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市政府办公文材料管理办法

一、总则

1.目的与依据

为加强市政府办公文材料管理，提高公文处理效率和质量，确保公文的准确、及时、安全、保密，根据《党政机关公文处理工作条例》等相关法律法规，结合市政府办实际工作情况，制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于市政府办机关内部及所属各部门公文材料的起草、审核、签发、印制、收发、传递、归档、保管、销毁等一系列管理活动。

3.基本原则

公文材料管理应遵循实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，确保公文能够准确传达政令，有效指导和推动工作。

二、公文材料的起草

1.职责分工

各部门根据工作需要负责起草相应的公文材料。起草人应熟悉相关政策法规和业务工作，确保公文内容真实、准确、完整。

2.内容要求

公文应主题明确，观点鲜明，内容详实，逻辑严谨。涉及政策法规和重要事项的，必须有充分依据，并与上级精神保持一致。语言表达应规范、简洁、准确，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。

3.格式规范

起草公文时应严格按照《党政机关公文格式》的要求，统一使用规定的公文用纸、排版格式、字体字号等。标题应准确概括公文主要内容，正文层次分明，结构合理。

三、公文材料的审核

1.部门审核

公文起草完成后，由起草部门负责人对公文的内容、格式、政策依据等进行全面审核。审核重点包括是否确有必要行文、内容是否符合要求、文字表述是否准确、格式是否规范等。审核通过后，签署审核意见并报市政府办分管领导。

2.综合审核

市政府办分管领导收到部门报送的公文后，组织相关人员进行综合审核。综合审核除对部门审核的内容进行复查外，还应重点审核公文与其他相关公文的衔接性、协调性，以及是否符合市政府整体工作部署和要求。

3.审核反馈与修改

审核过程中如发现问题，应及时反馈给起草部门。起草部门应根据审核意见认真修改，必要时重新起草。修改后的公文需再次提交审核，直至审核通过。

四、公文材料的签发

1.签发权限

市政府办公文根据不同类型和重要程度，分别由市政府办主任、副主任或市政府领导签发。一般性公文由市政府办主任或分管副主任签发；涉及重要政策、重大事项的公文，须经市政府领导签发。

2.签发程序

公文经审核通过后，由起草部门将公文连同审核意见一并呈送签发人。签发人应认真审阅公文内容，签署明确的签发意见。如签发人对公文内容有修改意见，起草部门应按照意见修改后再次送签。

五、公文材料的印制

1.印制要求

公文印制应严格按照审核签发后的定稿进行，确保内容准确无误，格式规范统一。选用符合质量要求的纸张和印刷设备，保证公文印制清晰、整洁、美观。

2.校对环节

公文印制过程中，必须进行严格的校对。校对工作应由专人负责，至少进行两次校对，重点核对文字、数据、格式等是否准确。校对无误后，方可进行正式印制。

3.印制登记

对公文的印制情况进行详细登记，包括公文名称、文号、印制份数、印制日期等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。

六、公文材料的收发与传递

1.收文管理

市政府办设立专门的收文岗位，负责接收来自上级机关、下级单位及其他相关部门的公文。收文人员应及时对收到的公文进行清点、核对、登记，注明来文机关、文号、标题、日期等信息。

对紧急公文和重要公文，应及时标注并优先送有关领导和部门处理。收文登记后，按照规定的程序和范围进行传阅、办理。

2.发文管理

公文印制完成后，由发文人员进行清点、装封，并填写发文登记表。发文登记表应包括公文名称、文号、主送机关、抄送机关、印发份数、印发日期等内容。

发文人员应按照规定的渠道和方式及时将公文传递给受文单位。对于重要公文和紧急公文，应跟踪传递情况，确保公文及时送达。

3.传递安全

公文传递过程中，应采取必要的安全措施，确保公文的安全保密。通过机要通信、专人送达等方式传递涉密公文，严禁通过普通邮政或非正规渠道传递涉密公文。

七、公文材料的归档

1.归档范围

凡是反映市政府办工作活动、具有保存价值的公文材料，均应按照规定进行归档。归档范围包括上级机关来文、市政府及市政府办发文、下级单位请示报告、会议文件、内部工作文件等。

2.归档要求

公文归档应遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。归档的公文材料应齐全完整，已破损的文件应进行修复，字迹模糊或易褪色的文件应进行复制。

归档文件应按照分类标准进行分类整理，编制归档文件目录，注明文件编号、责任者、文号、题名、日期、保管期限等信息。

3.归档时间

各部门应在每年年初将上一年度办理完毕的公文材料整理后移交市政府办档案室。档案室应及时对归档文件进行审核、上架保存。

八、公文材料的保管

1.保管设施

市政府办应设立专门的档案室，配备必要的保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案保管环境安全、适宜。

2.保管制度