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会议组织策划协议

本协议由以下双方于______年______月______日签订：

甲方（会议主办方）：______

法定代表人/负责人：______

地址：______

联系电话：______

乙方（会议组织策划方）：______

法定代表人/负责人：______

地址：______

联系电话：______

鉴于甲方拟举办名为“______”的会议，会议主题为“______”，计划于______年______月______日在______（地点）举行，甲方委托乙方进行会议的组织与策划工作，双方本着平等自愿、诚实信用的原则，经友好协商，达成协议如下：

第一条会议基本信息

1.1会议名称：______

1.2会议主题与目标：______

1.3会议时间：______年______月______日至______年______月______日，具体开始时间为______，结束时间为______。

1.4会议地点：______

1.5参会人员：预计______人，包括______。

1.6会议周期：包括会前准备期、会中执行期、会后跟进期。

第二条乙方服务范围与内容

乙方同意根据甲方需求，按照专业标准为本次会议提供以下服务：

2.1会议策划阶段服务：

2.1.1进行会议需求分析，提供专业的会议策划方案建议。

2.1.2设计会议主题，制定详细的会议流程和议程。

2.1.3设定会议目标，进行可行性研究。

2.1.4协助甲方进行场地勘选，如甲方确定场地，乙方负责或协助甲方进行场地预订。

2.1.5编制会议预算方案，并提供建议供甲方审核确认。

2.1.6根据甲方需求和预算，推荐符合条件的酒店、搭建商、设备租赁商、AV服务商、礼仪模特、餐饮服务商等供应商，并可在甲方授权范围内协助进行合同谈判。

2.1.7设计会议所需物料，如会议手册、邀请函、签到表、背景板、指示牌、礼品等，并负责其制作。

2.1.8如需，搭建并管理会议注册系统。

2.1.9制定会议宣传推广方案（如需），并负责执行或提供执行建议。

2.1.10如需，协助甲方进行嘉宾/参会人员的邀请与沟通工作。

2.1.11制定详细的会议应急预案。

2.2会议筹备阶段服务：

2.2.1协助甲方进行场地布置方案设计。

2.2.2协助甲方进行会议物料制作进度跟踪与管理。

2.2.3协助甲方进行供应商合同条款的审核。

2.2.4协助甲方确认最终预算。

2.2.5协助甲方准备会议所需的各类文件和资料。

2.2.6进行现场搭建方案设计和确认。

2.2.7进行设备选型、租赁方案制定和确认。

2.3会议执行阶段服务：

2.3.1负责或协调场地搭建工作，确保符合设计方案。

2.3.2负责会议所需设备的安装、调试和现场技术支持，确保设备正常运行。

2.3.3负责现场人员组织与协调，包括签到管理、会场引导、志愿者管理等。

2.3.4严格按照会议议程控制会议流程，确保会议按计划顺利进行。

2.3.5负责演讲嘉宾/重要人物的接待与协调工作。

2.3.6负责现场应急处理，及时响应并处理各种突发状况。

2.3.7负责茶歇、餐饮服务的协调工作，确保按时按质供应。

2.3.8如约定，负责会议记录或摄影摄像服务。

2.4会议结束后服务：

2.4.1负责场地恢复与清理工作，确保场地按约定恢复原状。

2.4.2协助甲方进行剩余物料的回收或处理。

2.4.3提供详细的费用结算清单，协助甲方完成费用结算。

2.4.4提供会议效果评估报告，总结会议经验教训。

2.4.5如约定，负责媒体资料的整理与发送。

第三条双方权利与义务

3.1甲方的权利与义务：

3.1.1有权审批乙方提交的会议策划方案、预算方案及重大调整。

3.1.2有权监督乙方的工作进展，确保服务质量和进度符合协议约定。

3.1.3有权要求乙方按照协议约定的服务范围、标准和时间要求提供服务。

3.1.4有权要求乙方配合完成会议效果评估工作。

3.1.5应按照协议约定及时向乙方提供会议的详细需求、背景资料、所需场地、资源等信息和决策。

3.1.6应按照协议约定按时足额支付服务费用。

3.1.7应遵守协议约定的保密条款，对在合作过程中获悉的乙方商业秘密严格保密。

3.2乙方的权利与义务：

3.2.1有权按照协议约定收取服务费用。

3.2.2有权要求甲方提供必要的工