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大数据时代背景下的档案管理研究

档案管理，亦称档案工作，是档案馆直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，是国家档案事业最基本的组成部分。随着，大数据时代的到来，档案信息量很大，采用传统的纸质和人工管理方式，难以将现有的档案信息资源充分的利用起来，档案信息中的潜在价值也难以得到有效的开发。所以，必须要采用先进的技术对档案进行管理，以提高其管理质量。

1大数据对档案管理的影响

1.1有利于创新档案管理理念

传统的档案管理工作均是以纸质形式进行的，不仅消耗大量的纸张、碳粉等办公用材，不环保也不利于提高工作效率，还造成不同部门之间的重复存档，给档案整理和存档、利用均带来很大的压力。加上，纸质存档对档案库房保管条件要求高，一般镇区单位的库房条件难保证。纸质档案在保管和利用的过程中，容易出现质量问题，甚至造成纸质文件损毁。因此，数字化档案管理的发展，适应时代发展的要求，是一种创新的档案管理理念。它通过无纸化管理，既能缩小档案的物理储存空间，又能使档案制作、更新、查阅利用等工作更加便捷。将纸质档案转化为数字化档案，并将档案进行备份，也有利于提升档案信息的安全性。

1.2有利于提升档案管理系统空间

在传统的档案管理工作中，要对档案信息进行更新扩展会比较困难，所以档案管理系统缺乏灵活性。随着大数据时代的来临，档案的储存方式发生很大的改变，使得其储存空间大幅度提升，档案管理系统更加灵活。比如，构建信息化的档案管理平台，利用云计算技术对系统结构进行设计，档案管理人员可随时将新的档案信息更新到系统中。随着系统中储存信息的不断增加，云计算技术可以对迅速的扩展服务器的容量，从而增强档案管理的便捷性。例如，中山市文档平台是一种适用于24个镇区及市直机关的信息化档案平台，它涉及文各类别档案、业务档案、编研材料、统计等综合性能，涵盖范围广，利用率高，操作简便，可行性强，极大地提升了档案管理工作。

1.3有利于挖掘档案信息的价值

档案中的信息资源非常丰富，但纸质化档案的利用十分被动，基本只能提供查阅服务，利用效果不高。如果要将大量的纸质档案信息进行对比信息，将其中有价值的信息提取出来，无疑是非常困难的，工作量非常大。而在大数据时代，数字化系统则可以利用搜索引擎主动的将档案信息资源利用起来，充分挖掘档案资料的价值。比如，通过计算机技术，中山市文档平台可以跟镇区政务平台相对接，实现收发文直接归档到文档平台著录处，然后核对归档；还可以利用软件对档案信息进行数据化管理，不仅可以实现通过关键词搜索或著录时手动对数据分类，对数据进行结构性分析，还能建立起相关的数据库，形成统计报表，将档案信息中潜在的价值充分的挖掘出来，为决策者制定策略提供全面的参考依据。

2大数据时代背景下的档案管理策略

2.1对档案管理结构进行调整

档案管理是一项技能性工作，对技能要求较高，档案岗位人员流动性大，技能低甚至存在无证上岗。大数据时代背景下，需要对档案管理结构进行调整，以提高档案管理工作质量。比如，安排档案中高级职称的人员负责档案管理工作，档案管理队伍要求持证上岗，并对一定条件下的档案管理人员进行技能评审，组织档案实操培训，技能竞技等，以提高档案管理队伍的技能水平。

2.2构建大数据档案管理平台

新系统代替旧系统，是适应时代的发展的要求。大数据时代背景下，档案管理不再局限于纸质文件的归档管理，它发展到声像、视频、数字化、大批量存档等，大数据档案管理平台应时而生。例如：中山市文档平台的开发和应用，不仅根据档案管理的实际需求设置了基本模块，还添加了综合利用模块，只要输入关键字就可以搜索到平台所有账号的相关资料。不仅加强了档案数据化管理，还提高档案信息的共享，促进各镇区和部门之间的交流沟通，从而提高档案信息资源的利用率，提高档案管理工作效率。

2.3加强对档案数据的安全管理

虽然大数据时代能够给档案管理工作带来许多方便，但由于网络具有开放性特点，所以也会增加档案管理工作的风险。在大数据时代背景下，开展档案管理工作，必须重视对档案数据的安全管理，做好资料备份工作。在录入档案资料的时候要特别注意公开级别的选择，对密件进行专人专项处理。

2.4规范档案利用审批程序

随着社会经济的发展，人民的生活水平好了，对出国旅游、定居，法律维权等需求越来越明显，对档案这一历史事件的原始凭证的依赖度也越来越高。因此，规范档案利用审批程序，保障个人隐私，防止不对外公开档案外泄。比如，婚姻档案的查阅，只能本人或者通过法律诉讼，委托律师过来查阅他人婚姻信息。

3结束语

综上所述，信息技术的全面应用和不断更新，给档案管理提出了更高要求，因此，大数据会对档案管理工作产生许多影响，其有利于更新档案管理理念、提升档案管理系统空间，还能充分挖掘档案信息的价值，提高档案管理工作质量。在大数据