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合同管理制度

一、总则

合同是企业在生产经营活动中明确权利义务关系的基本法律文件，亦是企业对外经济交往的重要载体。为规范公司合同管理行为，防范与化解合同风险，保障公司合法权益，提升合同管理效率与质量，依据国家相关法律法规，并结合公司实际运营情况，特制定本制度。

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营管理活动中对外订立、履行、变更、解除及终止各类合同、协议及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。公司内部管理性文件及劳动人事合同另行规定。

合同管理遵循以下基本原则：

1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度的要求。

2.风险控制原则：以事前防范为主，事中控制为辅，事后补救为补充，最大限度降低合同风险。

3.审慎负责原则：合同经办人及审核审批人员应恪尽职守，对合同内容的真实性、合法性、完整性及可行性负责。

4.效益优先原则：在合法合规的前提下，力求实现合同利益最大化，保障公司资产安全与经营效益。

二、合同管理机构与职责

公司合同管理实行统一领导、分级负责、专业审核、全程监控的管理体制。

法务部门是公司合同管理的归口管理部门，主要职责包括：

*负责本制度的制定、修订、解释与监督执行；

*建立健全合同管理流程，指导各部门合同管理工作；

*参与公司重大合同的谈判、评审与起草工作；

*负责合同标准文本的制定、修订与推广使用；

*对合同的合法性、合规性进行审核，提供法律意见；

*协助处理合同纠纷，参与诉讼或仲裁活动；

*组织合同管理培训，提升员工合同法律意识与管理水平；

*负责合同专用章的管理与使用监督。

各业务部门是合同的发起部门和履行主体，主要职责包括：

*负责合同相对方的初步筛选、背景调查与资信评估；

*负责合同项目的可行性研究与论证；

*牵头组织合同谈判，拟定合同草本；

*负责合同履行过程中的具体事务，包括但不限于履约跟踪、通知送达、资料收集与反馈；

*及时向法务部门及相关领导报告合同履行中出现的问题或潜在风险；

*负责本部门合同资料的初步整理、归档，并按规定移交法务部门存档。

财务部门负责对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关事项进行审核，参与合同付款的审批，并对合同履行过程中的财务风险进行把控。

公司管理层依据权限对合同进行审批，对重大合同事项进行决策。

三、合同的订立

合同相对方的选择与审查：业务部门在订立合同前，应审慎选择合同相对方。对首次合作的相对方，必须要求其提供加盖公章的营业执照、相关资质证明、授权委托书等文件，并对其履约能力、商业信誉、财务状况等进行必要的调查与评估。对于重要或长期合作的相对方，应建立客户档案，动态跟踪其资信变化。

合同谈判：合同谈判应遵循平等互利、协商一致的原则。重要合同的谈判应有法务、财务等相关部门人员参与。谈判过程中应充分了解对方意图，明确合同主要条款，注意收集和保存谈判过程中的相关资料。

合同文本的拟定与审核：

1.文本选用：公司已制定标准合同文本的，应优先使用标准文本。确需对标准文本进行修改或没有标准文本的，由业务部门根据谈判结果拟定合同草本。

2.内容要求：合同内容应完整、明确，一般应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。根据合同性质的不同，还可包括保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等。

3.审核流程：合同草本拟定完成后，业务部门应填写《合同审批表》，连同合同草本及相关附件，按以下顺序进行审核：

*业务部门负责人审核：对合同的业务真实性、可行性、价格合理性等进行审核。

*财务部门审核：对合同的付款方式、金额、税务处理等财务事项进行审核。

*法务部门审核：对合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式等进行法律审核，并出具审核意见。

*相关分管领导及总经理/董事长审批：根据合同金额、重要程度及公司授权权限进行审批。

审核过程中，审核部门应在规定时限内出具明确的审核意见。对审核意见有异议的，业务部门应与审核部门协商沟通，必要时可提请公司领导协调。未经完整审核程序的合同，不得提交最终审批。

合同的审批与签署：

1.合同经上述审核程序通过，并经有权审批人批准后，方可签署。

2.合同签署应使用公司合同专用章。严禁在空白合同、空白纸张或未经审批的合同上加盖合同专用章。

3.合同签署应坚持“先审批、后盖章”的原则。合同专用章由法务部门专人保管，用印时需核对审批手续是否完备。

4.合同签署应规范，自然人签字应注明身份证号码，单位盖章应清晰，并由法定代表人