采购物资质量控制与验收模板.docVIP

采购物资质量控制与验收模板

一、适用范围与应用场景

二、全流程操作步骤详解

（一）采购前：供应商资质与质量体系审核

操作主体：采购部、质量管理部、技术部（如需）

操作内容：

供应商资质筛选：采购部根据采购需求，收集潜在供应商的营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备制造许可证等）、过往供货业绩证明等资料，初步筛选符合基本资质的供应商。

现场质量审核：质量管理部联合技术部（针对技术复杂物资）对候选供应商进行现场审核，重点核查：

生产设备与工艺是否符合物资质量要求；

质量检测设备是否校准且有效运行；

是否建立完善的质量追溯体系（如批次管理、不合格品处理流程）；

过往质量及整改记录。

确定合格供应商：审核通过后，由采购部将供应商纳入《合格供应商名录》，并更新至供应商管理系统；未通过审核的供应商需书面说明原因，反馈至采购部归档。

输出成果：《供应商资质审核表》《合格供应商名录》

（二）采购中：合同质量条款明确

操作主体：采购部、法务部、质量管理部

操作内容：

质量条款约定：采购部在起草采购合同时需与质量管理部共同明确以下质量要求：

物资质量标准（国标、行标、企标或技术协议约定的具体参数）；

检验依据与方法（如GB/T19001标准、第三方检测报告等）；

不合格品处理方式（退货、换货、让步接收及责任划分）；

供货周期与质量异议期限（如到货后15天内可提出质量异议）。

合同评审：法务部对合同条款的合规性进行审核，质量管理部对质量条款的可行性进行确认，评审通过后由双方授权人签字盖章，合同生效。

输出成果：采购合同（含质量条款附件）

（三）到货后：现场检验与记录

操作主体：仓储部、质量管理部、使用部门（如需）

操作内容：

到货登记：仓储部核对送货单信息（供应商名称、物资名称、规格型号、数量、批次号等）与采购订单是否一致，确认无误后办理入库登记，暂存于“待检区”。

外观与数量检查：质量管理部检验员对物资进行外观和数量初检：

外观检查：检查物资包装是否完好、有无破损、变形、锈蚀、标识是否清晰（含生产日期、保质期、合格证等）；

数量核对：清点实物数量与送货单、采购订单是否一致，短缺或多余需记录并反馈至采购部。

功能与参数检测：根据质量标准，使用专业设备或委托第三方检测机构对物资关键功能参数进行检测（如：原材料的化学成分、电器的绝缘电阻、设备的运行精度等），检测过程需填写《检测原始记录》。

文件审核：核对供应商提供的《出厂检验报告》《质量合格证明》《第三方检测报告》等文件是否齐全、有效，与实物信息是否一致。

输出成果：《到货检验记录表》《检测原始记录》

（四）检验结果判定与处理

操作主体：质量管理部、采购部、仓储部、供应商（如需）

操作内容：

合格判定：检验结果全部符合质量标准时，由质量管理部检验员出具《检验合格报告》，标注“合格”标识，通知仓储部将物资移至“合格品区”，办理正式入库手续。

不合格判定：检验结果任一项不符合标准时，判定为不合格品，质量管理部需：

立即通知采购部及使用部门，暂停该批次物资投入使用；

填写《不合格品处理单》，明确不合格项、检测数据、处理建议（退货/换货/让步接收）；

通知供应商到现场确认，协商处理方案（如需退货，由供应商承担运费；如需换货，明确换货周期及新批次检验要求）。

让步接收审批：若不合格项不影响使用且紧急需用，可申请“让步接收”，需由使用部门提交《让步接收申请表》，说明理由及风险控制措施，经质量管理部负责人、分管领导审批后方可放行，并做好记录留存。

输出成果：《检验合格报告》《不合格品处理单》《让步接收申请表》

（五）验收归档与供应商评价

操作主体：质量管理部、采购部

操作内容：

资料归档：将采购合同、供应商资质文件、检验记录、合格/不合格报告、处理单等资料整理成册，按“一物一档”原则归档保存，保存期限不少于3年（关键物资可延长至5年）。

供应商绩效评价：采购部每季度根据供应商的供货及时率、物资合格率、质量问题响应速度等指标，联合质量管理部对供应商进行绩效评分，评分结果作为后续合作（如订单分配、供应商名录调整）的依据，评分低于60分的供应商需限期整改，整改不达标则移出《合格供应商名录》。

输出成果：采购物资验收档案、《供应商绩效评价表》

三、核心配套表格清单及说明

（一）《供应商资质审核表》

序号

审核项目

审核内容

审核结果（合格/不合格）

备注

1

营业执照

是否在有效期内，经营范围是否包含所供物资

2

行业资质证书

如ISO9001认证、特种设备生产许可证等是否齐全且有效

3

生产能力

设备配置、产能是否满足采购需求

4

质量体系文件

是否有《质量控制手册》《检验作业指导书》等

5

过往供货业绩

提供近3年类似物资供货合同及用户评价

6

审核结论

□通过□有条件通过（整改后复审）