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2025年商务考察视频会议协议

甲方：[（如果是公司）公司名称（盖章）]

授权代表（签字）：

日期：2025年[]月[]日

乙方：[（如果是公司）公司名称（盖章）]

授权代表（签字）：

日期：2025年[]月[]日

鉴于甲乙双方有意就特定的商务考察活动进行视频会议交流，为明确双方的权利与义务，经友好协商，达成协议如下：

第一条会议基本信息

1.1会议主题：[明确本次视频会议的具体商务考察主题，例如“XX区域市场潜力分析”、“XX项目合作模式探讨”等]。

1.2会议目的：[阐述召开本次视频会议的主要目标，例如“获取市场信息”、“评估合作可行性”、“建立沟通渠道”等]。

1.3会议时间：[明确会议的召开日期和具体开始时间，例如“2025年X月X日，北京时间XX:XX”]。

1.4会议地点/平台：[明确视频会议所使用的平台名称，例如“腾讯会议”、“Zoom”、“Teams”等，或提供会议链接/ID]。

1.5会议形式：[明确为“视频会议”形式，可能包含屏幕共享、在线演示等]。

1.6预计时长：[预估会议将持续多长时间，例如“约1.5小时”]。

1.7与会人员：[列出主要的与会人员名单及其职务，或说明邀请范围]。

第二条双方权利与义务

2.1甲方的权利与义务：

2.1.1按时开始会议，并确保会议环境安静、网络稳定。

2.1.2提前向乙方发送会议邀请，包含会议链接、密码（如有）、议程及注意事项。

2.1.3负责会议平台的预定、设置及测试，确保会议顺利进行。

2.1.4有效管理会议秩序，引导讨论，控制会议节奏。

2.1.5负责会议记录或指定专人记录。

2.1.6对会议内容（如涉及商业秘密）负有保密义务。

2.1.7履行协议约定的其他义务。

2.2乙方的权利与义务：

2.2.1接收并确认会议邀请。

2.2.2按时加入会议，并确保自身网络环境及设备（电脑、摄像头、麦克风等）满足视频会议要求。

2.2.3遵守会议议程，积极参与讨论。

2.2.4对会议内容（如涉及商业秘密）负有保密义务。

2.2.5如需分享屏幕或进行演示，应提前与甲方（或主持人）沟通并获得许可。

2.2.6如有疑问或建议，应在适当的时候提出。

2.2.7履行协议约定的其他义务。

第三条会议准备与支持

3.1技术准备：双方均需提前测试各自的设备和网络连接，确保能够正常参与视频会议。甲方应提供必要的技术指导或支持联系方式。

3.2资料准备：如需提前分发会议材料（如PPT、报告、名单等），甲方应在会议开始前通过邮件或其他约定方式发送给所有与会人员。

3.3主持人/协调人：明确会议的主持人或主要协调人，负责引导会议进程。

第四条会议保密条款

4.1保密信息定义：指在会议期间披露的、任何一方认为具有商业价值且未公开的信息，包括但不限于会议讨论内容、数据、观点、建议、演示文稿、参与者信息等。

4.2保密义务：双方及其参与会议的员工/代表均应严格保守在会议中获悉的对方保密信息，未经对方书面同意，不得以任何方式披露、使用或允许第三方接触该等信息。

4.3例外情况：保密义务不包括以下情况：(a)该信息在会议披露前已为公开信息；(b)该信息非因违反本协议而为对方所知；(c)接收方能证明其从无保密义务的第三方合法获得该信息；(d)接收方为遵守适用的法律法规或法院命令而必须披露。

4.4期限：保密义务自信息披露之日起至该信息进入公共领域为止，或双方另有书面约定。

第五条费用承担

5.1明确会议相关的费用由哪一方承担，例如：

5.1.1会议平台使用费（如有）。

5.1.2差旅费、食宿费（如果涉及线下准备或后续活动）。

5.1.3其他与会议组织相关的费用。

5.2如果由一方支付，应明确支付方式和时间。如果双方分摊或各自承担，也应明确。

第六条违约责任

6.1任何一方未能履行本协议约定的义务，应承担相应的违约责任，例如：

6.1.1因一方原因导致会议无法按时开始或无法顺利进行，应承担相应责任。

6.1.2未经许可泄露保密信息，应赔偿对方因此遭受的损失。

6.1.3违反其他约定，根据违约情节承担赔偿责任或采取补救措施。

第七条不可抗力

7.1因地震、台风、洪水、火灾、战争、政府行为、网络中断、极端技术故障等不可预见、不能避免且不能克服的不可抗力事件，导致无法履行或无法完全履行本协议的，受影响方不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明。

7.2双方应协商决定是否延期、部分履行或解除协议。

第八条争议解决

8.1因