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财务报销申请审批流程标准化手册

一、手册应用场景说明

本手册适用于公司内部所有涉及费用报销的场景，涵盖员工因公开展业务活动产生的日常费用、差旅费用、专项业务支出等各类经济业务的报销管理。具体包括但不限于：

员工办公文具采购、通讯费、交通费等日常运营支出；

因公出差产生的交通、住宿、餐饮、市内交通等差旅费用；

业务招待、市场推广、会议培训等专项业务支出；

其他符合公司财务制度规定的因公费用报销需求。

二、标准化操作流程详解

（一）报销申请发起与材料准备

申请人职责：

费用发生后，申请人需在3个工作日内完成报销申请准备，保证费用真实、合理且与业务相关。

整理费用明细清单，逐项注明费用发生日期、用途、金额及对应业务背景。

收集合规的费用凭证（如合规票据、行程单、会议通知等），保证凭证信息完整（含抬头、金额、日期、业务内容等关键要素），且无涂改、破损。

涉及多人共同发生的费用（如团队差旅、业务招待），需明确费用分摊方式并附说明。

系统填报：

登录公司财务管理系统，进入“报销申请”模块，选择对应报销类型（日常费用/差旅费/专项费用等）。

逐项填写报销单信息：申请人姓名*、所属部门、申请日期、费用归属项目（如适用）、费用明细（按类别分项录入）、总金额、附件清单（注明凭证名称及张数）。

电子版费用凭证（扫描件或清晰照片），保证每张凭证与系统填报明细一一对应。

（二）部门负责人审核

审核内容：

真实性核查：确认费用是否确因业务需要发生，是否存在虚报、多报情况。

合理性评估：判断费用金额是否符合公司标准（如差旅住宿标准、招待费限额等），超出标准部分需特别说明理由。

预算匹配性：检查费用是否在部门年度预算范围内，超预算费用需提前提交预算调整申请并附批文。

审核操作：

部门负责人登录系统，在“待办审批”模块查看报销申请，通过系统反馈审核意见（“同意”/“需补充材料”/“驳回”）。

对“需补充材料”的申请，注明需补充的内容（如missing会议通知、费用明细不清晰等），申请人修改后重新提交。

审核通过后，系统自动流转至财务部门，审核时限为2个工作日内。

（三）财务部门合规性复核

复核重点：

凭证合规性：检查费用凭证是否符合国家财税法规及公司财务制度（如票据抬头、税号、印章是否完整，是否为合规票据等）。

金额准确性：核对系统填报金额与凭证金额、附件清单是否一致，计算是否存在误差（如多张凭证合计金额与总金额不符）。

流程完整性：确认报销单填写规范、附件齐全、部门审核通过，无遗漏环节。

政策符合性：核查费用是否享受免税政策（如员工差旅补贴是否超过免税标准），需代扣代缴个人所得税的按规定处理。

复核操作：

财务专员登录系统接收报销申请，完成复核后反馈结果（“通过”/“退回补充”/“驳回”）。

“退回补充”：注明具体问题（如票据抬头错误、缺少成本归属项目等），申请人修改后重新提交。

“驳回”：说明驳回原因（如虚假报销、严重超标且无合理理由等），终止流程并通知申请人。

复核时限为3个工作日内，复杂情况（如大额费用、跨部门费用）可延长至5个工作日内。

（四）分级审批决策

根据报销金额及费用类型，实行分级审批制度，审批权限

报销金额（元）

审批人

5,000（含）以下

部门负责人

5,001-20,000（含）

分管副总经理*

20,001-50,000（含）

总经理*

50,000以上

董事长*（或总经理办公会）

审批操作：

审批人登录系统查看报销申请，复核费用必要性、金额合规性及前置流程完成情况。

对符合规定的审批通过，系统自动审批记录；对有疑问的，可要求财务部门或申请人补充说明。

审批时限为2个工作日内，超期未审批的视为默认通过（需提前在系统中设置超时自动流转规则）。

（五）款项支付与资料归档

支付流程：

审批完成后，财务专员在1个工作日内付款凭证，核对申请人银行账户信息（户名、开户行、账号），保证信息准确。

通过银行转账或公司备用金支付方式完成款项发放，支付状态在系统中实时更新（“已支付”/“待支付”）。

员工可选择“直接银行转账”（到账时间一般为1-3个工作日）或“领取备用金”（需提前提交备用金申请，按公司备用金管理制度执行）。

资料归档：

财务部门在支付完成后，打印系统的报销单、审批记录表，与纸质附件（费用凭证、明细清单等）一并整理，按“部门-日期-申请人”分类编号。

电子档案（系统填报数据、电子凭证）备份至公司服务器，保存期限不少于5年；纸质档案保存期满后按公司档案管理规定销毁。

三、标准化表格示例

表1：日常费用报销申请单

申请人姓名*

所属部门

申请日期

费用归属项目

预算科目

报销类型

费用明细

日期

费用项目

金额（元）

总金额

附件清单

□合规凭证张□行程单张□其他：

申请人签字

部门负责人审批

财务复核

领导审批

支付状态

□未