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企业费用报销审核及申请表样例

适用场景与常见报销类型

在企业日常运营中，费用报销是规范资金支出、控制成本的重要环节。本模板适用于以下场景：员工因公支出需向企业申请报销费用，涵盖差旅费（交通、住宿、餐饮）、办公费（文具、打印、通讯费）、业务招待费（客户餐费、礼品）、交通费（市内交通、燃油费）、会议费（场地、物料、参会人员费用）等常见类型。无论是一线员工出差产生的住宿票据，还是部门为维护客户关系产生的招待支出，均可通过标准化流程完成申请与审核，保证费用支出的真实性、合规性与合理性。

费用报销全流程操作指南

第一步：费用发生前确认（可选但建议）

大额支出（如单笔超过5000元）或非常规费用（如大型会议、采购设备），建议提前向部门经理提交《费用预申请说明》，明确费用用途、预算金额、预计发生时间，获得口头同意后再执行，避免事后因不符合规定无法报销。

常规小额费用（如市内交通、办公用品）无需预申请，但需保证费用与工作直接相关，如“拜访客户产生的地铁费”“部门例会打印材料费”等。

第二步：整理费用凭证

凭证完整性：每笔费用需对应合法合规的原始凭证，包括但不限于：增值税发票（需注明税号、业务内容、金额）、行程单（机票/高铁票）、消费小票（餐饮、购物）、付款凭证（/转账截图需备注“费用事由+申请人”）。

凭证规范性：发票抬头需为企业全称（如“科技有限公司”），不可涂改、撕毁；电子发票需打印并加盖“已报销”章，避免重复报销；境外费用需提供翻译件及报关单（如适用）。

凭证分类：按费用类型（差旅/办公/招待等）分门别类整理，同类凭证按时间顺序排列，并在凭证右上角用铅笔标注“序号”（如“差旅-1”“办公-2”），方便后续核对。

第三步：填写《企业费用报销申请表》

基础信息：填写申请人姓名（*某某）、所属部门（如“销售部”）、申请日期、报销周期（如“2024年3月1日-3月31日”），保证信息与实际一致。

费用明细栏：按“费用类型-事由-金额-凭证号”逐项填写，示例：

费用类型

事由

金额（元）

凭证号（如发票代码+后4位）

差旅费

上海客户拜访住宿费

1200.00

0123

业务招待费

招待公司用餐费

800.00

098

合计金额：填写费用总金额（大小写一致，如“￥2000.00”对应“人民币贰仟元整”）。

附件清单：填写凭证总数量（如“共3张：发票2张+行程单1张”），并在“备注”栏说明特殊情况（如“部分费用为垫付，需实报实销”“提前预支1000元，本次冲抵”）。

第四步：提交审批

审批层级：根据企业规定逐级提交，一般流程为：

部门经理审核：确认费用真实性（是否为实际发生）、合理性（是否符合部门预算），签字后提交财务部；

财务审核：检查凭证合规性（发票抬头、税号、金额是否正确）、报销标准是否符合企业制度（如差旅住宿费是否超限），签字后提交最终审批人；

最终审批人（如部门总监/总经理）：确认大额/特殊费用必要性，签字确认后视为审批通过。

提交方式：将填写完整的《费用报销申请表》、原始凭证按顺序整理，用回形针固定，提交至部门经理或财务部（企业有OA系统的可同步线上提交扫描件）。

第五步：报销入账

审批通过后，财务部于3-5个工作日内完成报销金额核算，通过银行转账发放至员工工资卡（需提供银行卡号），或以现金形式发放（小额费用）。

员工收到报销款后，需在《费用报销登记表》上签字确认，保证流程闭环。

企业费用报销申请表模板（含填写示例）

企业费用报销申请表

基本信息

填写内容

申请人

*某某

所属部门

销售部

申请日期

2024年4月5日

报销周期

2024年3月15日-3月20日

费用合计（大写）

人民币叁仟伍佰元整

费用合计（小写）

￥3500.00

附件数量

共5张：发票3张+行程单1张+消费小票1张

费用明细栏

序号

费用类型

事由

金额（元）

凭证号（发票代码+后4位）

备注（如垫付/冲抵）

1

差旅费

北京客户差旅交通费

1500.00

2233445566778

预支1000元，冲抵后实付500元

2

差旅费

北京住宿费

1200.00

5566778899001

无

3

业务招待费

招待科技公司用餐费

800.00

9988776655432

无

审批意见栏

审批环节

审批人

审批意见

签字

日期

部门经理审核

*经理

同意报销

______

2024.4.6

财务审核

*会计

凭证合规

______

2024.4.7

最终审批

*总监

同意

______

2024.4.8

员工确认签字：_________日期：_________

报销审核常见问题与注意事项

凭证合规性风险

发票抬头错误（如写为个人姓名或简称）、税号缺失、发票专用章模糊等均不予报销，需重新取得合规凭证。

电子发票需打印并加盖“已报销”章，避免重复报销（财务部会建立电子发票