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行政事务管理手册作业指引

一、适用范围与核心目标

本手册适用于企业内部各行政部门、业务单元及相关岗位人员，涵盖日常行政事务的标准化处理流程。旨在通过规范操作提升行政工作效率，保证事务处理的准确性、一致性和可追溯性，同时为跨部门协作及新人培训提供依据，支撑企业行政管理体系的高效运行。

二、典型应用场景

日常行政事务处理：如办公用品申领、会议室预订、固定资产维护、文件流转等；

专项组织协调：如公司级会议（年会、季度会）、员工活动（团建、培训）、外部接待（客户来访、检查）等；

新人入职支持：办公工位安排、行政权限开通、入职物资发放等；

突发事务应对：如办公设备故障、临时场地调整、紧急文件处理等。

三、标准化操作流程

（一）会议组织与管理流程

会议发起与申请

申请人明确会议主题、时间（精确到小时）、地点、参会人员（部门/职务）、议程及预计时长；

填写《会议审批及安排表》（详见模板一），经部门负责人审批后，提前2个工作日提交至行政部。

会议资源协调

行政部根据申请内容，确认会议室availability（如需特殊设备如投影仪、视频会议系统，需提前1个工作日调试）；

若遇资源冲突，与申请人协商调整时间或地点，并及时反馈结果。

会前准备

会前1小时，行政部布置会场（摆放席卡、饮用水、会议材料，调试设备）；

申请人提前30分钟到场，确认会议准备情况，通知参会人员准时出席。

会中服务

行政部安排专人负责签到（或线上签到记录），引导参会人员就座；

会议期间，协助处理设备突发故障，记录会议关键要点（时间、决议、待办事项）。

会后跟进

会议结束后1个工作日内，申请人整理《会议纪要》（含决议、责任人、完成时限），经部门负责人审核后分发至参会人员及相关部门；

行政部回收会议材料，清理会场，关闭设备电源，将《会议审批及安排表》《会议纪要》同步归档（电子版存共享文件夹，纸质版保存2年）。

（二）办公用品申领与管理流程

申领发起

员工根据工作需求，登录企业OA系统“办公用品申领”模块，填写物品名称、规格、数量、申领事由；

部门负责人审批通过后，提交至行政部库存管理员。

库存核查与发放

库存管理员核对系统库存，若库存充足，1个工作日内完成发放；若库存不足，及时采购（采购流程参照《行政采购管理办法》）；

申领人核对物品数量与规格，签字确认《办公用品发放记录》（详见模板二）。

定期盘点

每月最后一个工作日，行政部组织对办公用品进行全面盘点，核对系统数据与实际库存，编制《办公用品盘点表》，保证账实相符；

对临期或损坏物品，及时登记并按流程处理（报损、报废或更换）。

（三）访客接待与管理流程

接待申请

业务部门提前1个工作日填写《访客接待申请表》（详见模板三），注明访客单位、姓名、职务、到访时间、事由、陪同人员及需求（如是否需要车辆、餐饮安排）；

部门负责人审批后，提交至行政部。

接待准备

行政部根据申请信息，安排访客停车（预留车位）、引导路线（前台至会议室），准备访客登记簿、茶水、纸笔等；

若需安排餐饮，提前与餐厅确认菜单、时间及标准（参照公司《商务接待费用管理规定》）。

接待实施

访客抵达时，前台引导至接待区，通知陪同人员；

陪同人员引导访客至会议室，介绍公司概况（可选），洽谈期间行政部提供必要支持（如设备调试、加茶水）。

后续跟进

访客离开后，行政部清理会议室，更新《访客登记记录》；

陪同人员填写《访客反馈表》（可选），记录接待满意度及改进建议，提交行政部归档。

四、常用管理模板

模板一：会议审批及安排表

会议基本信息

会议名称

申请部门

申请人

*申请人

联系方式

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

□总部A栋X楼会议室□分公司会议室□其他：______

参会人数

共人（部门/职务：______）

会议主题及议程

1.______（时长：分钟）2.___（时长：_分钟）…

会议需求

□投影仪□麦克风□白板□视频会议系统□饮用水□其他：______

审批意见

部门负责人签字

日期

行政部审核

□同意安排□需调整（调整说明：______）审核人：*审核员日期：年月日

分管领导审批

□同意□退回修改签字：*领导日期：年月日

模板二：办公用品发放记录

申领日期

物品名称

规格型号

申领数量

实发数量

申领人

部门

库存管理员签字

备注

年月日

A4纸

80g

5包

5包

*员工

市场部

*管理员

年月日

签字笔

0.5mm

10支

10支

*员工

行政部

*管理员

…

…

…

…

…

…

…

…

…

模板三：访客接待申请表

申请信息

到访日期

年月日

到访时间

访客单位

访客人数

访客信息

姓名：*访客职务：______联系方式：______

陪同部门

陪同人员

到访事由

□业务洽谈□参观考察□会