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一、适用业务场景
制造业企业的产成品销售订单处理；
贸易型企业的分销/批发订单管理；
电商企业的线上订单履约流程；
需要跨部门（销售、仓储、物流、财务）协作的订单场景。
通过规范流程，可提升订单处理效率，减少人为错误，保证客户交付时效。
二、标准化操作流程
步骤1：订单接收与初步审核
目标：保证订单信息完整、准确，明确客户需求。
操作说明：
销售代表*（或订单录入员）收到客户订单（邮件/系统/纸质）后，需在2个工作小时内完成信息核对，重点检查：
客户基本信息（名称、联系方式、地址）是否完整；
产品信息（型号、规格、数量、单价）与报价单是否一致；
交货日期、付款方式、特殊要求（如包装、配送地址）是否明确；
订单金额、折扣条款是否符合公司政策。
若信息缺失或存在歧义，需在1个工作日内联系客户*补充确认，并保留沟通记录（邮件/系统备注）。
审核通过后，在订单管理系统中创建订单，分配唯一订单编号（格式：YYYYMMDD+流水号，如2023901），并更新订单状态为“已审核”。
步骤2：库存核查与预分配
目标：确认库存是否满足订单需求，避免超卖或延迟交付。
操作说明：
仓库管理员*在收到系统“已审核”订单通知后，1个工作日内通过库存管理系统查询：
成品库存数量是否≥订单数量；
库存产品批次、效期是否符合客户要求（如需）。
库存充足：直接在系统中锁定订单库存，更新状态为“已分配”，并触发备货指令。
库存不足：
若属短期缺货（预计3日内可补货），由采购专员联系供应商协调紧急调拨，同步更新预计交货日期，并通知销售代表与客户沟通；
若属长期缺货或需定制生产，启动生产协调流程（见步骤3）。
核查结果需在系统中记录，备注库存数量、调拨/生产计划及预计完成时间。
步骤3：生产/备货指令下达
目标：根据订单需求，完成产品生产或备货准备。
操作说明：
生产型订单：
生产计划员*根据订单交期、库存情况，制定生产排程（明确产线、开工/完工时间），下达生产指令单至生产车间；
车间主管组织生产，每日更新生产进度至系统，完成后通知质检员检验。
贸易型/现货订单：
仓库管理员*根据“已分配”订单，打印拣货单，按“先进先出”“批次优先”原则组织拣货；
拣货完成后，双人复核（仓管员与复核员），保证数量、型号无误，打包并粘贴发货标签（含订单号、客户地址）。
生产/备货完成后，系统订单状态更新为“已备货”，同步通知物流部门。
步骤4：发货与物流跟踪
目标：保证产品按时、准确送达客户指定地点。
操作说明：
物理专员*（或发货员）根据订单信息，选择物流方式（自送/第三方物流），确认运费承担方（预付/到付）；
打印发货清单、货运单，随货同行，并在系统中录入物流单号，更新订单状态为“已发货”；
发货后2小时内，通过短信/邮件将物流单号告知客户*，提醒收货；
每日跟踪物流状态，若出现延迟（如天气、交通问题），及时协调物流方处理，同步更新预计送达时间，并通知销售代表*与客户沟通；
客户签收后，物流方签收凭证至系统，订单状态更新为“已签收”。
步骤5：客户确认与售后跟进
目标：保证客户对产品及服务满意，完成订单闭环。
操作说明：
销售代表在客户签收后1个工作日内，通过电话/邮件联系客户，确认：
产品数量、型号是否与订单一致；
产品包装、质量是否完好；
是否存在其他问题（如破损、错发）。
若客户反馈问题，启动售后流程：
属质量问题：客服*协调质检部门确认，7个工作日内提出解决方案（补发/退换货/折扣），并跟进处理结果；
属物流问题：物流专员*与物流方协商理赔，同步告知客户处理进度。
客户确认无误后，销售代表*在系统中确认订单完成，状态更新为“已完成”，并收集客户满意度反馈（可选）。
步骤6：财务对账与数据归档
目标：完成款项结算，保存订单全流程数据。
操作说明：
财务专员*根据“已完成”订单，核对销售合同、发货单、签收凭证，开具发票（如需），并在财务系统中录入应收账款；
按公司账期与客户对账，跟踪回款情况，逾期未回款时由销售代表协同财务催收；
每月月底，订单管理员*将当月订单数据（含审核、库存、发货、售后记录）整理归档（电子档备份至服务器，纸质档按订单号分类存档），保存期限≥3年。
三、订单处理跟踪表单
订单基本信息
内容
订单编号
2023901
客户名称
A公司
客户联系方式
*（电话/邮箱）
下单日期
2023-10-01
要求交货日期
2023-10-10
产品明细
产品型号
规格描述
ABC-001
220V/50Hz，白色
ABC-002
110V/60Hz，黑色
订单状态跟踪
审核状态
已审核（审核人：*，审核时间：2023-10-0110:00）
库存状态
已分配（库存数量：150，分配时间：2023-10-0114:00）
生产/备货状态
已备货（完成时间：2023-
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