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建设项目档案资料规范管理手册

引言

建设项目档案资料是项目建设全过程的真实记录和历史凭证，详实、准确、系统的档案资料对于项目的竣工验收、后期运维、审计监督、历史追溯以及企业的管理决策都具有不可替代的重要价值。为确保本单位（或本地区）建设项目档案资料管理工作的规范化、标准化和制度化，提高档案管理水平和利用效率，特制定本手册。本手册旨在为建设项目各参与方在档案资料的形成、收集、整理、归档、保管和利用等环节提供明确的指导和依据。

第一章建设项目档案资料管理的基本概念与原则

1.1基本概念

建设项目档案资料是指在建设项目从策划、决策、勘察、设计、施工、监理、竣工验收至投产使用（或交付使用）的全过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。它是项目建设活动的直接产物，是工程质量的客观见证，是项目后续管理、维护、改造、扩建以及追究工程质量责任的重要依据。

1.2管理原则

建设项目档案资料管理应遵循以下基本原则：

1.真实性原则：档案资料必须真实反映项目建设的实际情况，内容准确无误，数据可靠，不得虚构、篡改或伪造。

2.完整性原则：档案资料应全面、系统地反映项目建设的各个阶段和各个方面，确保其成套性和连续性，避免残缺遗漏。

3.规范性原则：档案资料的形成、收集、整理、编目、装订、归档等工作应符合国家、行业及地方相关标准和规范的要求，做到格式统一、手续完备、条理清晰。

4.及时性原则：档案资料的收集和整理应与项目建设进程同步进行，确保各类文件材料在产生后能及时得到妥善处理，避免事后补编。

5.安全性原则：档案资料属于单位的重要信息资源，应采取有效措施进行保管，防止丢失、损坏、泄密和不当使用，确保其安全与完整。

6.可追溯性原则：档案资料应具有清晰的形成轨迹和流转记录，便于追溯各项活动的过程和责任人。

第二章建设项目档案资料的构成与分类

2.1档案资料的构成

建设项目档案资料通常包括以下主要内容：

1.项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、项目核准或备案文件、建设用地规划许可证、国有土地使用证、环境影响评价文件、节能评估文件、水土保持方案等。

2.勘察设计文件：包括工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、初步设计文件、技术设计文件（如有）、施工图设计文件、设计变更文件、施工图审查合格书等。

3.招投标及合同文件：包括勘察、设计、施工、监理、设备采购等的招标文件、投标文件、中标通知书、合同文本及补充协议等。

4.施工文件：

*施工准备阶段文件：施工组织设计、专项施工方案、开工报告等。

*施工过程文件：工程测量记录、地基处理记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、检验批质量验收记录、施工日志、原材料及构配件出厂合格证与试验报告、施工试验记录等。

*设备安装与调试文件：设备开箱检验记录、安装记录、调试记录、试运行记录等。

5.监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、监理日志、工程质量评估报告等。

6.竣工验收文件：包括竣工验收申请报告、竣工验收会议纪要、竣工验收证书、工程竣工图、竣工结算报告及审核文件、专项验收文件（消防、环保、规划等）等。

7.其他文件：包括工程总结、声像资料（照片、录像）、电子文件、获奖证书等与项目建设相关的有保存价值的文件材料。

2.2档案资料的分类

为便于管理和利用，建设项目档案资料应进行科学分类。通常可参照《建设工程文件归档规范》（GB/T____）或相关行业标准进行分类。常见的分类方法有按专业分类（如建筑、结构、给排水、电气、暖通等）、按文件形成阶段分类或按文件性质分类等。各单位应根据项目特点和管理需求，确定合理的分类方案，并保持分类体系的一致性和稳定性。

第三章建设项目档案资料的全过程管理

3.1项目前期准备阶段

在此阶段，建设单位应明确档案管理职责部门和人员，制定项目档案管理计划和规章制度。同时，开始收集和整理项目立项、规划、用地等前期审批文件，以及勘察设计招标、合同等文件。

3.2勘察设计阶段

勘察单位、设计单位应负责本阶段形成的勘察报告、设计文件、计算书、图纸等资料的收集、整理和积累，并按合同约定向建设单位提交。建设单位（或监理单位）应对其完整性、规范性进行审核。

3.3施工阶段

施工阶段是档案资料产生最多、最集中的时期，管理难度也最大。

1.施工单位：应设立专职或兼职档案员，负责施工过程中各类文件资料的及时收集、整理、核对、积累和保管。隐蔽工程记录、检验批验收记录等重要文件应在验收后立即形成，并由相关方签字确认。

2.监理单位：应监督、检查施工单位档案资料的形成、积累和整理情况，对施工单位提交的资料进行审核签认，并负责自身监理文件的收集、整理。