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综合行政管理手册及操作流程

一、手册概述与适用范围

本手册旨在规范企业综合行政管理工作，明确各环节操作标准，提升行政服务效率，保障企业日常运营有序开展。适用于企业全体员工，行政部门（含行政部、后勤部等）及相关岗位人员（如行政专员、后勤主管等）需严格遵照执行。涵盖办公环境维护、办公用品管理、会务组织、固定资产管理、印章使用、文件归档等核心行政事务，为企业行政工作提供标准化指引。

二、核心行政事务操作流程

（一）办公环境维护操作流程

问题反馈

员工发觉办公区域（如工位、会议室、走廊等）存在设施损坏（如灯具故障、桌椅松动）、环境问题（如空调异常、卫生死角）时，需通过企业内部沟通系统（如OA系统、钉钉群）提交《办公环境维护申请表》，或直接联系行政专员*。

申请表需注明：问题发生位置、具体问题描述、紧急程度（一般/紧急）、期望完成时间。

派单处理

行政专员*收到申请后，1小时内核实问题真实性及紧急程度：

紧急问题（如电路故障、水管爆裂）：立即联系维修人员到场处理，同步通知申请人；

一般问题：24小时内分配给对应维修人员（如物业、设备供应商），并在OA系统更新派单状态。

跟进维修

维修人员到场后，行政专员*需全程跟进维修进度，保证问题彻底解决；若需更换配件，需提前确认库存，必要时启动采购流程。

验收反馈

维修完成后，申请人现场确认问题是否解决，在《办公环境维护申请表》签字验收；行政专员*更新系统状态，归档申请表，形成闭环管理。

（二）办公用品采购操作流程

需求提报

各部门每月25日前提交次月《办公用品采购申请表》，注明物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、用途说明（如“行政部日常办公用”“市场部展会物料”）。

部门负责人审核需求合理性，避免重复采购或过度囤积。

审批审核

行政专员*汇总各部门需求，编制《办公用品采购汇总表》，提交行政部门负责人审核，重点核查：

是否属于办公用品目录内物品；

数量是否符合实际需求，是否存在超预算情况。

供应商选择

审核通过后，行政专员*根据“质优价廉、服务稳定”原则选择供应商：

常规物品（如纸张、笔）可从现有合格供应商库中选择；

新增或大额采购需进行比价（至少3家供应商），形成《比价记录表》，报行政部门负责人审批。

采购执行

确定供应商后，签订采购合同（单次采购金额超5000元需签订），明确交付时间、质量标准、付款方式；下单后跟踪物流进度，保证按时到货。

入库验收

物品到货后，行政专员*与仓库管理员共同验收：

核对物品名称、规格、数量是否与采购单一致；

检查质量是否合格，有破损或不符合要求的当场拒收并联系供应商更换。

验收合格后，填写《办公用品入库单》，登记台账，更新库存信息。

领用登记

员工领用办公用品时，需填写《办公用品领用登记表》，注明领用人、部门、物品名称、数量、领用日期；行政专员*核对库存，发放物品并签字确认。

（三）会议组织操作流程

会议发起

会议发起人（部门负责人或项目人员）需提前2-3个工作日确定会议主题、时间、地点、参会人员、议程，填写《会议组织审批表》，提交行政部门负责人审批。

方案制定

审批通过后，行政部门根据会议规模制定方案：

小型会议（10人以下）：安排会议室、调试设备（投影仪、麦克风等）、准备茶水；

大型会议（10人以上）：需额外布置会场（横幅、席卡、资料袋）、协调安保、安排摄影摄像、制定应急预案（如设备故障、人员疏散）。

会前准备

行政专员*提前1天完成：

会议室布置：检查桌椅摆放、设备调试、网络连接；

物料准备：会议资料、签到表、笔、纸、饮用水等；

通知参会人员：通过OA系统或群发消息发送会议提醒，含时间、地点、议程。

会议执行

会议当天，行政专员*提前30分钟到场，再次检查设备、物料；

参会人员签到时，发放会议资料；会议期间负责设备支持、茶水服务，记录会议要点（如《会议纪要模板》）。

会后总结

会议结束后，行政专员*协助清理会场，回收剩余物料；

发起人需在2个工作日内整理《会议纪要》，明确决议事项、责任人、完成时间，提交行政部门归档；重要会议需同步将纪要抄送相关领导。

（四）固定资产管理操作流程

资产入库

企业购置固定资产（如电脑、打印机、办公家具）后，行政专员*核对采购合同与实物信息（名称、型号、序列号、购买日期），填写《固定资产入库单》，粘贴资产标签（含编号、部门、责任人），录入固定资产管理系统。

领用登记

员工领用固定资产时，需填写《固定资产领用/归还登记表》，签字确认；行政专员*在系统中更新资产状态（“在用”）、使用人、存放地点。

日常维护

行政部门每季度对固定资产进行一次全面检查，包括设备运行状况、存放环境等；发觉故障时，及时联系维修，并记录《固定资产维修记录表》。

归还/转移

员工离职或部门间资产转移时，需先归还固定资产，行政专员*检查资产完好情况，确认无损坏