能正常运行等。验收合格后，填写《打印机验收单》，相关人员签字确认。

三、打印机的登记与分配

1.登记管理：行政部门对每台打印机建立详细的设备档案，记录设备的品牌、型号、序列号、采购日期、采购价格、保修期限、使用部门等信息，录入《打印机设备登记表》，并在打印机上粘贴设备标识牌。

2.分配原则：根据各部门的工作需求和人员数量，合理分配打印机。优先满足业务量大、对打印速度和质量要求高的部门。对于共享打印机，应明确使用区域和使用人员范围。

3.领用手续：使用部门指定专人负责打印机的领用，填写《打印机领用单》，经部门负责人签字后，到行政部门办理领用手续。行政部门在《打印机设备登记表》上注明设备的领用情况，并将相关信息录入固定资产管理系统。

四、打印机的使用规范

1.操作培训：新打印机安装调试完成后，行政部门应组织使用人员参加操作培训，确保使用人员熟悉打印机的基本操作、功能设置、日常维护等知识。培训可采用现场演示、操作手册发放、视频教程等多种方式进行。

2.日常使用：使用人员应严格按照操作手册进行操作，不得随意更改打印机的设置参数。在打印前，应仔细检查打印内容，避免出现错误打印或重复打印的情况。对于重要文件的打印，应进行预览，确保打印效果符合要求。

3.共享打印机使用：对于共享打印机，使用人员应遵守先来后到的原则，不得长时间占用打印机。在多人排队打印时，应合理安排打印任务，提高打印效率。如遇打印机故障，应及时通知行政部门或维修人员，不得擅自拆卸或维修。

4.特殊情况处理：如因工作需要，需使用打印机的特殊功能（如双面打印、装订等），使用人员应提前向行政部门咨询，在行政部门的指导下进行操作。对于打印超大文件或大量文件的情况，应提前与行政部门沟通，合理安排打印时间，避免影响其他人员的正常使用。

五、打印机的维护与保养

1.日常维护：使用人员负责打印机的日常清洁和简单维护工作，如定期清理打印机表面的灰尘、纸屑等杂物，检查打印机的耗材余量等。发现打印机有异常情况（如卡纸、异响、打印质量下降等），应及时报告行政部门。

2.定期保养：行政部门应根据打印机的使用情况和厂家建议，制定打印机的定期保养计划，安排专业维修人员或厂家售后服务人员对打印机进行定期保养。保养内容包括清洁打印机内部、更换磨损部件、校准打印头等，确保打印机的性能稳定。

3.耗材管理：打印机耗材（如墨盒、硒鼓、纸张等）由行政部门统一采购和管理。行政部门应建立耗材库存台账，记录耗材的采购日期、采购数量、使用部门、使用数量等信息，定期进行盘点，确保耗材库存数量准确。使用部门根据实际需求，填写《耗材领用单》，经部门负责人签字后，到行政部门领取耗材。行政部门应根据耗材的使用情况，合理控制库存，避免积压或缺货。

六、打印机的维修与报废

1.维修流程：当打印机出现故障时，使用人员应及时填写《打印机维修申请表》，详细描述故障现象，提交至行政部门。行政部门根据故障情况，联系专业维修人员或厂家售后服务人员进行维修。维修人员在维修完成后，填写《打印机维修记录单》，记录维修内容、维修时间、维修费用等信息，由使用部门和行政部门签字确认。

2.维修费用管理：打印机的维修费用由行政部门统一审核和报销。维修费用报销时，应提供维修发票、维修记录单等相关凭证，经财务部门审核、公司领导审批后，方可报销。对于维修费用较高的打印机，行政部门应组织评估是否有维修价值，如维修费用超过打印机购置价格的一定比例（如50%），可考虑申请报废。

3.报废处理：对于已无法维修或维修成本过高、技术落后、使用年限过长等符合报废条件的打印机，使用部门填写《打印机报废申请表》，说明报废原因，提交